Egy ERP-rendszer bevezetése hosszú időre szól, sokáig meghatározza a vállalkozás működését, prosperitását, jövőjét. Giller Tamás vagyok, a www.erpblog.hu vállalatirányítási rendszerekkel, CRM-rendszerekkel, valamint IT-projektmenedzsmenttel foglalkozó blog szerkesztője, már olvashatták cikkeimet itt a Computerworldben. Ebben az írásomban bemutatom azokat a lépéseket, amelyek elvezetnek ahhoz, hogy a legmegfelelőbb ERP-rendszert sikerüljön kiválasztani.
Mielőtt végigmennénk a kiválasztási folyamat lépésein, vizsgáljuk meg, hogy miért is van szüksége egy vállalkozásnak vállalatirányítási rendszerre?
- Azért, mert a vállalkozásoknak a sikeres döntések meghozatalához olyan integrált alaprendszerre van szükségük, amelyek megfelelő információt szolgáltatnak a vállalkozás pillanatnyi helyzetéről.
- Azért, mert egy vállalatirányítási rendszer birtokában a cégek teljes mértékben megismerhetik a vásárlóik szokásait, és megfelelő reakciókat adhatnak azokra.
- Azért, mert az ERP-rendszer külön méri a telephelyek, üzletágak és akár az egyes felhasználók eredményességét is.
- Azért, mert az egyes folyamatok szabályozása, irányítása és működtetése manuális módszerekkel már gátolná a cég működését, és akadálya lenne a növekedésnek.
És még hosszan sorolhatnánk…
Ezek után menjünk végig a tökéletes kiválasztáshoz vezető úton.
Iparági standardok
Fontos, hogy megvizsgáljuk a lehetséges iparági megoldásokat. Valószínűleg abban az iparágban, ahol cégünk tevékenykedik, nem mi vagyunk az elsők, akik ERP-rendszer bevezetése mellett döntöttek. Nézzük meg, hogy a versenytársak és partnercégek milyen megoldásokat használnak. Első körben koncentráljunk az iparági megoldásokra - amennyiben nem léteznek ilyen megoldások, vagy a kiválasztási folyamat során kiesnek, akkor az én javaslatom, hogy egy sokak által használt általános szoftvert válasszunk, amit könnyű lesz az igényeinknek megfelelően testre szabni, fejleszteni.
Igényeink specifikálása
Egy vállalatirányítási rendszer önmagában még nem érték, attól lesz érték, hogy azt megtöltjük élettel, azaz a saját igényeinknek megfelelően testre szabjuk, majd folyamatosan megtöltjük adattal és működtetjük. Ehhez a folyamatbeindításhoz szükséges, hogy a rendszer képes legyen kezelni cégünk folyamatait, képes legyen a növekedésre. A rendszerrel szemben támasztott követelményeinket más nem fogja helyettünk összeszedni, ez a vállalkozás feladata. Ehhez szükség van egy belső projektmenedzserre, aki ezeket az igényeket rendszerezni fogja. Persze az igényfelmérést bízhatjuk egy külső vállalkozásra is, aki először megismeri a cégünk működését, majd ezek alapján segít a megfelelő rendszer kiválasztásában. Egy ilyen komplex rendszerfelmérés több százezer forintnál kezdődik. A folyamatfelmérés nem része az ERP-bevezetésnek, mivel az ERP-rendszert bevezető cég bejáratott folyamatokkal dolgozik (úgynevezett best practice), és ezek a folyamatok jelentősen eltérhetnek a mi vállalkozásunk működésétől - akkor is, ha egy iparági ERP-rendszer bevezetése mellett döntöttünk. Az igényspecifikáció azért is fontos, mert ezeket az elvárásokat a majdani ERP-rendszernek teljesítenie kell, és később nem mondhatjuk azt, hogy „de hát mi azt gondoltuk, hogy ezt a rendszer tudja”.
Versenyeztetés
Soha ne egy ERP-rendszerre koncentráljunk a kiválasztás során. Nem szabad elkövetni azt a hibát, hogy választunk egy számunkra kedves céget, és majd az ő ERP-rendszerük biztos jó lesz nekünk is. Hívjunk meg több céget, hogy mutassák be megoldásaikat, szembesítsük őket a saját igényeinkkel, és keressük a legoptimálisabb, legjobb megoldást. A versenyeztetés során megismerhetjük a szolgáltató céget, akivel hosszú távon együtt fogunk dolgozni. A versenyeztetés során minimum az alábbi információkat kérjük be előre:
- Az igényspecifikáció mely részét tudja a rendszer alapból és melyeket kell még fejleszteni.
- Mennyi idő alatt tudják a rendszert bevezetni.
- A bevezetést milyen szakmai gárda támogatja, mind fejlesztők, mind tanácsadók terén.
- Ha van bevezetés-módszertanuk, akkor azt bocsássák írásban rendelkezésre.
- A bevezetés előtt, közben és után milyen támogatási formákat vehetünk igénybe.
- Kérjünk részletes pénzügyi specifikációt bérleti és vásárlási konstrukcióra is.
Technológiai kérdések
A legmegfelelőbb ERP-kiválasztása során nemcsak a funkciókra kell figyelnünk, de a funkciók működtetését ellátó technológiára is. Milyen szerver kell a rendszer üzemeltetéséhez (ha egyáltalán kell), szükséges-e beruházás hozzá, vagy a jelenlegi infrastruktúrával megoldható a rendszer működtetése? Milyen kliensgépek szükségesek a rendszer használatához, felhőszolgáltatásban igénybe vehető-e a rendszer? Fontos, hogy amennyiben más külső rendszerekhez kell majd az ERP-rendszert illeszteni, akkor az interfészek létrehozása mekkora plusz munkát jelent majd, nem lesznek-e technológia akadályok, például egy Linux-alapú rendszert online összekötni egy Windows-alapú rendszerrel stb.
Kérjünk bemutatót
Amennyiben felkértünk több céget arra, hogy írásban küldjék el részünkre ajánlati csomagjukat, azok közül válasszunk ki néhányat az igényeinknek megfelelően, és kérjünk rendszerbemutatót - de olyat, ahol már előre felkészítjük a szállítót, hogy olyan prezentációt kérünk, ahol már a mi igényeink, mi működési folyamataink kapnak szerepet.
Lássunk át az értékesítőn
A bemutatók alkalmával egy jól képzett értékesítő olyat is el tud nekünk adni, amit nem biztos, hogy akarunk. A rendszerben rejlő hibákat, problémákat és hiányosságokat pedig jól el tudja rejteni. Lássunk át az értékesítőn és az értékesítői stratégiákon.
Ismerjük meg a szolgáltatót
Egy egyszerű rendszer esetén is fontos, hogy kitől vásároljuk azt meg, egy vállalatirányítási rendszernél viszont hosszú távú partnerségre törekszünk, hiszen egy ERP-rendszert minimum 5, de akár 10-20 évre is vásárolunk. Látogassuk meg a szolgáltatót székhelyén, ismerkedjünk meg a kollégákkal, vizsgáljuk meg pénzügyi helyzetüket.
Referencialátogatás
ERP-rendszer bevezetésekor nem árt, ha a partnercégnek már vannak működő referenciái. Kérjünk lehetőséget arra, hogy meglátogathassunk egy vagy két olyan vállalkozást, amelyek már használják a megoldásaikat. Egy referencialátogatásból még több információt gyűjthetünk magáról a rendszerről és a szolgáltatóról egyaránt.
Pilotprojekt vagy tesztrendszer
Mielőtt belevágnánk egy éles rendszerbevezetésbe, kérjünk tesztelési lehetőséget egy már előre beparaméterezett rendszerben, vagy találjunk ki egy miniprojektet (ún. pilot), amelyet a szolgáltató cégnek be kell mutatnia, le kell modelleznie működés közben. Tesztelés vagy pilotprojekt nélkül semmilyen körülmények között ne menjünk bele éles rendszerbevezetésbe.
Pénzügyi kérdések
Az utolsó tipp, trükk, tanács a pénzügyi kérdések alapos áttanulmányozása. Nem mindegy, hogy a rendszert bérelni fogjuk vagy vásárolni, nem mindegy, hogy felhőszolgáltatásban vagy éppen telepített környezetben fogjuk használni. A rendszer bevezetése után még felmerülhetnek újabb és újabb igények, készüljünk fel ezen költségekre is. Minden beruházásnál - ahogy az informatikai jellegűeknél is - minimum két mutatót érdemes pontosan kiszámolni, ezek a TCO és a ROI. A TCO, a Total Cost of Ownership lényegében a bekerülési értéke a rendszernek, míg a ROI, a Return on Investment a megtérülési mutató, hogy mennyi idő múlva térül meg a rendszerbe invesztált befektetés. A következő cikkemben részletesen is szeretnék foglalkozni azzal, hogy mennyibe is kerül valójában egy ERP-rendszer, mert azt tapasztalom, hogy erre sokan csak a rendszer bevezetése után döbbennek rá.
Aki a fenti 10 tanácsot megfogadja és ezek fényében választ ERP-rendszert, az valószínűleg nem fog csalódni, és elégedett lesz a meghozott döntésével.
