Magyar középvállalati körben cégvezetőként ritkán adatik, hogy a pénzügyi helyzet szabadon lehetővé teszi az ERP rendszerek gyakori cseréjét. De honnan tudom eldönteni, hogy egyáltalán szükség van új szoftverre?
Versenyelőny lehet az új szoftver, vagy cégérték növelő beruházás?
Nincs olyan informatikai alkalmazás, ami örökké kiszolgálja az igényeinket. Ez különösen igaz az ERP rendszerekre: egyrészt folyamatosan változik a cégek üzleti környezete (néhány éve még extrém igény volt az EDI számla, ma, már aki multi kiskereskedelmi láncba akar beszállítani, alapvetésként kezeli; EKÁER-ről sem hallottunk még két éve), másrészt a technológia nagyon gyorsan fejlődik, és igazi versenyhátrányt jelenthet, ha ezeket nem építjük be a napi munkamenetbe.
Az egyik legbonyolultabb üzleti - és nem informatikai - projekt egy cég életében az ERP (és ahhoz kapcsolódó egyéb) rendszer bevezetése, speciális tudást igényel, és az esetek több mint 50 %-ában nem sikerül jól. Vagy tovább tart, vagy többe kerül, vagy az esetek többségében ezek kombinációja. Ez persze visszatartó erő lehet a cégvezetők számára. Másrészt nagyon nehéz úgy dönteni egy ilyen jelentős kérdésben, ha nincs meg minden alap információnk hozzá.
Vegyük végig, mi az a 10 helyzet, amelyek esetén komolyan fontolóra kell venni egy új ERP rendszer mielőbbi bevezetését:
1. Amikor a tulajdonos cégeladáson gondolkodik
Cégeladás esetén nem gyakori, hogy ez a megoldás nyitott fülekre találjon. Pedig tény, hogy ha egy multi szakmai befektetőt célzunk meg cégeladás kapcsán, ott előbb utóbb eljutunk a cégátvilágítás (Due diligence) során oda, hogy egy big4 tanácsadó látni szeretné, milyen rendszereket használunk.
Ha elavult, adathiányos, összetákolt ügyviteli szoftverekkel próbálunk utólag, excelben gyártott riportokkal bármilyen adatot is alátámasztani, az növeli a felvásárlás kockázatait, és rontja a tárgyalási pozíciónkat. Önmagában már az is cégérték növelő tényező lehet, ha ismert, nemzetközileg elfogadott szoftvert használunk. Amennyiben tervezik a cég eladását, jó felkészülés lehet az akvizícióra az új, professzionális ERP rendszer bevezetése, a kollégákat ezek után nem éri majd meglepetés a cégátvilágítás során sem.
2. Dönteni kell: de mi alapján?
Tanácsadói munkám során rengeteg olyan cégvezetővel beszéltem, akik arról panaszkodtak, hogy mire összevadásszák a januári tényadatokat az óriás Excel táblákból, már március közepe van, és úgy érzik, folyton a megérzéseik és nem a napi szintű adatok alapján kell döntéseket hozni. Egy korszerű ERP rendszer komplex riportokkal, vizuális és jól áttekinthető kimutatásokkal segíti a vezetői döntéshozatalt. Különösen olyan iparágakban, ahol egyszámjegyű a nyereség, életveszélyes lehet megalapozatlan, csupán a megérzésekre, és a régebbi időszakra vonatkozó adatokra alapozva döntéseket hozni.
3. Az egyedi fejlesztésű ügyviteli rendszerünk fenntartása nehézkes és költséges
A szoftveripar egyik legvitatottabb egyedi jellemzője az úgynevezett karbantartási díj. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a törvényi megfelelőség és a hibajavítások érdekében - az eredeti licenc ár egy bizonyos százalékát minden évben kifizetve - folyamatosan a legújabb verziókat érhetjük el. Ha azonban a licenc karbantartási díj meghaladja az eredeti licenc ár 15-20 %-át évente, vagy folyamatosan, évről évre emelkedik, érdemes másik szoftver után nézni.
Ennél is sürgetőbb a probléma, ha egyedi fejlesztésű a rendszerünk, és a szállító nem frissíti rendszeresen a szoftvert, vagy csak extra összegekért teszi ezt meg. Sok esetben a kiegészítő rendszerek (mint például a karbantartási vagy különálló termelésvezérlő szoftverek) fenntartása már önmagában is olyan drága, ami indokolttá teheti egy egységes, integrált ERP bevezetését.
4. Ha a farok csóválja a kutyát
Gyakran tapasztalom azt a problémát is, hogy a régi, elavult ügyviteli rendszerek korlátai határozzák meg a vállalat üzleti folyamatait. Ha túl gyakran a stratégiai partnereink, vevőink felől érkező kéréseknek a szoftverünk szab határt, akkor az komoly érv lehet a csere mellett. Ha egy partner például azt kéri, hogy a megrendeléseit szeretné online követni a mi ERP rendszerünk egy zárt, csak neki szóló felületén, és ennek az igénynek nem tudunk eleget tenni, az bizony komoly üzleti kárt jelenthet számunkra. Ha egy új tevékenység, üzletág, cégfelvásárlás esetén korlátoz minket a rendszer. Érdemes figyelni az adott iparág éllovasait, ha már mindenki új ERP rendszert vezet be, és innovatív funkciókat használ, akkor érdemes az ERP rendszert gyorsan leváltani. Az üzleti igények gyors változásai miatt akár már az első egy-két évben is hozzá kell nyúlni az eredeti beállításokhoz. A legtöbb cég csak a pillanatnyi projekt költségek minimalizálására törekszik, de fontos a későbbi változások lehetőségét is mérlegelni.
5. Ha a gazdasági igazgató már Excel táblákkal álmodik
Kedvenc mondásaim egyike: minden adat, amit egyszer az ERP rendszerbe berögzítünk, előbb vagy utóbb, de egy Excel táblában végzi. Ha "szemetet" rakunk bele, az is.
A legtöbb cégnél a középvállalati körben, főként a gazdasági területen még mindig inkább excel táblákban dolgoznak, itt gyűjtik és hasonlítják össze az adatokat. Ha ezeket az Excel táblákat az ERP rendszerünk tölti fel adatokkal automatikusan, nincs ezzel semmi gond. Azonban ha kézzel történik az adatok feltöltése, és a munkatársak több területen, sokadjára ugyanazt az adatot rögzítik be, nos, akkor biztosan itt az ideje egy váltásnak.
6. Az informatikus pedig a szigetrendszerektől stresszel
Ha a speciális ügyviteli szoftvereket túl (Bér, EKÁER, EDI) további 3-4 üzleti informatikai szoftvert használnak a cégnél, és ezek valamilyen egyedi, és költségesen karbantartható interfésszel vannak "összehegesztve", vagy ugyanazt az adatot kézzel rögzítik a 3-4 rendszerbe, akkor érdemes egy új ERP bevezetésen gondolkodni.
7. Mobilitás és innováció
Akár üzleti, akár magánúton jár egy vezető munkatárs vagy akár a cégvezető, de fontos, hogy bármikor elérje a számára fontos adatokat. Egyre többen dolgoznak otthonról, az értékesítési és ügyfélszolgálati részlegek egyre távolabb kerülnek a központi telephelytől. A mobilitás támogatása ma már alapvető a vezetői döntéshozatalhoz is, legalább egy laptopon, de inkább már az okostelefonokról. Egy külföldi értékesítési tárgyalásnál nem a legjobb pont, ha folyton telefonon diktáltatjuk be a szükséges adatokat. Számos iparágban a beszállító értékelésnél fontos szempont a megfelelő ERP rendszer, ezt be is kell tudnunk mutatni, mert gyakran az üzlet is ezen múlhat. Az ERP rendszer fejlesztője nyitott a mobil megoldások felé. Képes támogatni abban, hogy ne brutális hardverköltségek árán legyen elég hatékony a rendszer, támogatja önt hostolt szolgáltatással, felhő alapú szolgáltatással? Ha ezekre a kérdésekre nem a válasz, az gyakran nagyon magas TCC (Total Cost of Change - teljes változtatás költsége) eredményez, ami az eredeti projektár többszörösét is elérheti az évek során.
8. Az új munkatársak hónapokig tanulják a rendszer használatát
Amikor az új dolgozóknak 3-4 régi, rosszul dokumentált szoftver használatát kell megtanulni, az bizony idő -és a vállalat szempontjából költséges - feladat. A különböző felhasználói felületek, eltérő adatbázis struktúrák megértése és mindennapi használata komoly költséget jelent a vállalatok számára, ráadásul megnehezíti a munkatársak pótlását is. 100 fős cégek esetében az éves oktatási rejtett költségek a sokmilliós nagyságrendet is elérhetik.
9. Hibajavítás - vállalati horror
Régi mondás: aki dolgozik, az hibázik. Ez a gyakorlatban azt is jelenti, hogy számtalan esetben lehet szükség egy hibásan bevitt adat, számlaszám, érték javítására. Amennyiben a rendszerben ilyenkor nagyon nehézkesen vagy szinte egyáltalán nem lehet adatot módosítani integrált rendszertől elvárhatóan, vagyis EGYETLEN helyen - nos, nem kérdés, hogy a szoftverünk cseréje aktuális
10. Illa berek….
És végül sajnos azzal is számolnunk kell, hogy a válságos évek nem hagyták érintetlenül az ERP cégek háza táját sem. A hazai ERP fejlesztő cégek közül sokan eltűntek az elmúlt években. Ilyenkor persze sokszor előfordul, hogy a régi cég romjain egy-két fős "majd mi megoldjuk" cégek jelennek meg. Az ERP rendszerek azonban üzletileg kritikus alkalmazások. Ha nincs szerződött, biztos ERP szállítópartnere legalább a törvényi követések kezelésére, nincs min gondolkodni, bele kell vágni az új ERP rendszer bevezetésének előkészítésébe.
A szerzőről:
Kulcsár Alexandra a Norex ERP technológia- és szállító-független informatikai tanácsadó oldal tulajdonosa, a Computerworld online ERP blogját vezető szakértője, a Magyar Startup Kézikönyv társszerzője. 20 év alatt mintegy 100+ ERP projektben szerzett tapasztalatait magyar és nemzetközi tulajdonú termelő és szolgáltató cégeknél hasznosítja. Kérdése van? Írjon az info@norexerp.hu e-mail címre.