Az EU számításai szerint 2012-ig 6 milliárd darabra, azaz 20 százalékra nő az e-számlák aránya. Magyarországon elvileg 2004 óta lehet elektronikus számlát kibocsátani, de a kapcsolódó szabályok hiányosságai miatt 2008-ig sok volt a tisztázatlanság. Azóta viszont már az áfa törvény tartalmazza az e-számlázás feltételeit, így a tisztázatlanságok a jogszabályokban megszűntek - de a fejekben sajnos még nem.
A Szövetség az Elektronikus Kereskedelemért (SzEK.org) idén áprilisban állt át az elektronikus számlázásra. Azóta a saját bőrömön tapasztalom, hogy bizony még szakmai körökben is előfordulnak olyanok, akiknek korlátozott ismereteik vannak az e-számla mibenlétéről. Pedig ha valahol van értelme a papír-alapú számlázás megszüntetésének, az éppen az e-kereskedelem.
Nem mindegy, hogyan elektronikus
Megfigyelésem szerint a félreértések egyik oka, hogy sokan összekeverik az elektronikus számla (e-számla) és az elektronikus úton előállított számla fogalmát. Elektronikus számlázás alatt néhányan még az utóbbit értik, azaz amikor a számlát elektronikus úton, valamilyen számítástechnikai eszközzel (számlázóprogram, pénztárgép stb.) állítjuk elő, de papír alapon. Az elektronikus számlázás viszont ma már nem csak a számla elektronikus előállítását jelenti, hanem azt, hogy a végtermék is elektronikus formátumú. Az e-számla eredeti példánya egy elektronikusan hitelesített digitális állomány (fájl), aminek lehet kinyomtatható formátuma is (pl. PDF fájl), de minden kinyomtatott változat csak számlamásolatnak minősül, azaz egyenértékű egy hagyományos számlázási folyamat végén született, eredeti, papíralapú számláról készült másolattal.
Tovább bonyolítja az ügyet, hogy e-számlából is kétféle létezik. Az egyik a PKI (Public Key Infrastructure) alapú, a másik az EDI (Electronic Data Interchange) alapú. Nagyon leegyszerűsítve: a kettőt az különbözteti meg egymástól, hogy a PKI esetében elég, ha csak a kibocsátó kezeli a számlát elektronikusan, és ennek megfelelően nem is szükséges a számla befogadójának hozzájárulása; az EDI esetében viszont egy, a két fél által közösen kialakított és definiált, zárt elektronikus számlázási rendszerre van szükség. A két típus közül csak a PKI számlához tartozik elektronikus aláírás és időbélyegző; az EDI számla esetében a számlaadatok hitelességét a rendszer zártsága biztosítja. Az EDI-t ennek megfelelően inkább nagyvállalati környezetben, B2B folyamatoknál használják, ahol nagy és folyamatos a számlaforgalom. (Pl. hipermarketek és beszállítóik között.) Az e-kereskedelemben, a B2C tranzakcióknál a PKI-alapú számlázás alkalmas a papírszámla kiváltására.
Bármilyen meglepő, de az elektronikus számla fájlformátumát semmilyen jogszabály nem írja elő. Lehet szöveges fájl, PDF állomány, de akár képfájl is (ha van rá ésszerű ok), sőt akár egyszerre többfajta kimenet is lehetséges. Azt az állományt kell elektronikus számlának elfogadni, melyet a kibocsátó elektronikusan aláírt. A többi formátum ebben az esetben kizárólag az egyszerűbb kezelhetőséget (megjelenítést, adatfeldolgozást) szolgálja. Az APEH a 46/2007. PM rendelet felhatalmazása alapján kiadott egy közleményt, melyben rögzíti, hogy milyen formátumban köteles az adózó egy ellenőrzés során átadni az e-számlákat, de ez nem kell, hogy azonos legyen a kibocsátás formátumával.
Megtakarítások
Az e-kereskedelmen belül elektronikus számlázást lényegében mindenhol érdemes használni, de nem csak azért, mert korszerű és trendi, hanem azért is, mert nagyon jelentős költségmegtakarítást lehet elérni vele. A leglátványosabb az eredmény az elektronikus termékek vagy szolgáltatások értékesítésénél, ahol maga a teljesítés nem kíván fizikai kontaktust. Ilyen például az online repülő-, mozi- vagy színházjegy vásárlás, a fizetős szoftver letöltés és a biztosításkötés. Ezeknél a folyamatoknál szinte teljes egészében megszüntethető mindenfajta fizikai tevékenység, azaz a teljes ügyvitelt elektronizálni, és ezáltal nagy mértékben automatizálni lehet. Amikor a tranzakció fizikai áruküldéssel jár, a költségcsökkenés kevésbé látványos, mert valamilyen bizonylatnak mindenképpen utaznia kell a csomagban. Persze már az is nagy megtakarítást eredményez, ha a könyvelést állítjuk át elektronikus számlafeldolgozásra, így megspórolva a kimenő számlák második példányának kinyomtatását.
Az elektronikus számlának nem csak az előállításán takaríthatunk meg sok pénzt, mivel a kezelése, tárolása, célba juttatása is sokkal olcsóbb, mint egy papír-alapú számlának. Gondoljunk csak arra, hogy nagy mennyiségű számlát mennyivel egyszerűbb és olcsóbb e-mailen elküldeni, mint borítékba tenni, megcímezni és postára adni, illetve a könyvelési példányokat kezelni és a törvényben meghatározott ideig megtartani. Minél nagyobb a számlaforgalom, természetesen annál nagyobb az elérhető megtakarítás is: Csupor Erik, a Vatera.hu Kft. ügyvezetője a VI. Elektronikus Kereskedelem Konferencián tartott előadásában például elmondta, hogy a cég számlakibocsátással járó költségei az elektronikus számlázás 2008. júliusában történt bevezetésekor több mint 93 százalékkal csökkentek! Azaz a júliusi számlázási költségek a júniusinak a 7 százalékát sem érték el!
Egy felmérés szerint Csehország és Oroszország mellett hazánk is azon országok közé tartozik, ahol 76-80 százalék azok aránya, akik a jövőben is postán szeretnék megkapni számláikat, miközben a lakosság több mint fele már nálunk is hozzáfér az internethez. Ők már ma is kérhetnék elektronikusan legalább a villany-, a gáz- és a telefonszámlájukat, mivel amellett, hogy több közműszolgáltató is bevezette az e-számlát, működik két ?online díjbeszedő" is, az egyik a Díjbeszedő Zrt. vállalkozásában Díjnet.hu néven, a másik a Magyar Telekom vállalkozásában, Távszámla.hu néven. A két oldal valamelyikén regisztrálva az adott szolgáltatóhoz tartozó ügyfélszámunk megadásával kérhetjük az e-számlázásra való átállást, a többit már az e-díjbeszedő intézi. A módosítás életbelépése után többé nem kapunk postán a megjelölt közműszolgáltatótól számlát, ehelyett számláink egy webes felületen jelennek meg, amin keresztül akár ki is fizethetjük őket bankkártyával, átutalással vagy csoportos beszedéssel. A szolgáltatás természetesen ingyenes, hiszen a közműszolgáltatónk jelentős pénzt takarít meg azzal, ha mi elektronikus számlát kérünk.
Mindez nagyon szép és jó - gondolhatják a vállalkozók -, de egy kis cég még nem tart ott, hogy elektronikus számlát bocsásson ki. Nem így van! A PKI-alapú elektronikus számlázást akár egészen kis cégek is bevezethetik, mivel semmilyen különleges, drága technológiát nem igényel. Az elektronikus aláírást és időbélyegzőt ?darabonként" vásárolhatjuk egy hitelesítés-szolgáltatótól, aki jó esetben még a megfelelő szoftvert is tudja nekünk adni; de a piacon is számos olyan számlázórendszer érhető el - akár online, webes változatban is -, amely képes e-számla kiállítására.
A szerző a SzEK.org elnöke. A fenti témáról bővebben is olvashatnak blogján, a www.kiservinegon.hu címen.
