Néha csupán tizedmásodpercek vesznek el egy-egy csiszolatlan grafikus felhasználói felület miatt, végeredményben azonban éves szinten milliókba kerülhetnek a láthatatlan hibák, mondja Szőnyi Zoltán üzletfejlesztési vezető.
Computerworld: Minden szervezet akkor eredményes, ha irodai és egyéb folyamatai hatékonyan működnek. A Motiment szakértői hogyan tudnak ebben segíteni?
Szőnyi Zoltán: Egyedülálló módszertanunk alkalmas arra, hogy feltérképezzük az irodai folyamatokat. Munkaállomásonként naplózzuk a billentyűleütéseket, egérmozgásokat, szoftverhasználatot. Felhasználónként mintegy 800 ezer adatsort gyűjtünk naponta, majd egy adattárházas megoldás segítségével kiszűrjük a folyamatokra káros anomáliákat, legyenek azok adminisztratív jellegűek vagy az IT-rendszerben lévő hibák.
Szőnyi Zoltán üzletfejlesztési vezető, Motiment
CW: A mai munkaerőhiányos időkben ez milyen segítséget jelent a szervezeteknek?
SzZ: Az OTP Bank számviteli osztályán két év alatt 35 százalékos hatékonyságjavulást sikerült elérnünk. Egyrészt az osztálynak nem kellett pótolnia a természetes fluktuációt - ez körülbelül 18 százaléknyi munkaerőt jelentett -, másrészt létszámbővítés nélkül egy másik teljes szervezeti egység feladatait is át tudta venni a számviteli osztály.
CW: Hogyan hatnak a versenyképességre az irodai folyamatok?
SzZ: Kulcskérdés, milyen gyorsan tud válaszolni a szervezet a piaci igényekre. Egy-egy pont fejlesztése helyett rendszerben kell nézni a körülményeket, amelyekben a szervezet él és mozog, ám a legfontosabb mégis az, hogy belső folyamatait a lehető leghatékonyabbá tegye, középpontban az ügyféllel.
CW: Méréseik alapján megfigyelhető-e különbség az idősebb és az ifjabb munkatársak digitális készségei között?
SzZ: A részben GDPR-bevezetéshez kötődő méréseink újabban már anonimizáltan kerülnek az adatbázisba, annyi azonban elmondható, hogy a szoftverhasználat felhasználónként nagyon különböző. Az Y generációsok számára a világ legtermészetesebb dolga az iroda papírmentesítése, vagy hogy akár hónapról hónapra újdonságokkal találkoznak. Az idősebbek ezzel szemben jellemzően nem szeretnek a képernyőn olvasni, náluk a szocializáció gyorsítására alternatív megoldásokat kell keresni.
CW: Hogyan függ össze a szoftverergonómia a munkafolyamatok sebességével?
SzZ: Szoftverergonómiai vizsgálatnak a nagyon nagy létszámú szervezeteknél van értelme, hiszen több száz fős csoportoknál az azonos hibák több millió forintos veszteséget eredményezhetnek. Ilyen lehet a szükségtelen egérhasználat gyorsbillentyűk helyett, a tabulátorsorrend jó beállítása a grafikus felhasználói felületen vagy az alkalmazásokból származó adatok automatizált összegyűjtésének hiánya.
A Motiment módszertannal feltárt veszteségek jelentős része "szabad szemmel" nem látható veszteség. A vizsgálatra megbízást adó felsővezetők nem tehetők felelőssé a feltárt veszteségekért, hiszen másodpercekről vagy tizedmásodpercekről van szó, amelyeket csak méréssel lehet megtalálni. Gyakran ráadásul azok a fejlesztések valósulnak meg, amelyeket a nagyobb hangú középvezetők követelnek ki, holott mérési adatok még nem előzik meg azokat.
CW: Márpedig a legtöbb fejlesztésnél nélkülözhetetlen a felsővezetők támogatása...
SzZ: Elengedhetetlenül fontos a felsővezető által teremtett támogató környezet, mert a szervezetnek különböző nézőpontokat kell elfogadnia. Számos, jelenleg futó projektünkből is látszik, hogy vannak olyan felsővezetők, akik izgalmasnak találják a projektet, és mélyen belefolynak, mások viszont csak asszisztálnak hozzá, mert rájuk erőltették azt. A BI-elemzés után - minthogy a billentyűleütés és az egérhasználat alapján nem minden probléma tárható fel - konzulenseink személyesen egyeztetnek az ügyféllel. Sajnos, ahol hiányzik a vezetői támogatás, előfordul, hogy félrevezetnek minket, és végül nem derül ki, hol van pontosan a probléma. Nem mindenki nyitott a változásra, akár azért, mert már csak néhány éve van a nyugdíjig, vagy azért, mert attól fél, hogy őt vonják felelősségre, mert nem vett észre egy - hangsúlyozom: nem látható - veszteségforrást. A projektek kezdetén a felhasználók is gyakran tartanak attól, hogy megfigyeljük őket, holott módszertanunk a folyamatok és az IT-infrastruktúra fejlesztését, az egyes entitások együttműködésének javítását szolgálja, vagyis az egész rendszer, nem pedig az egyes dolgozók működését vesszük górcső alá. A nagy adattömeg feldolgozása során azt nézzük, melyek az egyes folyamatok mérföldkövei. Ha a dolgozó olykor megnyit munka közben egy hír- vagy közösségi oldalt, azt az ablakváltást a mi rendszerünk az "egyéb" kategóriába sorolja, és a szervezet egészét tekintve a több száz napos mérés végén jelentéktelennek bizonyul.
CW: Átlépte már az országhatárt a Motiment módszertan?
SzZ: Partneri hálózat kiépítésével idén készülünk megjelenni a környező országokban. Ehhez a naplózó program elindítását-leállítását vezérlő ablak lokalizálásán kívül más nyelvi fejlesztésre nincs szükség, viszont nagyon jó iparági kapcsolatrendszerrel rendelkező értékesítőkre igen, hiszen jellemzően nagyvállalati felsővezetőkkel tárgyalunk, akiknek az ajtaján nem egyszerű bejutni.
