Mindenekelőtt az üzleti és informatikai vezetőknek kell egyezségre jutniuk abban, hogy a felhasználókat miként támogathatnák a legjobban az adatokon alapuló döntések hatékony és felelősségteljes meghozatalában - ez a vállalati szintű önkiszolgáló BI-környezet irányításának alapja, szögezi le fehér könyvében (Delivering Governed Self-Service BI across the Enterprise) a hollandiai székhelyű Pyramid Analytics, a BI Office Suite analitikai platform szállítója. A döntéstámogatás mellett ebben a környezetben az analitika vezérli az interakciókat és a folyamatokat is a jobb üzleti kimenetel érdekében. Az önkiszolgáló BI olyan csoportos kezdeményezés, amely tekintettel van a szervezeti és az egyéni igényekre, a jelentéskészítés valamennyi használati esetére, és kiszolgálásukban egyensúlyt teremt. Mivel a vállalat legtöbb alkalmazottjának munkáját ez a környezet fogja támogatni, az önkiszolgáló BI alapfeltételének számító irányításhoz a jelentéskészítés szervezeti kultúrájának továbbfejlesztése is szükséges.
Számos kockázattal jár a vállalatra nézve, ha ez nem sikerül: nem tud eleget tenni a törvényi megfelelés, a biztonság és az adatvédelem követelményeinek, alkalmazottai rossz döntéseket hoznak az idejétmúlt, pontatlan vagy hiányos adatok alapján, az adatok ellenőrizetlenül elburjánzó másolatai lehetetlenné teszik a tisztánlátást. Ilyen kaotikus körülmények között az adatmodellek, az üzleti logika és a mérőszámok újrahasznosítása sem lehetséges, ami a hatékonyság rovására megy, auditáláskor nehézségbe ütközik az adatok eredetének és változásának tanúsítása, továbbá problémák adódnak a környezet méretezésével és üzemeltetésével összefüggésben is.
Irányítás az első naptól
Utólag igen költségesnek és körülményesnek bizonyulhat az önkiszolgáló BI-környezet működési hibáinak javítása, ha a felhasználók egyszer már létrehozták saját adatmodelljeiket és jelentéseiket. Sokkal okosabb, ha a vállalat kezdettől fogva az irányítást tartja szem előtt, amikor a környezet kialakításába kezd. Ugyanakkor arról sem feledkezhet meg, hogy az irányítás nem vezethető be egyetlen, időben behatárolt projekt során, hanem egy véget nem érő folyamat. Gyakorlat, amelynek szüntelenül fejlődnie kell, hogy megadhassa a transzparenciát, amely az adatvezérelt, tudatos és lelkiismeretes üzleti kultúra lényegi eleme, figyelmeztet a Pyramid Analytics.
Ha az embereket, a folyamatokat és az eszközöket a vállalat az irányítás keretrendszerébe foglalja, akkor megvédheti üzleti szempontból kritikus adatkészleteinek integritását és
megbízhatóságát, miközben azt a széles körű hozzáférést is megadhatja alkalmazottainak, amely szükséges az agilis döntéshozás támogatásához. A jól felépített irányítás folyamatai ezért megfelelően kezelik a változásokat, követik a verziókat, és szabályozzák a jóváhagyás munkafolyamatát, valamint a felhasználók oktatását, ugyanakkor népszerűsítik is a döntések adatokkal történő alátámasztását.
Következésképp egy nagyvállalati szintre kiterjeszthető, önkiszolgáló BI-platformnak mindezt megfelelő funkciókkal kell támogatnia. A beszerzésre és bevezetésre készülő szervezetnek ezért olyan képességeket kell keresnie a megoldások kiértékelésekor, mint például a jogosultságok részletekbe menő szabályozhatósága - a bejelentkezéstől kezdve a tartalom létrehozásán, szerkesztésén, megosztásán, letöltésén és megtekintésén át a törlésig -, az engedélyezett adatforrások kijelölése, a hivatalos tartalom migrálására és visszapörgetésére is kiterjedő verziókövetés, az adatok eredetének követése, az adatokat hosszú távon is pontosan használó, lassan változó dimenziókkal bíró adatmodellek létrehozásának lehetősége, a jelentéseket kontextusba helyező együttműködés és kapcsolattartás, valamint az adatmigráció és -exportálás támogatása, az integrációs API-k, továbbá a környezet kiterjesztését és felügyeletét segítő, adminisztrációs eszközök megléte.
Keretrendszer öt pilléren
A keretrendszer, amelyen az irányítás alá vont önkiszolgáló BI-környezet az adatokból kinyerhető információ értékét a szervezet törvényi megfelelési, adatkezelési és -védelmi kötelezettségeivel egyensúlyozza, öt területre - az alapokra, az emberekre, a folyamatokra, valamint a technológiára és az elszámoltathatóságra - terjed ki. Ha a vállalat bármelyiküket is mellőzi az önkiszolgáló BI-platform bevezetésekor, az irányítás csupán irányelvek halmaza marad, amelyeket senki sem követ végig.
Kiindulásképp az önkiszolgáló BI-környezet kialakítása és irányítása a felsővezetés támogatását feltételezi, mivel az új folyamatok megtervezéséhez és bevezetéséhez elkötelezettség, költségkeret és időbeli ráfordítás is szükséges. Minthogy az önkiszolgáló BI kulturális változást hoz a szervezet életébe, a felsővezetői támogatás a fejlesztés stratégiai jelentőségét is kiemeli, és ezzel segíti annak elfogadtatását az alkalmazottak körében. Erre pedig szükség lesz, mert a vállalati szintű önkiszolgáló BI-környezet üzletágakon ível át, amelyek idegenkedhetnek a gondolattól, hogy adataikat napi szinten, közvetlenül megosszák más területekkel.
Noha a megközelítés vállalatonként eltérő lehet, a vállalati szintű BI-környezet irányításáért felelő csapatot jellemzően a következő szerepkörökben dolgozó emberekből állítják fel. A program felsővezető szponzora a stratégiai irányításért és az erőforrások hozzárendeléséért felel. A vállalat IT-osztályának munkatársai az üzemeltetés és az adatforrás-elérés szabályozása körüli teendőket látják el. A BI- és analitikai csapatok iránymutató kompetencia-központot alkotnak, amely többek között ismerteti a jelentéskészítésre vonatkozó megfelelési követelményeket és az eszközhasználat szabályait, továbbá megszervezi és lebonyolítja az alkalmazottak oktatását. Az üzletágvezetők az önkiszolgáló BI-platform funkcionális követelményeinek meghatározásában jutnak fontos szerephez, és szervezeti egységükön belül kulcsfelhasználókat is kijelölnek, akik segíteni tudnak kollégáiknak, továbbá az önkiszolgáló BI-platform használata során előállított tartalom, a jelentések és műszerfalak életciklusát is kezelik.
Legcélszerűbb, ha a vállalat lépésenként vezeti be az önkiszolgáló BI-platformot és alakítja ki a környezet irányítását. Egyetlen üzleti területen belül, kisebb projekttel indít, amely gyorsan eredményt hoz, majd a tapasztalatokat hasznosítva, fokozatosan von be újabb üzleti egységeket és felhasználói csoportokat, folyamatosan frissítve az irányítás szabályait.
Az önkiszolgáló BI értékének és kockázatainak egyensúlyban tartásához érdemes osztályozni a készülő jelentéseket, mert ez a felhasználók tájékozódását és a munkafolyamatok frissítését is segíti, mutat rá a Pyramid Analytics.
Ha egy jelentés alkalmi jellegű, vagy egyetlen személy, illetve kisebb munkacsoport számára készül, akkor kevésbé szükséges szabályozni, és a jóváhagyás folyamata is rövidebb lesz. Ezzel szemben egy állandó, vállalatszerte több döntéshozó munkáját támogató jelentés már sokkal kötöttebb munkafolyamatokat feltételez az adatforrás-használat, a számításvégzés, a verziókövetés, az engedélyezés és a közzététel vonatkozásában. A legszigorúbb irányítás alá sorolt jelentések készítése pedig jellemzően a vállalat analitikai szakembereinek hatáskörében marad.
Mindezek a folyamatok vállalatonként másképp épülnek fel, de az alkalmazottaknak bizonyos mértékű oktatásra szükségük lesz ahhoz, hogy megismerjék, begyakorolják őket. Sokat segíthet ebben egy portál felállítása, amelyen a felhasználók minden információt megtalálnak az elérhető eszközökről és a támogatást adó kollégákról is, akikkel kapcsolatba léphetnek, ha nehézségbe ütköznek.
A technológia vonatkozásában a fentiekben már említettük a funkciókat, amelyekkel egy platform hathatósan támogathatja a vállalati szintű önkiszolgáló BI-környezet kialakítását és irányítását. Számításba kell venni azonban, hogy a platformot a megfelelő szerver- és tárolóinfrastruktúrától kezdve az adatkapcsolatok kialakításán át a biztonsági mentésig és visszaállításig sok tekintetben ki kell majd egészíteni. Hasznos a homokozók beiktatása is, amelyekben a felhasználók válogatott adatokkal kísérletezhetnek anélkül, hogy a forrásrendszerek működését veszélyeztetnék.
Nem utolsósorban az önkiszolgáló BI-környezet sikeres működéséhez szükséges a használat folyamatos monitorozása és jelentése a felsővezetés, valamint az irányításért felelő csapat többi tagja felé. Az irányítás részeként ehhez mérőszámokat, és olyan riasztásküldő mechanizmusokat is meg kell határozni, amelyek értesítik a vezetőket a szabályok megsértéséről. Az önkiszolgáló BI-környezet használatában mutatkozó trendek és problémák egy irányítói műszerfalon követhetők a legjobban, amelyen a vállalati szinten összesített adatokból az egyes üzletágak szintjére is le lehet fúrni.
Ha az önkiszolgáló BI-környezet kialakításakor a vállalat mind az öt területre gondot fordít, akkor a felhasználók minőségi, releváns és megbízható adatokkal alapozhatják meg döntéseiket, és azt is meg fogják érteni, hogy a jelentések készítésekor és megosztásakor felelősségteljesen kell eljárniuk.
