A digitális gazdaságban a vállalatok versenyképessége múlik azon, hogy a különböző forrásokból származó, változatos típusú tartalmakat miként kezelik folyamataikban. Az ELO platform kész integrációkkal és üzleti megoldásokkal, a törvényi szabályozás követelményeinek megfelelő, auditálható és biztonságos módon segíti őket a digitális transzformációban. Interjú Lázár Péterrel, az NTT DATA Business Solutions Kft. ECM üzletágvezetőjével.
Kifejezetten középvállalati dokumentumkezelési igények kiszolgálására keresett platformot az NTT DATA Business Solutions magyar csapata több mint tizenöt évvel ezelőtt, amikor funkcionalitását és árazását tekintve egyaránt erre az ügyfélkörre szabott DMS rendszerre talált az ELO megoldásában. Mindkét cég SAP partner, az ELO kész, tanúsított integrációt kínál a német szoftvercég vállalatirányítási rendszereihez, ami eleve nagy hozzáadott érték, de mellette szólt a hazai törvényi követelmények szerint tanúsított iratkezelő megoldás is, amely szintén elérhető platformján - mondta Lázár Péter, az NTT DATA Business Solutions Kft. ECM üzletágvezetője, akit a vállalati tartalomkezelés trendjeiről és az együttműködés távlatairól kérdeztünk.
Computerworld: Magyarországi ELO-partnerségük másfél évtizede alatt a technológia óriási fejlődésen ment keresztül. Ma milyen vállalati tartalomkezelési (ECM) igényekkel találkoznak ügyfélkörükben?
Lázár Péter: Az ELO-ban nemzetközi rangú partnerre találtunk az ECM területén, technológiai színvonalával, partnerkörével és piaci hátterével egyaránt meggyőzött bennünket arról, hogy platformjára hosszú távon építhetünk. Akkoriban még a papír alapú dokumentumok digitalizálásáról, elektronikus formátumba történő átalakításáról beszéltünk elsősorban, amit az ELO a feladatra optimalizált, jó értelemben vett papírszagú megoldással, kiemelkedően jól támogatott. Nagyon értékesnek bizonyult ez a képesség a piacon, mivel rendkívül megkönnyítette a vállalatok papír alapú dokumentum- és iratkezelésének elektronikus átállítását, ezzel a digitalizáció első lépéseinek megtételét.
Rengeteget változtak azóta a piaci elvárások. Napjainkban már az üzlet digitális átalakításáról beszélünk, a vállalatok a különböző forrásokból, változatos formátumokban elérhető információk menedzselésére keresnek megoldást. Az ELO innovációs erejét mutatja, hogy ECM platformja lépést tart ezzel a folyamatos fejlődéssel, és integráltságát, felhasználóbarát kezelőfelületét megőrizve ma már - az íróasztaltól kezdve a telefonon és a tableten át a viselhető eszközökig - minden kliensen korszerű képességekkel támogatja a dinamikus tartalomkezelést. Funkcionalitása pedig a tartalom keresésén és megosztásán túl annak védelmére is kiterjed, biztosítja az információk hozzáférési jogosultságoknak és törvényi követelményeknek egyaránt megfelelő menedzselését.
CW: Milyen információmenedzsment megoldásokat kínál az NTT DATA Business Solutions az ELO platformján ma, a tartalomkezelési folyamatok integrálásához és automatizálásához a különböző vállalati területeken?
Lázár Péter: Platformjával az ELO nemcsak a felhasználói igények és a technológia fejlődésével tart lépést, hanem a projekteken keresztül szerzett tapasztalatok alapján üzleti megoldásokat fejleszt. Ezekkel például a szerződéskezelésre, a számlaigazolásra, HR és egyéb folyamatokra ad dobozos jellegű eszköztárat. Az SAP, a Microsoft és más szállítók partnereként, a folyamatok szakértőjeként, mi is átfogó, integrált megoldásokat szállítunk ügyfeleinknek a vállalati működés korszerűsítéséhez és átalakításához, amiben ezek a jó gyakorlatra épülő, azt átadó, szabványos üzleti megoldások is hathatósan segítenek bennünket.
Az ELO által fejlesztett, és az SAP részéről tanúsított, integrációnak köszönhetően a tartalomkezelő megoldás puszta archiváló rétegnél sokkal többre képes, a munkafolyamatok szintjén támogatja a felhasználókat. A számlaigazoltatás teljes folyamatát sok vállalat például nem fedheti le teljes egészében a vállalatirányítási rendszerben, aminek a felhasználói licencek száma, külső fél közreműködése, vagy számos más oka lehet. Az ELO kész üzleti megoldása ilyenkor megkönnyíti a folyamat teljes körű támogatását, és annak lezárását, valamint a törzsadatok szinkronban tartását az ERP rendszerben, a pénzügy és a könyvelés számára.
Számos középvállalati ügyfelünknél építettünk sikerrel az ELO platformjára. A Fővárosi Vízműveknél és a Tigáznál például az ügyfélszolgálati folyamatokat integráltuk szorosan az SAP vállalatirányítási rendszerével, míg a Toyo Seatnél a számlaigazoltatást kapcsoltuk össze hasonló módon a német szállító ERP megoldásával. A pénzügyi szektorból pedig a CIG Pannoniát említeném ügyfeleink közül, ahol az ELO platform verzióváltását követően a tartalomkezelést szolgáltatásalapon integráljuk a SOA architektúrára épülő rendszerekkel.
Különleges folyamatkompetenciáinkra építve mi magunk is fejlesztünk üzleti megoldásokat az ELO platformra, az ELO.connect által például törzsadatok és bizonylatok szintjén is kész kapcsolatot kínálunk az SAP Business One vállalatirányítási rendszerhez. ELO.posta megoldásunk pedig, amelyet számos ügyfelünk használ, dokumentumok küldését és fogadását támogatja a Magyar Posta rendszereivel kialakított integráción keresztül.
Vállalatcsoportunk szolgáltatói kompetenciáira támaszkodva az ELO platform bevezetéséhez hosting környezetet is biztosítunk, amelyben ügyfeleink házon belüli infrastruktúra kiépítése nélkül, szolgáltatásként használhatják a tartalomkezelő megoldást. Tavaly elkészítettük a Ready2Run ELO template-ünket, amelyet saját tapasztalataink alapján előre konfiguráltunk. A szabványos folyamatokra épülő, működő, teljes dokumentációval és kezelési segédlettel is ellátott rendszerhez komoly érdeklődést mutató vállalatoknak igény szerint egy-két hetes hozzáférést adunk. Így maguk is felmérhetik, hogy az általunk beállított ECM rendszerrel mennyire teljeskörűen képezhetik le folyamataikat, illetve jól azonosíthatják azon üzleti igényeiket is, amelyek a template-tel nem fedhetők le. A bevezetés előkészítésekor ez utóbbi részletekre összpontosíthatunk, ami nemcsak a megvalósítást gyorsítja fel, hanem a költségek pontos tervezését is megkönnyíti.
CW: Más szoftverszállítókhoz hasonlóan az ELO is fejleszti platformjának felhős képességeit. Az ECM Suite legújabb, 21-es verzióját a Microsoft és az SAP helyben és felhőben is bevezethető ERP megoldásaival, az Office, az Outlook és a Teams alkalmazásokkal integrálja mind szorosabban, a tartalom körüli együttműködés még hatékonyabb támogatásához. Mit tanácsol a szabványos folyamatokat felvonultató megoldásoktól olykor még ma is idegenkedő döntéshozóknak az előnyök mérlegeléséhez?
Lázár Péter: Akár zöldmezős beruházást valósítanak meg, akár verziófrissítést készítenek elő, ügyfeleinket mindig a közös gondolkodásra hívjuk. Ennek keretein belül együtt tárjuk fel, hogy az ELO ECM platformján, és a rá épülő megoldásainkban, elérhető - jó gyakorlatra épülő, szabványos - funkcionalitással, képességekkel és folyamatokkal miként fedhetőek le az igényeik. Bevezetésük, követésük, frissítésük ezáltal gyorsabb, kevesebb kockázattal jár, és nem utolsósorban ezek a funkciók folyamatosan és gyorsan fejlődnek. Érdemes azért is rájuk támaszkodni, mert lépést tartanak a változó üzleti igényekkel, kiaknázzák az új technológiai lehetőségeket.
Az ELO platformján elérhető, felhasználóbarát eszközök kezelőfelületén a vállalatok a tartalom rögzítéséhez, osztályozásához, kereséséhez és megosztásához minden funkciót megtalálnak. Így olyan munkafolyamatokat tudnak összeállítani, elindítani és automatizálni, amelyekhez más rendszerekben fejlesztésre lenne szükség. Dinamizmusával az ECM platform rendkívüli módon lerövidíti a válaszadás idejét, a költségek csökkentését pedig azzal is segíti, hogy a csak olvasási joggal rendelkező felhasználók nevesítetten ugyan, de ingyenesen használhatják a megoldásokat, számukra nem kell licencet vásárolni.
Versenyképességük erősítéséhez a vállalatoknak a különböző forrásokból származó, változatos típusú tartalmakat minél gyorsabban kell elérniük - amit az ELO platform szabványos képességei a törvényi szabályozás követelményeinek megfelelően, auditálható és biztonságos módon biztosítanak. Az üzleti tartalom a vállalat legértékesebb vagyonelemei közé tartozik. Ezért roppant fontos, hogy annak védelmét az ELO platform felépítésénél fogva erősíti, például a zsarolóvírus támadásokkal szemben is - megakadályozza a teljes tartalomvagyon illetéktelen titkosítását, így plusz kiberbiztonsági réteget alkot a korszerű tartalomkezeléshez.