A világjárvány megtanított bennünket arra, hogy a vállalati rugalmasság egyik alappillére a biztonságos távmunka-stratégia, ennek középpontjában pedig a jól működő digitális munkahelyek létrehozása áll. Ez azonban jóval többet jelent annál, hogy biztosítjuk a távmunkához szükséges internetkapcsolatot és felhőalapú alkalmazásokat, továbbá gondoskodunk a megfelelő kiberbiztonsági rendszabályokról: szükség van egy olyan stratégiára is, amely nem csupán a vállalat, hanem a dolgozók igényeit is szem előtt tartja.
Átfogó stratégia
Manapság, amikor minden cég az új munkahelyi struktúra kialakításával van elfoglalva, fontos, hogy megértsük a digitális munkahely és a digitális munkatér közötti alapvető különbségeket - ez a két fogalom ugyanis távolról sem fedi egymást.
A
digitális munkahelyre két definíció is áll a rendelkezésünkre: az IDC-é és a Gartneré. Bár a két meghatározás több ponton is különbözik, abban egyetértés van a két tekintélyes kutatócég között, hogy a technológiai döntések - legyenek bármilyen helyesek és megalapozottak is - önmagukban még nem garantálják a sikert.
Az IDC szerint a digitális munkahely olyan, digitálisan összekapcsolt környezet, amely helytől és időtől függetlenül alkalmas a munkavégzésre. A Gartner ennél szofisztikáltabban fogalmaz: definíciója szerint a digitális munkahely olyan üzleti stratégia, amely vonzó és intuitív munkakörnyezetet teremt a munkaerő digitális képességeinek kibontakoztatására, és az üzleti hatékonyságot növelő technológiák használatára serkent.
A digitális munkahely tehát abban különbözik a digitális munkatértől, hogy előbbi átfogó megközelítést jelent, amely a környezet teljes, a munkavégzést és a kollaborációt segítő átalakítását érinti, utóbbi viszont csak az ehhez szükséges technológiákra szorítkozik.
Kulturális korszakváltás
Nem meglepő módon a technológiai cégek előszeretettel reklámozzák teljes körű, digitális munkahelyi megoldásként termékeiket. De nem létezik olyan termék vagy szolgáltatás, amelynek megvásárlásával egyből hozzájutnánk az áhított digitális munkahelyhez: ehhez sokféle eszközre és folyamatra van szükség, amelyek koherens stratégiába ágyazódnak.
A Digital Workspace Ecosystem Alliance - amelyet olyan nagy fejlesztők alkotnak, mint a Cameyo, az appCURE, a deviceTRUST, a directprint.io, a Fortinum, az IGEL, a Login VSI, a PolicyPak, a Tehama és a Tricerat - tavasszal kiadott anyagában meghatározta a digitális munkahely nyolc összetevőjét. Ezek a következők: virtuális asztalok, virtuális alkalmazások, biztonságos végpontok, együttműködési eszközök, házirend és ügykezelés, analízis, felügyelet, tesztelés és kiberbiztonság.
Bár ezek az elemek a technológiára összpontosítanak, jó kiindulópontul szolgálhatnak a fejlesztésekhez. Ugyanakkor fontos szem előtt tartanunk, hogy a digitális munkahely három pilléren nyugszik: az első a munkavégzés helye (ez lehet az iroda, a lakás vagy egy megosztott, közös tér), a technológia és a kultúra. A szervezeteknek tehát holisztikus módon, átfogó stratégiával kell közelíteniük a digitális munkahelyek kérdéséhez, állítja az IDC tanulmánya, és a munkatér mellett gondolniuk kell az új digitális "munkatársak" (mesterséges intelligencia, robotizált folyamatautomatizálás (RPA), kiterjesztett és virtuális valóság stb.) integrálására is, továbbá nem feledkezhetnek meg arról az új típusú munkakultúráról sem, amelynek értékrendjében kiemelt helyen szerepel a digitális képességekkel rendelkező, cége iránt elkötelezett dolgozó.
Nagyon fontos továbbá, hogy a digitális munkahely alkalmas legyen az új és fejlődő technológiák befogadására is, hiszen az a technológia, amely ma a csúcsot jelenti, holnap vagy holnapután elavulttá válhat.
A hibrid környezeteké a jövő
2020-ban a COVID-19 járvány felgyorsította azoknak az új technológiáknak és hardvereknek a térhódítását, amelyek lehetővé tették, hogy a munkatársak bárhonnan, bármikor dolgozni tudjanak. A távmunka bevált, és bebizonyította, hogy az alkalmazottak közvetlen felügyelet nélkül is jól teljesítenek, ugyanakkor arra is rávilágított, hogy a cégeknek fel kell készülniük a váratlan működési zavarokra.
Ma már evidencia, hogy a hibrid munkahelyek még sokáig velünk maradnak, és hosszú távon kell számolnunk velük. Ez pedig a fejlesztési terveket is meghatározza: a vezetőknek a digitális munkahelyek megvalósításához olyan technológiákat kell választaniuk, amelyek tartósan képesek kielégíteni a dolgozók igényeit, és vonzó munkahellyé teszik a céget.
Ne kössük gúzsba a dolgozót!
Egy friss Gartner tanulmány, amely a digitális munkatapasztalatokat vizsgálta, arra a kutatási eredményre jutott, hogy azok az alkalmazottak, akik elégedettek a munkahelyi appokkal és technológiával - és használják is őket -, kétszer akkora valószínűséggel maradnak meg a cégnél, amint azok, akiknek a tapasztalatai kedvezőtlenebbek. A COVID-19 járvány bizonyos tekintetben könnyítette a munkahelyváltást, hiszen az állásinterjúk online bonyolódtak, és a cseréhez dolgozónak fizikailag sem kellett sehová átköltöznie. Vagyis nőtt a virtuális mobilitás - a cégek pedig egyre nehezebben tudták megtartani az értékes munkaerőt.
Egy másik Gartner-kutatásból az is kiderült, hogy azok a vállalkozások, amelyek szigorú ellenőrzési rendszert vezettek be, vagy megnövelték az értekezletek számát - ténylegesen nem javították a teljesítményt, csupán egy dolgot értek el: dolgozóik gyorsabban kifáradtak. A kutatók 2021. januárjában 2400 dolgozót kérdeztek meg, és a válaszokból kiderült, hogy azon munkatársaknál, akik több időt töltöttek értekezletekkel, közel 33 százalékkal csökkent a munkateljesítmény, és ezek a dolgozók kétszer akkora hajlandóságot mutattak arra, hogy állást változtassanak, mint azok, akiket főnökeik hagytak dolgozni.
Hogyan alakítsuk ki a digitális munkahelyet?
A téma szakértőinek első számú tanácsa: felejtsük el a klasszikus irodát, amely a vállalatok jelentős részénél már aligha nyeri vissza egykori vezető szerepét. A második tanácsuk pedig az, hogy az IT-cégek olyan munkahelyi technológiákat válasszanak, amelyek rugalmasak és egyszerűen integrálhatók, továbbá lehetővé teszik a folyamatok és eszközök kényelmes összehangolását, illetve a frissítések és karbantartások zökkenőmentes lebonyolítását.
Soha ne feledkezzünk meg a felhasználói tapasztalatról: alapszabály, hogy mindenfajta technológiai fejlesztés és változtatás megtervezésekor a dolgozók szempontjai az elsők, hiszen az ő produktivitásukon áll vagy bukik a vállalat sikere. A felhasználói tapasztalat javítása mellett érdemes kihasználni azokat az automatizálási lehetőségeket is, amelyek megszabadítják a dolgozókat a lélekölő robottól. Az automatizálás persze kétélű fegyver, hiszen óhatatlanul állásokat is veszélyeztet, ami oda vezethet, hogy egyes dolgozók - meg sem várva a fenyegető leépítéseket - idejekorán odébbállnak a cégtől.
Adaptív környezet
Végül lássuk, hogy az IDC elemzői szerint melyek a jól felépített digitális munkahely alapvető ismérvei:
- A digitális munkahely talán legfontosabb vonása, hogy képes befogadni minden értelmes változást, mégpedig nemcsak a technológia, hanem a képzettségek és a folyamatok szintjén is.
- Hatékony, méretezhető, és rugalmasan alkalmazkodik az automatizáláshoz és a munkatevékenységet segítő egyéb digitális megoldásokhoz.
- Intelligens, összevont munkakörnyezetet kínál a dolgozóknak, és a munkatevékenységhez szükséges erőforrások proaktív kiszolgálásával minimálisra csökkenti a környezetváltásokat.
- Biztonságos kapcsolatot teremt a humán és nem-humán (digitális) munkaerő, valamint a vállalati erőforrások és eszközök között, mégpedig függetlenül attól, hogy mikor kerül sor a használatukra.
- Munkacsoport eszközei lehetővé teszik a zökkenőmentes kommunikációt az emberi és gépi munkaerő, valamint az üzletfelek és fogyasztók között.
- Erőteljes biztonsági és irányítási funkciói nem akadályozzák a munkát, és nem rongálják a munkahelyi tapasztalatot.
- Intelligens, agilis és adaptív tanulási rendszerekkel optimalizálja és teszi személyessé a dolgozók munkahelyi tapasztalatát, és javítja a termelékenységet, valamint a személyes és adatbiztonságot.
