E-mail nélkül ma már elképzelhetetlen az üzleti élet, az államigazgatás, a kutatás-fejlesztés vagy éppen a szeretteinkkel való kapcsolattartás: az elektronikus leveleket az élet minden területén használjuk, és erről a gyors kommunikációs lehetőségről az óriási mennyiségű spam, vagy az elmúlt évtized vírusjárványai ellenére sem mondtunk le.
Az elektronikus postacím a legjelentősebb elérhetőségi forma, ami az elmúlt 20 évben rákerülhetett névjegykártyáinkra, mint a világszerte elfogadott „általános” kapcsolatfelvételi módszer, e-mail cím nélkül már régóta nem létezhet egyetlen kis vállalkozás sem. Az email üzenetek komoly értéket képviselnek egy szervezet számára, még ha elsőre nem is látható át mindig, hogy miért.
Egy vállalat szemszögéből az e-mail forgalom gyakorlatilag a szervezet teljes életét rögzíti: óriási tudás halmozódik fel az ügyfelekről, a projektekről, a megkötött szerződésekről, a termékekről vagy szolgáltatásokról, új piaci lehetőségekről és partneri kapcsolatokról. Az email ráadásul egy bírósági eljárás során döntő bizonyíték lehet, de nem csak ezért érdemes odafigyelnünk rá: a gördülékeny, professzionális üzleti levelezés megvalósításával komoly piaci előnyre tehetünk szert a versenyszférában, valamint évtizedekre garantálhatjuk a levelek megőrzését és a levelezőrendszer tartós tehermentesítését a több tízezer munkahelyet biztosító közintézményi rendszerekben.
Archiválás: biztonság és hatékonyság
Ahogyan a merevlemezeket sem arra tervezték, hogy minden letöltött fájlt megőrizzünk rajtuk, a levelezőrendszerek is ideális esetben csak a friss, 1-2 éves levelek tárolására alkalmasak. A régi levelektől nem csak a postafiókunk lesz tele, de érezhetően lelassul a levelezőkliens (Outlook), jelentősen csökken a keresések sebessége, így egyre lassabban, egyre kevésbé hatékonyan tudunk levelezőrendszerünkkel dolgozni. A hosszú távú megoldás az e-mail archiválás bevezetése: a régi levelek így átkerülnek az archívumba, tehermentesítik a postafiókokat, amelyek mérete gyakorlatilag korlátlanra növekedik.
Egy megadott időintervallum után a levelek automatikusan átkerülnek az archiváló olcsóbb és korlátlan tárhelyébe, ahol a tömörítés és egypéldányos tárolás miatt sokkal kevesebb tárhelyet vesznek igénybe, mint a postafiókban, a keresések ráadásul villámgyorssá válnak, hiszen ezt követően már az archiváló gondoskodik a leveleink kereshető, tömörített és titkosított megőrzéséről. Az archívum ráadásul hatékonyan véd az adatvesztés ellen is, akár szándékosan, akár véletlenül törölnek is ki egy e-mailt a levelezőkliensben, az eredeti formájában megmarad az archívumban, és akár egy gombnyomásra visszaállítható.
Az archiválást megoldhatjuk a munkaállomásokon elhelyezett különálló (PST) fájlokban is, amelyek ugyan tehermentesítik a kiszolgálót, de továbbra is kockázatot jelentenek: ha például tönkremegy az adott számítógép hardver vagy szoftver környezete, akkor elveszhetnek a korábbi adatok, több éves teljes levelezések. Ráadásul ez a megoldás minden esetben költséges, időigényes egyenkénti menedzselést igényel minden egyes számítógépen a rendszergazda részéről, aki nem tudja központilag, egyetlen helyről, akár pár kattintással ellátni a feladatát.
A Yellow Cube által 2009. áprilisa óta forgalmazott MailStore archiváló termékcsalád kulcsrakész megoldást jelent a központi, házon belül biztonságosan tárolt, egyszerűen létrehozható és menedzselhető vállalati email archívum létrehozására. Segítségével egyetlen könnyen kezelhető rendszerben egyesíthető az összes levéltárolással kapcsolatos feladat: a MailStore a minden postafiókból begyűjti, intelligensen tömöríti és archiválja, valamint villámgyorsan kereshetővé teszi a levelek és csatolmányok teljes tartalmát.
A MailStore rendkívüli előnye, hogy minden szolgáltatásaihoz szükséges technológiát beépítve tartalmaz, így nem igényel Windows Server vagy Microsoft SQL licenceket, különálló webszervert, VPN-t vagy biztonsági mentő szoftvert. A létrehozott levélarchívum pedig Outlook kliensből, böngészőből vagy mobil készülékekről - például iPhone-ról vagy BlackBerry-ről - is könnyen használható, így a felhasználók számára természetesen, egyszerű módon történhet az archívum kezelése. A MailStore Server könnyen átlátható többfelhasználós jogkezelést is biztosít, így megfelelő jogkörrel lehetővé válnak például a több postafiókon átívelő keresések, amelyek audit célokra könnyen ki tudják gyűjteni egy adott ügyféllel, vagy egy projekttel kapcsolatos teljes vállalati levelezést.
Adjunk formát a leveleknek!
A Radicati Group felmérése szerint egy 100 fős szervezet átlagosan naponta kb. 5-10.000 e-mailt küld, ami ugyanennyi „reklámhordozót” jelent, köztük több száz olyan ügyfélnek írt levéllel, akikkel először vesszük fel a kapcsolatot. Az egymással versenyző árajánlatok elbírálásra során a potenciális ügyfelek az alapján is döntenek, hogy az árajánlatot tartalmazó levél milyen benyomást hagyott, ezért az üzleti levelezés során kiemelten fontos, hogy céges arculatunkat az e-mailekben is megvalósítsuk. Ráadásul a diszkrét, a vállalat szolgáltatásai tömören bemutató, ingyenes és szint minden esetben megtekintett reklámfelületek rendkívül értékesnek bizonyulhatnak a marketing osztály számára is. Céges levélpapírt már az idők kezdete óta használunk, akkor miért ne tennénk ezt az emailekkel is?
A már hazánkban is elérhető Exclaimer termékcsalád (www.exclaimer.com) megoldásai elsősorban a céges arculat megvalósítására adnak piacvezető megoldást, világszerte több mint 30 millió vállalati postafiók mindennapi levelezését segítenek megregulázni. Az Exclaimer Mail Utilities a kimenő leveleket céges levélpapírba formázza, így a legkülönfélébb színekkel és levélpapírokkal megalkotott leveleket egységes céges arculatba igazítja, valamint segít a mobil kliensekről, például BlackBerry-ről elküldött e-mailek profi megjelenésében is.
Az Exclaimer Signature Manager az Outlook aláírások és levélpapírok központi felügyeletére szolgál, segítségével profi aláírások, üzleti levélpapírok már az Outlook kliensben is használhatóvá válnak. Mindkét termék fontos szolgáltatása a levélvégi üzenetek, jognyilatkozatok automatikus csatolása a kiküldött levelekhez, így a levél tartalma utáni felelősség teljes mértékben szabályozhatóvá válik, ami egy későbbi bírósági procedúra esetén fontos jogi védelmet jelent a vállalat számára.
Hogyan legyünk akkor hatékonyabbak?
Minden vállalat más-más fejlettségi szinten áll, ami a levelezőrendszer, vagy általában az informatikai hálózat fejlettségében is jól megfigyelhető. Sok kis vállalkozás az első levelezőszerver beszerzését fontolgatja, hogy az egyik legfontosabb vállalati érték, a teljes elektronikus levelezés házon belülre kerülhessen. Számukra a vállalati email archiváló bevezetése stabil és biztonságos tárolót jelent: garantálhatja, hogy a levelek se szándékos, se véletlen törlése esetén nem fognak elveszni, kiegészíti vagy helyettesíti a biztonsági mentést, valamint egy rendezett központi helyre gyűjti be a levelezőkliensekben, postafiókokban eddig elszórtan tártolt leveleket.
Már nagyobb méretű, néhány évet maguk mögött tudó vállalatok hálózatukat sokszor a Microsoft Windows Small Business Server kiszolgálójukra alapozzák, amiben szigorú, 18/75 GB-os tárhely-korlát vonatkozik az összes felhasználó együttes levelezésére. Akik már közelítik ezt a határt, számukra célszerű hosszú távú tárolásra archiválót bevetni, hiszen a 75 GB nem csak egy üzletpolitikailag kialakított határérték, de a kisvállalati Exchange kiszolgálók tipikus teljesítőképességének határát is közelíti. Számukra az archiváló telepítése nem csupán gyakorlatilag korlátlan tárhelyet tud biztosítani, de hatékonyan megoldja a sebesség problémákat is, és hosszú távon tehermentesíti az Exchange kiszolgálót a régi, de értékes levelektől.
A közepes és nagyvállalatok számára az archiváló elsősorban a jogszabályoknak történő megfelelőség szempontjából lényeges, hiszen az 5-10 évre kötelezően tárolt levelek bármilyen jogi eljárás során döntő bizonyítékot jelenthetnek. Szintén elsősorban ez a szegmens értékeli az Exclaimer termékcsalád szolgáltatásait, a levelek végére illesztett jognyilatkozatok hatékonyan szabályozhatják a szervezet által a levél tartalma iránt vállalt felelősséget. Az archívum továbbá hatékony alapját adja az e-discovery alkalmazásoknak, a több postafiókon át történő keresések és belső auditok sok problémás vita végére tehetnek pontot.
A vállalat méretétől függetlenül a munkavégzés hatékonyságának növelését egyértelműen elősegítik a MailStore archívumában indított villámgyors keresések, amelyek percek helyett akár a másodperc töredéke alatt megjelenítik a keresett leveleket. Hasonlóan az Exclaimer üzleti arculatú, professzionális levélformátuma minden levelező számára kedvező lehet, és nagyszerű lehetőséget biztosít a szürke versenyből kitűnni próbáló vállalkozások számára.
Termékhonlapok:
MailStore termékcsalád (www.mailstore.hu) és Exclaimer központi honlap (www.exclaimer.com)
A cikket készítette: Bódis Ákos a Yellow Cube ügyvezetője
