Évekkel ezelőtt kevés egymástól távolabb álló területet lehetett elképzelni, mint a jogászok és a műszakiak világa. Noha az építészettel vagy a vegyészettel a jogi szakemberek többségének ma sem kell közelebbi kapcsolatba kerülnie, egész más a helyzet az informatikával. Napjainkban már egyetlen jogi iroda sem engedheti meg magának, hogy figyelmen kívül hagyja, és ne alkalmazza a digitalizáció eredményeit. A rugalmas munkavégzés és a magasabb szintű ügyfélkiszolgálás érdekében nincs más választásuk, mint bevetni a legfejlettebb információtechnológiai megoldásokat. Ez adta a kiindulópontját annak az előadásnak, amelyet Szabó Levente ügyvéd, a KLART Legal Ügyvédi Társulás alapítója és ügyvezető partnere tartott a LegalTech konferencián.
Aláírás előtt
Hogyan is zajlik egy általános szerződéskötési folyamat az ügyvédi irodákban? Maga a folyamat két fázisra bontható: a szerződés aláírása előtti és utáni szakaszra. Az első lépés az ügyfél üzleti szándékainak feltérképezése. Jelenleg ez gyakran nem vezetett folyamat keretében történik. A peremfeltételek ismeretében rendszerint valamilyen múltbéli, kiindulópontnak tekinthető, hasonló szerződés vagy szerződésminta előkeresésével folytatódik. Megfelelő nyilvántartás és erőforrás hiányában a legjobb, az adott problémához a leginkább illeszkedő anyag megtalálása rendkívül nehézkes és hosszadalmas. Korszerű informatikai háttér, illetve magas szintű automatizáció nélkül ez a folyamat, akárcsak az első szerződéstervezet elkészítése nagyfokú manualitást igényel. Ennek természetes velejárója az adatpontatlanság.
Az első szerződéstervezet megszületéséhez elengedhetetlen a folyamatos belső kommunikáció az ügyféllel tárgyaló jogászok és a szerződés szövegezői között. Ezzel párhuzamosan folyik a külső kommunikáció a megbízóval - nemritkán végeláthatatlan egyeztetések keretében. A belső és a külső tárgyalások összeegyeztetése jellemzően nehézkes, csökkenti a szerződéskészítés hatékonyságát. Gyakori az e-mailes kommunikáció, a különböző verziók összehasonlítása, ami sokszor egyfajta pingpongmeccsre emlékeztet, következésképpen távolról sem tekinthető hatékonynak.
Szabó Levente ügyvéd, a KLART Legal Ügyvédi Társulás alapítója és ügyvezető partnere
Aláírás, és ami utána következik - hagyományosan
A nagyobb jelentőségű szerződések aláírása még jelenleg is úgy történik, mint évszázadok óta: papíralapon, az érintettek személyes jelenlétében. Bár ezt gyakran digitalizálják (szkennelik), de a szerződés szigetszerű, azaz nem kapcsolódik megfelelő IT-rendszerekhez, így adatai a későbbiekben nem kereshetők.
Problémát jelent a jövőre nézve az aláírt szerződés elektronikus archiválásának elmaradása is; ebben az esetben a jövőben komoly gondot okozhat a szerződés megtalálása.
Digitalizáció nélkül problémás továbbá a szerződések utánkövetése is, így például a lejárati idők figyelemmel kísérése vagy a módosítások átvezetése. Mindenkinek megkönnyíti a dolgát, ha a szerződések szerkezete egységes. Ez a digitalizációval gyerekjáték.
Feltétlenül említést érdemel a kockázatkezeléssel együtt járó analízis, ami a pusztán papíralapú szerződéseknél meglehetősen nehézkes. Végül, de nem utolsósorban az adatbiztonságról, valamint az üzleti titok védelméről sem szabad megfeledkezni; ehhez ma már megvannak a korszerű információtechnológiai eszközök.
Mindezek alapján megállapítható, hogy csupán a hagyományos eljárásokat alkalmazva a szerződéskötési folyamat meglehetősen hosszadalmas, nem elég hatékony, ráadásul igencsak drága. Bőven tapasztalhatók megfelelési hiányosságok, és rengeteg a kihasználatlan lehetőség. A jobbításhoz természetesen nem elegendő az információtechnológia korszerű eszközeinek alkalmazása. A jogászoknak változtatniuk kell szemléletükön: folyamatban és programozhatóságban is kell gondolkozniuk.
Hatékonyságnövelés a technológia támogatásával
Az előrejelzések szerint a szerződéskötést támogató különféle IT-eszközökkel rövid távon legalább 50 százalékos hatékonyságnövelés érhető el a szerződéskötésre és a nyilvántartásra fordított időben. Melyek a már ma is alkalmazható, illetve bevezetés előtt álló technológiák? Idetartoznak a szerződésautomatizáló megoldások, az online tárgyalási platformok, valamint az elektronikus aláírási és azonosítási megoldások. A szerződés-élettartam menedzselését segítő eszközök szintén hozzájárulnak a hatékonyság növeléséhez.
Ahogy az élet más területein, úgy a jogászok munkájában is megjelenik a mesterséges intelligencia. Már ma is elérhető megoldások segítségével biztosabbá és gyorsabbá tehetők az átvilágítási folyamatok, egyszerűbbé válik a szerződések menedzselése és felülvizsgálata, továbbá a kockázatanalízis. Ezek az öntanuló megoldások ma már nyelvfüggetlenek, így magyar nyelvre is alkalmazhatóak.
Talán első hallásra meglepő, de a joggyakorlatban is jó szolgálatot tehet a robotizált folyamatautomatizáció (Robotic Process Automation, RPA). Elég csak a robotizált tárgyalási folyamatokra és beszerzési platformokra gondolni.
A jövőre nézve azzal is meg kell barátkoznia a jogásztársadalomnak, hogy munkájában megjelennek a blockchain-technológiára épülő okosszerződések (smart contracting).
A kísérletezés kora
Mit tehetnek jelen esetben a hazai jogi irodák? Szabó Levente szerint meg kell tenniük az első lépéseket a már rendelkezésre álló technológiákkal. A KLART Legal is ezt az utat követi.
- Folyamatosan követjük a legújabb fejlesztéseket, ott vagyunk minden jogi technológiai területet érintő nemzetközi és hazai konferencián, teszteljük az ígéretes megoldásokat. Folyamatosan kísérletezünk. Már van ügyvédi ERP-rendszerünk. Nagy hangsúlyt fektetünk új ügyfélportálunk fejlesztésére, ahol az ügyfél ügyeinek státusza egyszerűen követhető. Ügyvédi irodaként fontos számunkra, hogy az e-mailes kommunikációt áttereljük titkosított kommunikációs csatornára. Online kérdőíveken vezetett folyamat keretében próbáljuk meg hatékonyan feltérképezni a szerződéses szándékot. Az ügyfél gyakran használt szerződéseit saját módszertan alapján automatizáljuk, illetve saját mintáinkat is online elérhetővé tesszük ügyfeleink számára, ezzel gyorsítva fel a szerződésszerkesztési folyamatot. Módszertant dolgozunk ki a szerződések automatizálására, döntési modellezési megoldásokat alkalmazunk. A szerződéses tárgyalásokat igyekszünk minél inkább online platformra terelni, aminek sikeressége persze gyakran függ a tárgyaló felek erőviszonyaitól. Az átvilágítások során mesterséges intelligenciára épülő, öntanuló szoftveres megoldásokat alkalmazunk. De a legfontosabbnak azt gondolom, hogy dedikált legaltech csapatot hoztunk létre, amely digitális jogi szolgáltatásaink fejlesztésével és tesztelésével foglalkozik. Fontos ugyanis, hogy csak stabil, megbízható megoldásokkal és partnerekkel dolgozzunk, hiszen az ügyfelek a legféltettebb üzleti és személyes titkaikat, adataikat bízzák ránk. Célunk a hatékonyság növelése, és ezáltal a kiváló minőségű jogi szolgáltatások elérésének megkönnyítése - fogalmaz Szabó Levente.
LEGALTECH KONFERENCIA
Számos informatikai fejlesztés, innováció digitalizálja, s ily módon kiváltja a hagyományosan analóg, papíralapú folyamatokat. Ezen megoldások nagy része azonban csupán a folyamatot modernizálja; a digitális verzió nem bír a papíralapú dokumentum joghatásával. A LegalTech konferencia alapfeladata, hogy felhívja erre a problémára a figyelmet, továbbá összekösse a jogi irodákat és a fejlesztő cégeket. A rendezvény ötletgazdája Hortobágyi Ágoston, a Biztonságos Digitális Társadalomért Egyesület elnöke, fő támogatója a Microsoft.
SZERZŐDÉSKÖTÉS DIGITÁLIS SEGÍTSÉGGEL
Automatizált ügyfél-azonosítási, szerződéskötési és kereskedelem-finanszírozási szolgáltatásokat indított a Trustchain Systems Kft. A TrustChain Platformot egyaránt ajánlják a kis-, közép- és nagyvállalatok számára. Használatával gyorsan, biztonságosan, a szerződés létrehozásától a záró elszámolásig digitálisan valósítható meg az egymás közötti partnerazonosítás, a szerződéskötés és a kapcsolódó pénzügyi elszámolás folyamata. A TrustChain-felhasználók a szerződéseket és a dokumentumokat online platformon hozzák létre vagy töltik fel, és telefonjukon írják alá. Ily módon biztosított a fizikai és időbeli korlátok nélküli jognyilatkozatok tétele, illetve a szerződések aláírása. Okostelefonos applikáción keresztüli távoli ügyfél-azonosítási és minősített elektronikus aláírási megoldások garantálják a partnerek és a digitális szerződések jogi biztonságát, a megfelelőséget a hazai jogszabályoknak, valamint az európai uniós irányelveknek.
A cégek közötti biztonságos fizetésről az elektronikuspénz-kibocsátó intézmény, a Barion Payment Zrt. gondoskodik. A Barion-rendszer Smart Gateway megoldásai közül a befoglalásos-zárolásos szolgáltatást nyújtja a platformhoz. Ez év augusztusától a magyar és az angol mellett cseh nyelven is működik a platform, 2019 végétől pedig az osztrák és a szlovák cégek is regisztrálhatnak. Új nyelvek és további országok bekapcsolása mellett olyan pénzügyi szolgáltatások válnak elérhetővé a regisztrált és tanúsított cégek számára, mint az onlinefaktoring-szolgáltatás, a biztosítási termékek és az import-export hiteltermékek. A TrustChain Platform informatikai fejlesztője a Tappointment Kft.
