A feladatkezelési és kollaborációs megoldásokat szállító META-INF és az NRC online országos kutatása azt vizsgálta, mennyire hatékonyak a magyar szellemi dolgozók, és milyen produktivitást támogató eszközöket kapnak a cégüktől a távmunka, a vállalaton belüli tudásmegosztás vagy az ügyfélszolgálati munka kihívásaihoz.
Mindenki a saját malmában: gyenge lábakon áll a kollaboráció
A mindennapi üzleti folyamatok és a projektek összetettsége csapatokon és divíziókon átívelő együttműködést igényel. Azok a vállalatok, amelyek nem tudják ezt hatékonyan biztosítani, versenyhátrányba kerülnek, az alacsonyabb szintű produktivitás pedig felesleges költségeket generál.
Általában igaz, hogy minél nagyobb egy vállalat, annál gyakoribb a kollaborációs platformok alkalmazása. Ezek azok az eszközök, amelyek lehetővé teszik, hogy egy csapat tagjai közös munkát végezzenek, és információkat, tudást osszanak meg egymással, akár egy dokumentum közös szerkesztéséről, akár komplex projekt végigviteléről van szó.
A megkérdezettek 40 százaléka használ munkahelyén valamilyen eszközt erre a célra, de érdekesség, hogy az egyedül dolgozó szellemi munkát végzők többször veszik igénybe (33%), mint a 2-50 fős kisvállalkozások (26%). Az egészségügyben, oktatásban, közigazgatásban, jogászi szakmában és élelmiszeriparban szignifikánsan alacsonyabb, míg a tudomány, a technológia, a kultúra területén, illetve az infrastrukturális és energiaszektorban magasabb ezen eszközök elterjedtsége.
Az eszközt leggyakrabban a munkához kapcsolódó tartalmak, dokumentumok egymás közti megosztására (74% inkább vagy teljes mértékben egyetért ezzel az állítással), illetve általános belső kommunikációra (67%), legkevésbé pedig céges folyamatok modellezésére, automatizációra (39%) használják.
Úgy tűnik, a hibrid munkavégzés hosszabb távon is velünk marad: a kutatásban részt vevők 35 százaléka hetente legalább 1-2 napot otthon dolgozik. "A kollaborációs eszközök különös jelentőséget kapnak a hibrid munka világában. Nemcsak a csapat irányításában nélkülözhetetlenek, de abban is, hogy az otthonról dolgozó kollégák is megkaphassák a számukra motivációt jelentő pozitív visszajelzéseket" - mondta Hegyi Tibor, a META-INF társügyvezetője.
Nincs otthona a kollektív tudásnak, és még mindig Excelben hegesztjük a feladatlistát
Csupán a válaszadók 34 százalékának munkahelyén használnak valamilyen online tudástárat a szervezeten belüli információ kezelésére, szerkesztésére, a megkérdezettek 15 százaléka pedig nem is tudott válaszolni a tudástár meglétét firtató kérdésre.
A tudásmegosztó rendszert nem használók mintegy fele (49%) úgy véli, hogy enélkül is el tudja végezni a munkát, egyharmaduk szerint viszont ennek segítségével hatékonyabban tudna dolgozni.
"Ez az eredmény minket is meglepett. Pedig a magányos zseni tudása ma már nem elég ahhoz, hogy egy vállalat kiemelkedőt alkosson. A siker alapja a csapatjáték, a sokféle, egymással együttműködő kompetencia. A szervezet kollektív tudásának kibontakoztatásában fontos szerepet kapnak a tudásmegosztó eszközök" - mondta Hegyi Tibor.
A más kollégáknak szánt feladatok átadására és nyomon követésére használható feladatkezelő rendszerek segítenek elkerülni a párhuzamos munkavégzést (silókat), és automatizmusokkal váltják ki az időrabló adminisztrációt. A megkérdezettek mintegy fele (48%) olyan helyen dolgozik, ahol használnak erre a célra valamilyen szoftvert, rendszert vagy platformot - ugyanakkor 44 százalékuk esetén ez az eszköz a nem éppen erre a célra kifejlesztett Excel.
Leginkább az oktatási szektor van lemaradásban (23%), de az egészségügyben és a közigazgatásban is átlag alatti a feladatkezelő eszközök elterjedtsége, pedig a válaszadók jelentős többsége (83%) szerint ezek a rendszerek hatékonyabbá teszik a munkavégzést. Ahol nem használnak ilyen eszközt, 73 százalékban e-mailben adják át a feladatokat.
"Abban, hogy amit csak lehet, táblázatkezelővel oldunk meg, számomra a magyar lélek kifogyhatatlan kreativitása nyilvánul meg. Ma már azonban nem kell konyhai barkácsolásokhoz folyamodnunk, ha átlátható módon akarjuk követni egy feladat vagy projekt alakulását. Erre találták ki az online feladatkezelő rendszereket" - tette hozzá a szakember.
Nem értjük egymás nyelvét: fordítási nehézségek az IT és a többi osztály között
Az IT helpdesk - akár az ügyfelek, akár a kollégák problémáinak megoldására hivatott - a szervezetek neuralgikus pontja. A kutatásban megkérdezettek több mint negyede fel van készülve rá, hogy ha a vállalati IT-hoz fordul, nem fogja tudni nyomon követni az ügyét, és az nem is fog megoldódni (26-29%). Hasonló arányban (24%) nyilatkoztak arról, hogy gyakran úgy érzik, nem tudják megértetni magukat a help deskes kollégákkal - olyan, mintha egyszerűen más nyelvet beszélnének. Mindez kölcsönös: a helpdesken dolgozó munkatársak is gyakran azt tapasztalják, hogy nem egy nyelvet beszélnek a többiekkel (15%), és ami talán még súlyosabb: a tőlük segítséget kérő ügyfelekkel sem (17%).
"Az ügyféltámogatás - akár belső, akár külső ügyfelekről van szó - nem felesleges költség, hanem stratégiai fontosságú terület a hosszú távú üzleti sikerekre törő vállalatok számára - mondta Gáspár Attila, a META-INF társügyvezetője. - A belső ügyfelek, azaz a kollégák elégedettsége meghatározó a munkavállalók motivációjának erősítésében, ezáltal a vállalati produktivitás növelésében. A külső ügyfelek megelégedettsége pedig az elköteleződés erősítésén túl a jó hírnév terjesztésével is hozzájárul a sikeres működéshez és hosszútávú növekedéshez."
A kutatás eredményei alapján meghatározható a szellemi munkát végzők produktivitás-indexe, amely megmutatja, hogy a négy hatékonyságnövelő eszközből - kollaborációs platformok, tudásmegosztó rendszerek, feladatkezelő és a helpdesk funkciót támogató informatikai szoftverek - hányan használnak legalább hármat. A produktivitás-index a 2024-es felmérés szerint 21 százalék. A META-INF ezentúl a tervek szerint rendszeresen összeállítja és publikálja az indexet, hogy nyomon kövesse a változásokat ezen a területen.
Magyarország első országos reprezentatív produktivitás kutatása1, a Nagy Produktivitás Körkép keretében 1000 fehérgalléros dolgozót kérdeztek arról, mennyire látja hatékonynak saját munkáját és munkahelye működését. Az online felmérést a feladatkezelési és kollaborációs megoldásokat szállító META-INF készítette az NRC piackutató közreműködésével.
