A Trilobita Informatikai Zrt. nagy- és középvállalatokra szabott TriDoc enterprise irat- és ügykezelő megoldásával már több mint tíz éve van jelen a hazai piacon. A megoldást többek között olyan nagyvállalatok használják, mint a Richter Gedeon Nyrt., a TriGránit csoport és a Magyar Lapterjesztő Zrt. A Trilobita Zrt. megoldása szolgálja ki továbbá az ország legnagyobb bankjának, valamint első számú energiaszállító vállalatának iratkezelési igényeit is.
- A TriDoc alkalmazás átfogó funkcionalitásával teljes egészében lefedi az iratkezeléssel és ügymenet-támogatással összefüggő igényeket, és egyben megbízhatóan alkalmazható nagyszámú felhasználó és extrém mennyiségű dokumentum hatékony kezelésére - mondta Wágner Diána, a Trilobita Informatikai Zrt. marketing- és kereskedelmi vezetője. - Dobozos termékként is bevezethető, de ipari szabványokra épülő technológiájának köszönhetően az alaprendszer más ügyviteli alkalmazásokkal és szakrendszerekkel is könnyen integrálható, továbbá egyedi igényeket lefedő modulokkal is bővíthető.
Bejövő számlák feldolgozása, engedélyezése
Az elektronikus iratkezelés egyik kiemelt fontosságú területe a számlák feldolgozása, digitalizálása, valamint a számlákhoz kapcsolódó folyamatok kezelése. A TriDoc enterprise rendszer a megfelelő szkennelő és imaging megoldással kiegészítve a papíralapú számlakezelést jóval hatékonyabb, elektronikus folyamatokká képes konvertálni. Az előfeldolgozás során kinyert számlaadatokat, valamint a számlaképeket teljesen automatikusan, tömeges iktatással rögzíti az iktatórendszer. A számla ellenőrzését, könyvelését, engedélyezését és kifizetését kezelő munkafolyamatok a rendszer beépített workflow moduljának köszönhetően közvetlenül az iktatást követően elindulnak. Az ügymenet során a számlákhoz az ügyintézők hozzárendelhetik a rendszerben már meglévő, vagy időközben beérkező szerződéseket, megrendeléseket, teljesítést igazoló dokumentumokat.
- A számlekezelés támogatásának terén az általunk szállított megoldás két fő előnnyel bír. A számlához rendelt ügymenet bármely ügyintézési pontján képesek vagyunk más külső alkalmazásokhoz, például SAP vagy más ERP-rendszerekhez kapcsolódni. A számla lényegében párhuzamosan mozog a TriDoc rendszerben és a könyvelőalkalmazásban, az egyik rendszerben elvégzett műveletek a másikban automatikus eljárásokat indíthatnak el. A rendszer másik kiemelt előnye a nagyfokú testreszabhatóság, amely a vállalat folyamatainak implementálását nagyban megkönnyíti - mondta Wágner Diána.
A papíralapú bejövő számlák hatékony feldolgozása mellett a TriDoc a digitális aláírással ellátott elektronikus számlákat, valamint a kimenő számlákat is azonos módszertannal képes kezelni.
Hatékonyabb folyamatok konkrét megtérüléssel
Az IIR Magyarország Dokumentumkezelés 2017 konferenciáján a Trilobita a számlakezelés folyamatán, valamint a Magyar Lapterjesztő Zrt.-nél megvalósított projekt eredményein és tapasztalatain keresztül mutatja be TriDoc enterprise megoldását.
A Magyar Lapterjesztő Zrt. 11 500 árusító ponton keresztül, több mint 650 kiadó közel 1700 termékét terjeszti, ezáltal a magyar terjesztői piac legnagyobb hazai szereplője. A Lapker TriDoc alapú számlaengedélyezés és szerződéskezelő rendszere, amelyet 2014-2015 fordulóján vezettek be, havonta körülbelül ötezer dokumentumot dolgoz fel, melyek túlnyomó többsége számla.
A TriDoc rendszer sikeres bevezetésének és a kialakított munkafolyamatoknak köszönhetően csökkent a szerződések, megrendelések és a beérkező számlák engedélyezésének átfutási ideje, és teljes mértékben megszűnt az iratok papíralapú mozgatása az engedélyezési folyamat során. A számlakezelés ügymenetét több ponton integrálták a vállalatcsoport pénzügyi rendszerével.
A Lapkernél bevezetett TriDoc alkalmazásba mára több mint 135 000 iratot iktattak, és 170-nél több alkalmazott munkáját teszi hatékonyabbá nap mint nap. A rendszerben implementált workflow-modellek folyamatos fejlesztésének célja a hatékonyság további növelése és a használat kiterjesztése.
Az elektronikus dokumentumkezelés és az automatizált számlafeldolgozás előnyei a kisebb vállalatok számára is elérhetők a TriDoc rendszer standard verziója segítségével.
