A főnök mindenhol utolér

Változik a döntés-előkészítés, a döntéshozás és a vállalati kommunikáció teljes vertikuma. A világban szétszórt vállalati egységek között nagyon nehéz hatékony együttműködést kialakítani. A kis cégeknél megszokott értekezletek, meetingek, brain-storming megbeszélések a hatalmas szervezeti modellekben egyáltalán nem működnek. Ettől természetesen az egész vállalat hatékonyság csökkenhet. Régen elmúlt a levelek, leiratok, gépelt emlékeztetők kora.

Nem hatékony az e-mail
Egy ideig úgy tűnt, hogy majd e-mail megold minden problémát, gyors és hatékony formának látszott a postázón keresztül elküldött több napig bolyongó borítékokhoz képest. Arról nem is beszélve, hogy a megbízhatósága is erősen megkérdőjelezhető volt.

Sajnos egyre inkább kiderül, hogy a munkahelyi levelezés elektronikus formája sem elég gyors, a globalizálódó világ kihívásainak, a nemzetközi vállalatok elvárásainak kielégítésére. A sokszor napokig elhúzódó levélváltásokkal sem sikerül tisztázni problémákat. Az elektronikus levelezés azonban mindenképpen abba az irányba mutat, ahol valamiképpen találkozik a gyorsaság, a biztonság és a hatékonyság.

Az e-mail kommunikáció másik problémája a biztonság. A spamek, kémprogramok és adathalászok korában nem feltétlenül bízhatunk meg abban sem, hogy egy elküldött levelet csak címzett olvassa majd el. Az ellopott adatok egyre többet érnek, s a titkosítások sem ígérnek tökéletes védelmet senkinek. A levelezésünk biztonságának hiányosságait mutatja az is, ha vírusok és spamek tömegei záporoznak postafiókunkra.

Sok mobil, kevés siker
A mobilok hihetetlen elterjedése azt is feltételezi, hogy ez lehet majd egyszer az univerzális kommunikációs eszközünk, de amíg a legújabb technológiát is a trendi csillogásnak rendeli alá a tervező, addig nem várhatunk nagy áttörést. A trendi kamerás, MP3 lejátszós, videó készülékek többség alkalmatlan a legalapvetőbb online funkciókra is. A helymeghatározó és térképmegoldások ugyan a közeli jövőben beépülnek majd a telefonokba, de láthatóan a mobil TV sokkal fontosabb a gyártóknak, mint a vállalati kommunikáció. Arról nem is beszélve, hogy amíg nem találják meg a gyártók azt a méret és funkcionalitás egyensúlyt, amely egy igazi céges telefonhoz szükséges lenne, addig felesleges pénzkidobás a drága mobil és a 3G. Mivel a mobiltelefon, még mindig nem elég univerzális és meglehetősen drága, így marad az online.

A sokat sztárolt iPhone sem hozott láthatóan áttörést a hatékony kommunikációs eszközök irányában, gyanítható azonban, hogy a Google saját mobil-megoldásában már az univerzális kommunikáció több szerepet kap majd.

A Messenger és társai
Évekkel ezelőtt minden meghatározó internet szereplő, azonnali üzenetküldőket, internet telefonmegoldásokat vásárolt, s akkor még nem sejtettük, hogy mindez nem a már meglévő hatalmas portálok felhasználót szolgálja majd. Az üzenetküldés általánossá válásával, a Skype diadalmenetével egy újfajta kommunikáció lehetősége kezdett el kirajzolódni. Az egymástól távol levők néhány kattintással ingyenes videótelefonhoz jutottak, jelentősen csökkentve a telekommunikációs vállalatok bevételeit. Ráadásul a könnyen elsajátítható technológiai megoldás olyanokhoz is eljutott, akik mindeddig legfeljebb a leveleiket nézték meg az interneten. Az egész világ elkezdett kommunikálni, egymástól több ezer kilométerre lakók az webkamerákkal felszerelt gépeikkel pillanatok alatt megoszthatják egymással élményeiket, beszélgethetnek. A korai chat oldalak virtuális közösségei online világgá alakultak.

A Second life és a hozzá hasonló internetes szolgáltatások ma már milliónyi felhasználónak nyújtanak lehetőséget egy a korábbitól teljesen eltérő kommunikációra. A virtuális világokban valódi pénz, valódi ötletek termelődnek, és természetesen emberi kapcsolatok alakulnak ki.  

Office kommunikátor?
Mára eljutottunk odáig, hogy a világszerte használt azonnali üzenetküldők is beépültek a vállalati kommunikációba. Az Microsoft és a Google céges megoldásai jó lehetőséget nyújtanak a kisvállalatoknak a költségtakarékos, hatékony és kooperatív munkavégzésre.

A csoportmunka új definíciót kapott azzal, hogy a korábban csupán felhasználóbarátnak nevezett funkciók a munkahelyi környezetben is értelmet nyertek. Az eddig beállított elérhetőségi opció mostanra, jelenléti információvá változott, ami bizonyos esetekben már azt is elárulja, hogy éppen mivel vagyunk elfoglalva. A vállalati kommunikációs megoldás figyeli azt is, hogy szabadságon vagyunk-e éppen, vagy csupán egy telefon foglalja az időnket. Közvetlen kapcsolatban van a naptárunkkal is, ahonnan, ha engedélyezzük részletes információkat ad arról is, hogy éppen milyen meetingen tartózkodunk.

Az interneten megosztott dokumentumokat küldözgethetünk partnereinknek, párhuzamosan szerkeszthetjük ezeket, illetve későbbiekben újabb részvevőket bevonva munkamegbeszélést tarthatunk anélkül, hogy az asztalunktól felállnánk.

Ezek a lehetőségek kombinálható komplett videó-megoldásokkal, így akár a tengerentúlon dolgozó szakértőnk is könnyen bekapcsolódhat a munkába. A táblázatkezelők, szövegszerkesztők és prezentációkészítő alkalmazások online integrációja gyakorlatilag akár azt is megengedi, hogy tárgyaló lefoglalása, időrabló utazás és felesleges költségek nélkül hozzunk össze egy nemzetközi teamet, egy időben, egy helyen, a virtuális világban.

A jövő megoldásai valószínűleg valamiféle átmenetet képeznek majd a laptop és a mobiltelefon között, amit persze azért magunkkal kell majd hordani ahhoz, hogy bármikor elérhessen a főnökünk.