Az Office 2016 áprilisi frissítésével a Microsoft olyan eszközöket ad a felhasználók kezébe, amelyekkel kideríthetik, ki dolgozik megosztott dokumentumaikon, sőt azonnal konferenciahívást is kezdeményezhetnek velük, hogy megbeszéljék a változtatásokat.
Többet kínál a Tevékenységfolyam (Activity Feed) a hagyományos változáskövetésnél. Míg ez utóbbi a dokumentumon eszközölt változtatásokat jeleníti meg, addig a Tevékenységfolyam arról is tájékoztat, hogy ki mindenki mentette el az adott dokumentumot, így annak létrehozója egyszerűen és könnyen arra a verzióra ugorhat vissza, amelyen az illető kolléga dolgozott.
Az Office frissítésében a felfűzött megjegyzések külön munkafolyamata is megjelent, amelyben a felhasználók valójában feladatokat hozhatnak létre, és jelölhetik, ha azokkal végeztek.
Mindkét funkció használatának előfeltétele, hogy a dokumentumokat a felhasználók a OneDrive for Business felhőalapú tárhelyre vagy a SharePoint megosztott munkaterületeire mentsék.
Office 2016: ki szerkeszti a prezentációm négyes diáját?
Az Emberek találkozópontján (People Hub) a kiválasztott személy nevére, fotójára kattintva a felhasználó valós időben a dokumentum azon részére ugorhat, amelyen az adott kolléga éppen dolgozik. Megjelennek a kijelölt munkatárs elérhetőségei is, így a megfelelő ikonra kattintva a felhasználó Skype for Business hívást kezdeményezhet, és abba további kollégákat is meghívhat.
Sajnos, ezek az újdonságok csak a Windows alapú gépekre telepített Office 2016 Office 365 kliensében érhetők el. A Microsoft újításának köszönhetően azonban akkor sincs veszve minden, ha a felhasználó Windows Phone, iOS vagy Android operációs rendszeren futó Office applikációban módosítana dokumentumot. Miközben dolgozik, az Office kitalálja, hogy milyen műveleteket szeretne még végrehajtani, és azokhoz gyorsgombot jelenít meg a doksi alján, így nem kell egy zötykölődő taxi hátsó ülésén a zsúfolt menükben bogarászni.
Hangfelvétel rögzítő funkcióval bővítette a Microsoft a OneNote for Windows Phone alkalmazást is, igaz, nem a valós idejű hangjegyzet-készítéssel, amely az asztali változatban használható, de kezdetnek ez is megteszi.
Mindez pedig azért fontos, mert az új eszközökkel nem csupán az deríthető ki, hogy egy csapat tagjai közül ki milyen változtatást végzett egy-egy dokumentumon, mivel járult hozzá a közös teljesítményhez, hanem segítségükkel a félrecsúszott projektek is könnyebben visszaterelhetők a gyorssávba.
