A Sharp ma mutatja be kifejezetten a kis- és középvállalkozások számára tervezett egyszerű dokumentumkezelő rendszerének, a Cloud Portal Office-nak az új verzióját. A Cloud Portal Office lehetővé teszi a KKV-k számára, hogy költséghatékony módon digitalizálják a papíralapú adminisztrációs feladatokat és automatizálják az adatfolyamatokat. Az ilyen jellegű automatizálás, amely időt takarít meg és növeli a termelékenységet, korábban csak a nagyobb vállalatok számára volt elérhető kifinomult és drága megoldásokat használatával.
Amellett, hogy a digitális fájlok útközben is elérhető tárhelyeként szolgál, a Cloud Portal Office számos olyan funkciót kínál, amelyek javítják a KKV-k dokumentumkezelési eljárásait. Tartalmazza a manuális és ismétlődő feladatok automatizálásának lehetőségét a Sharp Optimized Software Portfolio eszközének használata révén.
Rob Davis, a Sharp Europe Managed Content Services Business Manager-e elmondta: "A Cloud Portal Office legújabb verziója lehetővé teszi a KKV-k számára, hogy házon belül megvalósítsák a digitális átalakítás folyamatát, munkavállalóik jelentős idejét szabadítva fel ezzel a monoton adminisztrációs feladatok alól, vállalkozásukat pedig agilisabbá és versenyképesebbé tehetik. Nagy potenciál rejlik a folyamatok egyszerűsítésében."
Számos üzleti adminisztrációs feladat még mindig papíralapú, vagy vegyes, azaz papíron és digitális formában tárolt adatokat foglal magában, amit valaki a papírról bevisz a digitális rendszerbe vagy manuálisan történik az iratdokumentumok kezelése. Ez időigényes, fáradságos és magas emberi hibaszázalékot rejt magában. Másrészt a folyamat demotiváló: a Sharp által elvégzett egyik kutatásból*1 kiderült, hogy az európai irodai dolgozók egyharmada (31%) negatívan jellemezte munkakörnyezetét, mivel túl sok időt töltenek "unalmas" adminisztrációs feladatokkal.
A Cloud Portal Office-t a Sharp Optimized Software portfóliójával társítva lehetővé válik a vállalkozások számára, hogy automatikusan rögzítsék az adatokat szkenneléskor, címkézzék a digitalizált dokumentumokat és előre meghatározott szabályok alapján továbbítsák őket megadott felhasználók vagy csoportok felé. A szolgáltatás rugalmas és személyre szabható bármely vállalkozás egyedi igényeinek megfelelően.
Valós példa: a postázó digitalizálása
A beérkező leveleket felbontják és egy Sharp multifunkciós nyomtató (MFP) segítségével beszkennelik. A legfontosabb információkat, például a feladó nevét és címét, a címzett nevét és a dátumot optikai karakterfelismerő (OCR) használatával kinyerik. Ezt követően a Cloud Portal Office a beolvasott dokumentumot a címzett mappájába helyezi, és e-mailes értesítést küld, a küldeményre mutató hiperlinkkel.
Miután a digitális levél bekerült a rendszerbe, létrejön egy ellenőrzési nyomvonal, amely jobb láthatóságot biztosít, valamint jobban megérthető az információ vállalkozáson belüli áramlásának módja. A késések vagy a szűk keresztmetszetek egyszerűen azonosíthatók és megoldhatók.
Valós példa: számlák kezelése
Az olyan fejlettebb folyamatok, mint például a számlák kezelése, a dokumentumok beérkezésüket követő lehető leggyorsabb digitalizálása a kifizetések késének csökkenését, a beszállítókkal való kapcsolat javulását, a büntetések elkerülését eredményezi.
A számlákat egy Sharp MFP segítségével beszkennelik, és az Advanced Data Extraction modul révén a rendszer OCR segítségével kiemel sorokat és összeveti a meglévő megrendelés számokkal. A számlákat ezután a Cloud Portal Office tárolja és a számla jóváhagyására jogosult személy e-mailes értesítést kap a számla beérkezéséről. Jóváhagyás után a számviteli rendszer frissül és a számla kifizethető.
A Sharp Cloud Portal Office megvásárolható a Sharp-tól és partnereitől. További információért kattintson ide www.sharp.hu
