Ha az ember beüti a netes keresőjébe, hogy "ERP tanácsadó", akkor rengeteg találatot kap, főként szoftverszállító cégek fizetett hirdetéseit, néhány blogot, és csak kevés, valóban ügyfél oldali szakértőként dolgozó tanácsadó cég oldalát. Tény, hogy ez egy speciális terület, kevesen értenek hozzá, hiszen ezek általában egyszeri, projekt jellegű megbízások.
Az alapkérdés persze az: minek kell egy közép- vagy nagyvállalatnak ügyfél oldali szakértő?
Sokszor hallottam már: "ha az egymilliárdos gyártósor vásárlását, beüzemelését megcsináltuk külső segítség nélkül, miért lenne szükségünk ERP szakértőre?"
A válasz egyszerű: az egyik legbonyolultabb üzleti - és nem informatikai - projekt egy cég életében az ERP (és ahhoz kapcsolódó egyéb) rendszer bevezetése, speciális tudást igényel, és a statisztikák szerint az esetek több mint 50 %-ában nem sikerül jól: tovább tart, (sokkal) többe kerül és kevesebb valósul meg a funkcionális elvárásainkból, mint ahogy azt eredetileg megtervezték.
Építkezés a valóságban és virtuálisan
Az alapvető kockázatcsökkentő megoldás tehát: külső szakértő megbízása.
Vezessük le ezt közérthető példán: Építkezni szeretnénk.
1. forgatókönyv: Mielőtt - hangsúlyozom: mielőtt - belevágunk, előtte átgondoljuk, milyen házra vágyunk, hol legyen, mennyibe kerüljön megépíteni és mennyibe kerüljön a fenntartása. Aztán választunk egy kellőképpen tapasztalt, gyakorlott építészmérnököt. Nem, nem a Józsival beszéljük meg a szomszédból, aki már dolgozott építkezésen. Hanem egy profival. Akinek aztán megmutatjuk az újságból kivágott képeket az álomotthonról. És aki, miután megismerte az igényeinket és a lehetőségeinket, azt egy pontos terv formájába önti. Hiszen nyilvánvalóan nem ugyanolyan igénye van egy vegetáriánus szinglinek mint egy öt gyermekes családnak. Ha a tervet megértettük, és elfogadtuk, utána készít belőle egy részletes kiviteli tervet, amit jó eséllyel mi már nem is értünk, de nem is nekünk szól, hanem a kivitelezőknek. Megpályáztatjuk őket, és az építész segítségével kiválasztjuk a legjobbat. Az igazán kockázatmentes megoldás persze az, ha maga az építészmérnök lesz a kivitelezési munkák minőségbiztosítója. És a végén így jóval nagyobb eséllyel kapjuk azt, akkorra és annyiból, amit szerettünk volna.
Ehhez képest mi a másik lehetőség? Veszünk egy telket, kihívjuk a kivitelezőket (ha igazán szuicidek vagyunk, egyszerre) és egy újságból kivágott kép felett elkezdjük magyarázni, hogy kb. hol legyen a terasz, meg a fal, meg a konyha. Ugye, milyen viccesen hangzik?
Pedig a magyar középvállalatok többsége még mindig így jár el az ERP projektjeikkel.
Az sem jelent feltétlenül megoldást, ha esetleg a cégnél dolgoznak olyan kollégák, akik már részt vettek egy ERP rendszer bevezetésben, mert az előbbi példával élve hiába menedzseltem le már 3 lakás, házépítést megrendelőként, attól még nem lettem építészmérnök.
Egy profi tanácsadó akár 50-80 projektben is részt vett már, és ezzel a tapasztalati előnnyel egy operatív munkatárs nem tud versenyezni. Tegyük hozzá, nem is kell. Hiszen jó eséllyel 6-10 évente van egy ilyen projektünk, tehát inkább érdemes ezt a szaktudást erre az egyszeri alkalomra megvásárolni, és az együtt végig vitt projekt alatt egy-két saját munkatársat bevezetni az ERP témakörbe, hogy aztán az üzemeltetési fázisban már ne legyünk kiszolgáltatva a külső szakértőknek.
De milyen is a jó ERP tanácsadó?
100 százalékosan FÜGGETLEN
Az előbbi építész példán bemutatva: ha egy bizonyos téglagyár szponzorálja a mérnök úr külföldi tanulmány útjait, vajon mennyire lehetek biztos abban, hogy az én igényeimnek legjobban megfelelő építőanyagot ajánlja, vagy…?
A technológia- és szállítófüggetlenség a legfontosabb alap elvárás, hiszen ez teszi lehetővé, hogy bizalommal elfogadjuk az ügyfél oldali szakértő javaslatait. Az persze érték, ha régebben dolgozott ügyfél oldalon, akár hasonló cégnél, mint amilyen a miénk. Az is hasznos, ha szállító oldali tapasztalata van, hiszen így pontosan tudja, mire számíthat az értékesítési vagy a bevezetési folyamat során, ismeri a "szállítói stratégiát, a trükköket". Az ideális jelölt már ült az asztal minden oldalán, és tudja, hogy mire számíthat.
Mondani persze bármit lehet, hogyan tudunk ennek utána nézni?
Nos, kérjük be az elmúlt 5-10 év referenciáit, hol, melyik ügyfélnél milyen ERP rendszer kiválasztásában és bevezetésében segédkezett a szakértő. Legalább telefonon beszéljünk néhány referencia ügyféllel. Ha nincs minimum 5-6 különböző rendszer a listán, és jellemzően mindig egy céget vagy megoldást preferál a tanácsadó, akkor érdemes másik szakértő után nézni.
Tapasztalt
Attól, hogy valaki túlélt egyszer egy bevezetési projektet, még nem alkalmas ügyfél oldali szakértőnek. A mennyiség jó eséllyel egy ponton, 20-30 projekt után átcsap minőségi tapasztalatba: a sok projektet megjárt ERP szakértő szinte biztosan látott már minden olyan problémát, amire mi laikus ügyfélként még csak nem is számítunk, és tud érdemi tanácsot adni.
Egy informatikai vagy üzletfejlesztési projekt során a tanácsadó feladata meglátni a hiányosságokat, redundanciákat, működési kockázati pontokat a folyamatokban, az ellentmondásokat a célok és a működés között. Ehhez persze kell egy nyitottság is a részünkről, hogy elfogadjuk, amit a megbízott szakértő javasol.
Számos önjelölt szakértő szaladgál a piacon. Még rosszabb, hogy ERP szoftverszállító cégek is hirdetik "független" szakértői szolgáltatásaikat! Ne dőljünk be a jól hangzó pozíciónak a névjegyen, kérjünk be legalább 4-5 referencia levelet hasonló projektekről, járjunk utána, a szakértő cég valóban járatos-e a témában, illetve a projektre dedikált tanácsadók elég tapasztaltak-e. Használjuk a kedvenc internetes keresőnket, ha az illető neve nem szerepel semmilyen szakmai oldalon, nem publikál a témában, nem tart konferenciákon előadást, nincs referencia levele - csak akkor bízzuk meg a projektünkkel, ha szeretünk kísérleti alanyok lenni.
Iparági ismeret
Könnyű belátni, hogy ha valaki államigazgatási informatikai projekteken, vagy multinacionális nagyvállalati környezetben szerzett csak gyakorlatot, az nem biztos, hogy pl. egy 5-6 milliárdos árbevételű termelő cégnél releváns tapasztalat. Persze nem azt mondom ezzel, hogy csak a konkurenciánál szerzett tapasztalat az értékes, de kimondottan hasznos, ha termelő cégként olyan szakértőt választunk, aki a mi tevékenységi körünket, cégméretünket, vállalati kultúránkat ismeri és képes hozzá alkalmazkodni, sőt, akár benchmark jellegű tudást is tud hozni a projekthez.
Az emberi tényező jelentősége
Sokszor meglepem az ügyfeleimet azzal a kijelentésemmel, ami az elmúlt 19 évben csak megerősödött: egy közepes képességű ERP rendszerrel és kiváló szakértőkkel jobb eredményt tudunk elérni, mint egy nagy tudású rendszerrel, de rossz hozzáállású, pocsékul kommunikáló, tapasztalatlan tanácsadókkal. A szoftverszállító kiválasztási folyamatban különösen fontos szerepe van a mi oldalunkon ülő független szakértőnek, aki pl. képes felmérni, hogy melyik szoftverszállító jelölt cég emberei képesek jól és hatékonyan együtt gondolkodni a mi embereinkkel.
Az ügyfél oldali tanácsadó stratégiai kérdésekben kell, hogy tudjon döntéstámogatást nyújtani. Fontos, hogy jól tudjon kommunikálni minden szervezeti szinten: a cég tulajdonosának képviselőjével, a cégvezetővel, a szakterületi vezetőkkel és a leendő kulcsfelhasználókkal is. Képes legyen a mi cégkultúránkhoz alkalmazkodni, segíteni a munkafolyamatokat. Nem jó, ha csak kritizál, és mint egy külső szemlélő vizsgálja csak a munkát; legyen része a folyamatnak, segítse a döntéseinket, megbízhatóan. Amikor elfogy a lendület, és elfáradnak a kollégák, adjon ne csak szakmai, de emberi támaszt is a projektben.
Egy ERP bevezetési projekt virtuális építkezésre hasonlít a legjobban. Az elkészülő eredmény azonban közös munka eredménye, a szoftverszállító, a külső szakértő és a saját munkatársaink 10-14 hónapig tartó együttműködésétől függ. A végeredmény legalább 70 százalékban rajtunk, megrendelőn múlik.
Ha ül az oldalunkon egy, az ERP piacon ismert, független, tapasztalt szakértő, akkor máris növeltük a siker esélyét.
A szerzőről:
Kulcsár Alexandra a Norex ERP technológia- és szállító-független informatikai tanácsadó oldal tulajdonosa, a Computerworld online ERP blogját vezető szakértője, a Magyar Startup Kézikönyv társszerzője. 20 év alatt mintegy 100+ ERP projektben szerzett tapasztalatait magyar és nemzetközi tulajdonú termelő és szolgáltató cégeknél hasznosítja. Kérdése van? Írjon az info@norexerp.hu e-mail címre.