Többször megkérdezték tőlem, hogy mennyire támogatom a Vállalatirányítási rendszerek (ERP) kapcsolatait más rendszerekkel. Mindig azt válaszoltam, hogy én elkötelezett híve, sőt hirdetője vagyok a komplex, integrált rendszereknek. Nagyon sok hirdetésben olvasom, hogy integrált vállalatirányítási rendszert kínálnak a forgalmazók. Ezek mennyire integráltak? Mit jelent az integráltság az ERP világában? Kicsit járjuk körbe a témát!
A vállaltirányítási rendszer önmagában is lehet integrált. Ez csak annyit jelent, hogy a modulok közti adatáramlás automatikus, nem kell az egyik modulban keletkezet információkat a másik modulban újból kézzel rögzíteni. Például egy raktári (készletgazdálkodási) rendszerben a cikk mozgásának könyvelésének algoritmusát üzleti logikaként tartalmazza a program, a rendelkezésre álló információ alapján automatikusan könyveli a bizonylatokat.
Ez 2008-ban egy ERP rendszernek már nem jellemzőjének, hanem alapkövetelménynek kellene lennie! Én most nem is ezzel kívánok foglalkozni, hanem vizsgáljuk meg más rendszerekkel történő adatkapcsolatokat.
Az ERP rendszernek négy típusú adatkapcsolata lehet:
- beszállítókkal, vevőkkel történő adatcsere
- adóhivatallal, bankokkal, más intézményekkel történő adatcsere
- vállalkozások termelő berendezésével adatkapcsolat
- más szoftverekkel adatkapcsolat
1. ERP adatkapcsolata beszállítók, vevők rendszereivel
Egy vállalkozás sem élhet elszigetelten, hanem része egy szerteágazó gazdasági kapcsolatnak. Anyagokat vásárol, szolgáltatásokat vesz igénybe és értékesíti termékeit, szolgáltatásait. Nagyon sok esetben a rendelések faxon, telefonon érkeznek, amelyet kemény munkával (megrendelő azonosítása, cikkszám egyeztetések, ...) nagy hibalehetőséggel (elgépelések) visszük be saját rendszerünkbe. Adatkapcsolat nélkül a vevők nem kapnak információt a beszállítók készleteiről, aktuális árairól, az értékesítő nem értesül időben - így nehezen ütemezheti saját tevékenységét - a vevő változó igényeiről. Adatkapcsolat hiánya nem csak az adminisztratív munkát nehezíti meg, hanem a napi szükségletnél több készletek raktározását is maga után vonja, ami megnöveli a vállalkozás költségeit.
Az adatkapcsolatnak három módszere lehetséges:
a) WEB áruházon keresztül, ahol a megrendelők értesülhetnek a termékekről, azok árairól, készleteiről, és bármikor - munkaidőn túl is - elküldhetik a megrendeléseket. A rendelések feldolgozása, a raktár értesítése az áruszállításról, a szállítólevél, a számla készítése is automatikusan történik. A vállalkozás árubeszerzője látja a vevői megrendeléseket, amely alapján ő is elektronikusan rendelhet a szállítóktól.
b) A nemzetközi szabvány alapján EDIFACT formátumban rendelhetnek a megrendelők, küldhetik készletadataikat, amely alapján az értékesítés menete az előző pontban leírtak alapján történik. A számlákat is elküldhetjük EDIFACT formátumban. Az EDIFACT előnye az előző ponttal szemben az, hogy a szintaxisát (ENSZ szabvány) az egész világ ismeri, hátránya, hogy a rendelés felvitelekor nem látjuk az értékesítő aktuális készletét, szállítási feltételeit.
c) Azoknál a partnereknél, akiknél az együttműködés létfontosságú a vállalkozás életében, célszerű a vállalatirányítási rendszereket közvetlenül összekapcsolni. Például, ha egy termelő üzemnek egy értékesítője van, akkor a kereskedő vevői megrendelések összesítésének átadásával ütemezhető a termelés, kereskedő cég értékesítésekor automatikusan kitárolhatjuk a termelő cég raktárából a terméket és betárolhatjuk a kereskedő rendszerébe azt.
2. Adatkapcsolat adóhivatallal, bankokkal, más intézményekkel
Az APEH, a bankok, VPOP, egyéb hivatalok rendszerei lehetővé teszik, hogy rendszereiknek adatokat adjunk át és onnan adatokat (pl. banki értesítőket) fogadjunk. Ennek kihasználásával is élő emberi munkát takaríthatunk meg, növelhetjük az adatfeldolgozás pontosságát.
3. Adatkapcsolat termelő, gyártó berendezésekkel
A legyártott termékek minőségellenőrzése miatt fontos nyilvántartani a felhasznált anyagok, a félkész- és késztermékek mennyiségén kívül azok egyedi azonosítójának (sarzs számának) nyilvántartására is. Ezeket több gyártó sor is képes átadni számítógépes rendszernek, amivel szintén pontos nyilvántartást érhetünk el.
4. Adatkapcsolat más szoftverekkel
A vállalatirányítási rendszerek működése nem öncélú. A benne lévő információk alapján
- a minta szerződésből a változó adatok behelyettesítésével szerződést generálhatunk (WORD)
- jelentéseket készíthetünk (Excel, PDF, html)
- célszoftverekkel (pl. grafikai szoftverrel) kommunikálhatunk
- további feldolgozásra kigyűjthetünk adatokat (DBF, CSV, TXT, XML)
- leveleket írhatunk, feladatokat írhatunk elő (OUTLOOK)
A windows legtöbb programja lehetővé teszi az adatcserét, amelyet az oly sokszor hangoztatott munkaerő hatékonyabb kihasználása, pontos adatfeldolgozás miatt ki kell használni.
Mindenkinek, a vállalkozás nagyságától függetlenül, csak az tanácsolom, hogy (a belső integrálság mellett) csak olyan vállalatirányítási rendszert alkalmazzanak, amelyek lehetővé teszik a fenti adatkapcsolatokat is, mert csak így lehet költséghatékonyan, a vevők kívánságait maximálisan kielégítve, az adatnyilvántartást pontosabbá téve a piaci pozíciót megerősíteni, nagyobb nyereséget elérni.
Önnek mi a véleménye? Ossza meg velünk!
Marosi György
Multi Informatikai Kft.
