Amikor fent az "evidens" kifejezéssel éltünk, gazdaságossági szempontokra is gondoltunk - de nem kizárólag azokra! Tény, hogy külső szolgáltatóra bízni az informatikai infrastruktúrát ár-érték szempontból hatékonyabb, hisz napjainkban az eleve nehezen toborozható, jó szakemberek nagyon drágák - és akkor a tudás fenntartásáról, rendszeres továbbképzésükről még nem is beszéltünk. A komplett IT kiszervezése elsősorban a KKV-knak jelent nagy előnyt, hiszen így a cég működése gazdaságosabb lesz, nem kell egy drága, és jellemzően kihasználatlan IT szakembert házon belül "tartani". Ez azonban csak egy az "outsourcing" számos előnye közül. Az IT-feladatok ésszerű kiszervezésével a cégek jól tervezhető, fix költségért "nyerhetnek" egy olyan partnert, ahol minden egyes technológiának vagy épp gyártónak megvan a maga specialistája. A kiszervezett IT a multinacionális vállalatoknak pedig védőhálót biztosít, amelyre bármikor támaszkodhatnak, még időszakos túlterheltség vagy kompetenciahiány esetén is. Így a legnagyobb cégeknek nem kell belső IT kapacitásaikat az egyébként ritka, időszakos csúcsterhelésekhez igazítani.
Minden cég a saját szakterületén a legjobb, ezért, ha a munkatárs akárcsak részben mással tölti az idejét, az azt jelenti, hogy az erőforrás felhasználás nem optimális. Az IT-Outsourcing legnagyobb előnye tehát még csak nem is a házon belül gyakorlatilag elérhetetlen mértékű szaktudás. A vezető szolgáltatók több évtizedes tapasztalattal és folyamatosan képzett szakértőkkel, rendszermérnökökkel és technikusokkal rendelkeznek. Ezek a szakemberek készek átvállalni ügyfeleiktől akár a teljes hardver- és szoftverüzemeltetés minden iparágra és területre egyaránt jellemző, általános és ismétlődő feladatait. A cég alkalmazottai így saját szakterületeikre fókuszálhatnak, ami önmagában is profitnövelő. A problémamentes informatikai működésről kompletten az új partner gondoskodik, a cég szakemberei pedig azzal foglalkoznak, ami a céget előre viszi.
Az IT-Outsourcing ráadásul nemcsak arról szól, hogy ha a meglévő rendszerrel akad valami probléma, akkor a külső szakértő azonnal megoldja azt, legyen éjjel vagy nappal - bár ez is minőségi ugrás. Legalább ilyen fontos, hogy a kiszervezéssel az ügyfelek előtt új erőforrások, technológiák, innovációk, lehetőségek tárulnak fel. Az informatikai cégek változatos hardver- és szoftverrendszereket üzemeltetnek, állandóan lépést tartanak a trendekkel, és készek arra, hogy megszerzett tudásukkal minden egyes partner számára az optimális megoldásokat javasolják. Mivel több szolgáltatónál a technológiák már eleve rendelkezésre állnak, az IT-fejlesztések egy része beruházások nélkül jöhet létre a cégeknél.
Az IT-feladatok kiszervezése mellett fontos érv az is, hogy a minőségi szolgáltatók képesek minden szigorú elvárásnak megfelelni, miközben bármilyen cégméret esetén olcsóbbak és felkészültebbek, mint a belső szakember, hiszen a partnereknek így nem kell többé olyan kompetenciákat fenntartani, amelyek csak alkalomszerűen, bizonyos időközönként szükségesek. Lássuk végezetül, milyen szintekre bontható az IT-üzemeltetés, és hol milyen feladatok jellemzők.
A Level 1-nek nevezett szolgáltatások jellemzően kliensoldali problémákat oldanak meg. Ilyen bárkinél adódhat, legyen szó nyomtatókonfigurációról, egy jelszó visszaállításáról, vagy épp a kliensgép alkatrészeinek cseréjéről. Ezek mindennapos, gyakran váratlan, de nem súlyos gondok, amelyek száma ugyanakkor hozzáértő kezekben jelentősen csökken.
A Level 2-es szint már szerveroldali, hálózati tudást, felkészültséget jelent. Erre is mindenütt szükség van, ahol akárcsak egyetlen szervert is üzemeltetnek. Itt a feladatok zöme, de nem mindegyike, előre tervezett. Ide tartoznak a tűzfal-, szerver- és hálózatüzemeltetési kérdések, a jogosultságkezelés, a rendszeres szoftver és hardvergazdálkodás, a komolyabb javítások, a dokumentáció, a mentési és biztonsági protokollok működtetése, vagy a naplózási rendszer.
A Level 3-as szint a specialistáké, nem is mindenütt van rá szükség. Tipikus példák a hibrid rendszerek komplex tervezése és üzemeltetése, az adatbázisokkal kapcsolatos bonyolult feladatok vagy ezek optimalizációja, a ritka vagy speciális hálózati anomáliák kiszűrése, kezelése és más speciális, nem hétköznapi problémák megoldása.