A dokumentumok előállítása, tárolása, nyilvántartása, visszakeresése, kinyomtatása, a megfelelő helyre történő eljuttatása költséget és többletmunkát ró a vállalkozásokra miközben a kezelendő információk mennyisége napról-napra növekszik, ezért a munkatársak egyre több időt töltenek az iratok keresésével, nyilvántartásával, továbbításával, eltárolásával.
A papír alapú dokumentumok mellett, az e-mailek kezelésére is egyre nagyobb figyelmet kell fordítani, hiszen jól érzékelhető tendencia, hogy a vállalakozások életében fontos üzleti információk egyre nagyobb arányban a munkatársak postaládájában találhatók meg.
Az elektronikus és papír alapú dokumentumok tengerében való hatékony eligazodáshoz olyan egységes dokumentummenedzsment (DMS, azaz Documentum Management System) rendszerre van szükség, amelyben a dokumentumok teljes életciklusa, a létrehozástól a lejáratukat követő megsemmisítésig egyetlen rendszerben felügyelhető.
A megfelelő dokumentummenedzsment-rendszer segítségével elektronikus útra terelhetők mindazon folyamatok, amelyek az iratkezeléshez, irodaautomatizáláshoz kapcsolódnak, legyen szó akár egyszerű iktatásról, feladatkezelésről, vagy elektronikus faxkezelésről, vonalkód-feldolgozásról, esetleg dokumentumok digitalizálásáról és nyilvántartórendszerbe illesztéséről.
Egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésénél a beruházás megtérülését nehéz számszerűsíteni, de nyilvánvaló, hogy az iratkezelés racionalizálásával jelentős munkaidő- megtakarítás érhető el, elkerülhető a dokumentumok felesleges többszörözése, és jóval kisebb fizikai tárolóhely szükséges. Csökkennek a dokumentumok tárolásához, eléréséhez kapcsolódó költségek, valamint az iratok sokszorozási és szétosztási költségei. Ezek a közvetlen megtakarítások.
Az azonnal számszerűsíthető költségcsökkentésen túl közvetett haszonként a kényelmesebb, gyorsabb, pontosabb munkavégzés, a határidőcsúszások csökkenése és az ellenőrizhetőség javulása összességében a vállalat eredményének növekedését hozza magával.
A megfelelő dokumentummenedzsment-rendszer implementálásával számos üzleti előnyre is szert tehet a szervezet: a vállalat külső és belső kommunikációja felgyorsul, reakcióideje csökken, hatékonysága nő. Segítséget nyújt a vezetői döntési folyamat támogatásában, az emberi erőforrások jobb hasznosításában, hiszen használatával kiválthatók a rutinfeladatok (gépelés, kategorizálás, fénymásolás, stb.), és ezzel együtt az iratkezelés során felmerülő hibalehetőségek is minimalizálhatók.
