A vállalatok több mint négyötöde gyorsította fel az alkalmazottak, az ügyfelek és a beszállítók digitális együttműködését, kiszolgálását és interakcióját támogató technológiák bevezetését a világjárvány idején - állapította meg akkori globális felmérésében a pandémia munkavégzésre gyakorolt hatását vizsgáló McKinsey.
Bár az üzlet és az élet minden területén visszafordíthatatlan változást hozó digitalizáció hirtelen felgyorsult, a példátlan tempóváltás ellenére a papír alapú dokumentumok továbbra is relevánsak maradtak. Becslések szerint a világ még a COVID-19 csúcsán, 2020-ban is 2,8 billió oldalt nyomtatott. Az analóg adatok továbbra is megkerülhetetlenek, és valószínű, hogy még nagyon sokáig azok is maradnak szinte minden vállalat működésében, mutat rá blogbejegyzésében (Fueling digital operations with analog data) a tanácsadó cég. Intelligens dokumentumkezeléssel és információmenedzsmenttel azonban a szervezetek áthidalhatják az analóg és a digitális világ közötti szakadékot.
Élő dokumentumok intelligens rendszerben
A vállalati tartalomkezelő (ECM) megoldással kialakított intelligens dokumentumkezelés és információmenedzsment ugyanis sokkal több, mint a dokumentumok digitalizálása és archiválása, további nélkülözhetetlen képességeket, előnyöket ad az üzletnek.
Az ECM intelligens rendszerként élő dokumentumokkal dolgozik. Segítségével a felhasználók minden dokumentumot, adatot és információt gyorsan megtalálnak, és azokat munkafolyamatokban kezelhetik, együttműködést támogató eszközökkel egyeztethetnek róluk, és akár elemezhetik is őket. A korszerű tartalomkezelő megoldás a vállalat minden rendszerével kommunikál, feltérképezi a digitális munkafolyamatokat, és bővítmények széles palettáját kínálja például vállalatirányítási és más alkalmazásokhoz, így az informatikai környezet középpontjába kerül.
Más szóval az ECM átfogó, intelligens információmenedzsmentet jelent - ahogyan azt az ELO ECM Suite 21 is példázza. A vállalati tatalomkezelő platform legfrissebb verziója az együttműködés és az integráció támogatására is újabb képességeket vonultat fel. Kiemelkedik közülük az ELO Flow automatizációs eszköz, amellyel a felhasználók kódírás nélkül felgyorsíthatják digitális munkafolyamataikat. Együttműködésük hatékonyságát emellett a Microsoft Outlook, Word, Excel és PowerPoint megoldásaival, valamint Teams kollaborációs platformjával kialakított integrációk is fokozzák.
Az intelligens információmenedzsment, a fejlett ECM platform képességeinek köszönhetően a vállalatok így időt és költséget takarítanak meg, miközben az értékes és érzékeny adatokat kezelő folyamatok biztonságát is növelik.
Tartalomkezelés lépésről lépésre
Bár egy ECM rendszer bevezetéséhez nem szükséges feladnia bejáratott folyamatait, a vállalatnak át kell gondolnia stratégiáját, és különösen azokat az ismétlődő, analóg folyamatokat újraértékelnie, illetve kiváltania, amelyek inkább akadályozzák, mint segítik az emberi munkaerőt az üzleti célok elérésében.
Minden projekt sikere végső soron azon múlik, hogy a bevezetett alkalmazást elfogadják-e a döntéshozók és a felhasználók, ezért a leendő ECM megoldás számára is rögtön az elején széles körű támogatást kell szerezni a vállalaton belül. A projektcsapat ezt követően hozzáláthat az alapkövetelmények számba vételéhez - sok vállalat ezt a könyvelési osztályon kezdi, de gyakran a digitális számlafeldolgozás a kiindulópont, amit a HR vagy a jogi osztály folyamatai követnek.
Az első körben implementálásra kerülő alapkövetelmények és a próbaprojekt meghatározása után a vállalat a meglévő üzleti folyamatok széles körű és lehető legrészletesebb felmérésébe foghat. A projekt következő szakaszában a folyamatfelmérés alapján tudja kijelölni a célokat, amelyeket az ECM megoldás bevezetésével kíván elérni. Ugyancsak ekkorra szükséges megítélni, hogy a meglévő IT infrastruktúra alkalmas-e a digitális folyamatok támogatására, adottak-e a bevezetés technológiai feltételei, vagy a környezet megérett a korszerűsítésre.
Mindezen kérdések helyes megválaszolása korántsem egyszerű feladat, ezért a vállalatok helyesen teszik, ha az ECM megoldás bevezetésében felkészült és tapasztalt partnerre támaszkodnak. Az ELO üzleti partnerei segítenek a digitalizációs projekt minden lépésének pontos megtervezésében, így a tartalomkezelő megoldás implementálása nem fogja zavarni a napi munkát. A vállalat fokozatosan, ugyanakkor biztosan haladhat célja felé - az ELO ECM Suite bevezetésével az analóg és a digitális világot összekapcsoló, intelligens dokumentumkezelést és információmenedzsmentet alakíthat ki, üzleti folyamatait a változó igények és körülmények szerint digitalizálhatja és alakíthatja át.
