Azok a kis- és középvállalatok, amelyek fejlődnek, nő az árbevételük, ügyfeleik és üzleteik száma, egy idő után ugyanazzal a problémával kerülnek szembe: kinőtték a korábbi szervezeti felépítést, folyamatokat stb. Erre megoldás a folyamatok újragondolása és újraszervezése. A vállalatirányítási rendszer ebben is segítség lehet, hiszen felépítése és logikája révén a cég folyamatait szervezett mederbe tereli. Másrészt, részben a fentiekhez kapcsolódóan, amíg a cég kisebb volt, sokszor elég volt a nyilvántartásokat papíron, dokumentumokban vagy táblázatokban nyilvántartani.
Ahogy azonban nő a tranzakciók száma, ez jóval időigényesebbé válik, és a bonyolultság exponenciálisan nő, amint több embernek kell ugyanazokat az információkat használni, főleg, ha ők fizikailag különböző helyszínen vannak. Ugyanazok az adatok és információk több helyen vannak rögzítve, egymástól függetlenül frissülnek, követhetetlenné válik, hogy melyik szám a valódi, és végül egyáltalán nem, vagy csak nagyon lassan nyerhető ki a kívánt info a vezetés számára.
Az ügyvitel lassúsága pedig kihat a teljes üzletmenetre: a kintlévőségeket lassabban hajtják be, a számlákat nem küldik ki időben, nem látják a lezárt időszakokat, így nem tudnak mi alapján tervezni a jövőre, a rendszer nem zárt, ami lehetőséget ad az alkalmazotti visszaélésekre, és még sorolhatnánk. Általában ezek azok a fázisok, amiken egy kis- és középvállalat végigmegy, és dönt úgy, hogy integrált rendszert keres, amivel ezeket a problémákat áthidalhatja.
A lehetőségek mellett milyen kockázatokkal, buktatókkal járhat egy ilyen bevezetés?
A kkv-k tekintetében a legnagyobb kihívás egy ERP-bevezetés során, hogy a megrendelő és a szállító ugyanarról beszéljenek. Ez pedig még a bevezetés előtt, a kiválasztás során elkezdődik. A legtöbb kkv számára egy komplex ERP-rendszer még 2008-ban is újdonság, így nincs rutinjuk sem a kiválasztás, sem a bevezetés során. Helyzetüket tovább rontja, hogy az esetek többségében nem rendelkeznek informatikai szakemberekkel, akik segíthetnék a döntést, és kezelhetnék a bevezetési projektet. Ezzel szemben a kínálat óriási az ERP-piacon, nagyon sok jó rendszer van, és persze mindnek megvannak a maguk erősségei és gyengéi. Ebből a szempontból az őszinte, nyílt kommunikáció és a körültekintés a legfontosabb mindkét fél részéről. 
A megrendelő tapasztalatlansága miatt a szállító felelőssége, hogy ne akarjon mindenáron eladni, ne állítsa be mindentudónak rendszerét, és mindenre kiterjedően előre tudassa a projekt teljes várható költségét. Bár a szállító oldaláról több előzetes felmérést igényel, ami a megrendelés elmaradása esetén nem térül meg, de hosszú távon nem csak a félreértések és a félresikerült projektek kerülhetők el, de a jó referenciák és a bizalom még több megrendelőt hozhat. A LIBRA mögött 23 év alatt több ezer bevezetés van, természetesen sikertelenek is, de épp ezekből tanultunk és tökéletesítettük bevezetési technológiánkat.
Bár a tanulságok mindig a hibákból erednek, nem szeretnék negatív képet festeni: ha sikerül kiválasztani egy megbízható szállítót, a megrendelő előtt számtalan lehetőség nyílik. Túl a hatékonyság-növelésen és a gyorsabb, pontosabb információkon, amit egy ilyen rendszer nyújt, a legfontosabb lehetőség, hogy hozzájutnak a szállító oldaláról egy hatalmas tudásbázishoz a folyamatok újraszervezéséhez, és helyes irányba tereléséhez.
Multi vagy hazai megoldást érdemesebb választani?
Korábban említettem, hogy egy elterjedt és bevált rendszer mögött hatalmas tudásbázis áll. Ez nyilván egy sok országban, sok ezer vagy akár tízezer cégnél használt rendszer esetében még nagyobb, mint egy hazai fejlesztésnél. Ugyanakkor persze azt is vizsgálnunk kell, hogy az adott nemzetközi megoldás itthon mennyire elterjedt, hiszen csak akkor alkalmazkodik igazán a magyar viszonyokhoz.
A hazai szoftverfejlesztő előnye, hogy gyorsabban tud reagálni az esetleges hibák javításánál és az egyedi igények megvalósításánál. Ennek nem is a fizikai közelség az oka, hiszen e-mailen, telefonon bárki gyorsan elérhető a világban, hanem sokkal inkább a kisebb szervezet és a bürokrácia hiányának előnyei.
Egy nemzetközi rendszernél például egy magyar cég igénye egy lesz a tízezerből, ami szerte a világból befut a központba. Azt mérlegelik, összevetik a többivel, és jobb esetben hónapokkal később történik valami. Hiába a hazai tanácsadó partner cég, gyakran nem tud annyira „belenyúlni" a programba, mint szükséges lenne. Egy hazai cégnél nincs meg ez a rossz értelemben vett profizmus, ezért sokkal gyorsabban működnek a dolgok.
