Kellemesen telt a mi időnk, még pletykálgattunk is, de amikor a folyamat - egy vállalkozás lényegében teljesen lenullázott bankszámlájának megszüntetése - félbeszakadt, gyorsan mérleget készítettem. Háromnegyed órát csücsültünk az ügyintéző asztalánál, és tucatnyi papírt írtam alá, az aláírásom alá számomra nem egészen érthető algoritmus szerint olykor pecsétet nyomtunk. A gyártott dokumentumok pontos számát egyelőre nem tudom megadni, a folyamat ugyanis megszakadt egy ponton. Kiderült: a bankszámlához tartozó bankkártya nem volt nálunk, ezért - szerintem afféle büntiből - csak néhány nap késleltetéssel, lapzártánk után zárható le a folyamat, szűnik meg véglegesen a szóban forgó bankszámla.
Nyilván bennem van a hiba: a történtek feldolgozásakor nem a pletykákban hallottakra koncentráltam, hanem azon kezdtem gondolkodni, vajon milyen dokumentumkezelő rendszerre (Document Management System, röviden DMS) lehet szüksége például egy banknak ahhoz, hogy ezt a rengeteg papírt menedzselhető módon tartsa rendben. Néhány perc múlva már nyakig belemerültem a kutatásba, hogy lássam, milyen DMS-ek vannak a piacon, melyeket tartanak jónak a megmondó elemzők. Léptem még egyet, és azt próbáltam kinyerni a megkutatott dokumentumokból, mit is kell, kellene tudnia egy korszerű DMS-nek.
Íme, erre jutottam:
Részletgazdagság. Az igazán menő DMS a csúcstechnológiai képességeket a lehető legkíméletlenebbül aknázza ki. Ha például papíron érkező dokumentumok feldolgozása a feladat, akkor a beolvasással és a metainformációk megalkotásával nem ér véget a megoldás, hanem optikai karakterfelismeréssel szövegfájl (is) keletkezik, amelynek tartalmát a DMS elemezni képes, és akár javaslatot is tesz a megfelelő intézkedésre, hogy tovább ne menjünk az álmodozásban.
Omnichannel input. A korszerű DMS képes mindenféle forrásból olyan információkat, dokumentumokat fogadni és kezelni, amelyek az üzleti működéshez elengedhetetlenek (faxüzentek, papíralapú dokumentumok, e-mailek stb.), beleértve a közösségi hálókban keletkező anyagokat, nem kevésbé beleértve a hang és videó formájában érkezőket is.
Folyamatkomform. Architekturális minimumnak tekintem, hogy a DMS legyen képes hozzásimulni a vállalat folyamataihoz - tegyük hozzá, feltéve, hogy azok a folyamatok rendben vannak. A hozzáértő rendszerszállító segíthet abban, hogy a belső folyamatokat rendbe tegyék, más szavakkal: egy DMS bevezetését érdemes alkalomnak tekinteni a folyamatok - mondjuk így - tökéletesítésére.
Könnyen integrálható. Egy jó DMS beültetése a meglévő informatikai rendszerbe nem jár felfordulással, ugyanis rendelkezik mindazokkal a csatolókkal, amelyeken keresztül a különböző funkciókat kiszolgáló részrendszerekkel kommunikálhat.
Zárásképpen következzék két megjegyzés.
1. Amikor végre felálltunk bűbájos segítőmmel, és a távozás hímes mezejére léptünk, az utánunk következő két ügyfél földúlt tekintete jelent meg látómezőmben. Ők mindössze annyit érzékelhettek a mi jelenetünkből, hogy iszonyúan jól érezzük magunkat, nevetgélünk, miközben az ügyintéző a háttérben robotol, néha aláírok egy-két papírt, segítőm olykor pecsétet nyom az aláírásom alá. Úgy tűnt számomra, hogy ők valami komoly dolgot elrendezni érkeztek, és nagyon siethettek is a bankból valahova. Van, hogy a türelem dühvé szublimál.
2. A megfelelő DMS kiválasztása nem egyszerű feladat. Mint ahogy a finom részleteit illetően is korszerű DMS az informatika magas művészi színvonalára jó példa, olyképpen a nekünk, vállalatunk, intézményünk számára alkalmas DMS kiválasztása is szép művészi teljesítmény.