Akár segít ebben a munkában egy külső, technológia- és szállító független tanácsadó, akár nem, a következő forgatókönyv biztosan jó alapot ad a munkára. A nem létező Magyar Termelő Mintavállalat Kft. (MTM) példáján kövessük végig a folyamatot.
A képzeletbeli MTM kft. 5 milliárdos árbevételű termelő cég, 250 alkalmazottal. Vidéken működik, egy telephelyen, az exportarány 70 % feletti. A 3 tulajdonos egy tapasztalt ügyvezetőre bízta a céget. A cégnél 50 szellemi foglalkozású, és 200 fizikai dolgozó van. Az 5 hónapos kiválasztási időszak végére kiválasztották "ZZZ" ERP rendszert, melynek a következő moduljait vezetik be első fázisban: főkönyv, tárgyi eszköz, kontrolling, számlázás, készletgazdálkodás, projekt, termelés, beszerzés, értékesítés, EKAER és banki interfészek. A karbantartás, CRM, BI, CRM, ügyfélportál, éves tervezés funkciókat a következő fázisban szeretnék bevezetni, hiszen ismerik a mondást: akkor projektet tervezz csak, amekkorát képes vagy átlátni és sikerre vinni.
Projektvezetőnek az informatikai vezetőt, Józsit kérték fel, aki már 6 éve a cégnél dolgozik. Józsi fejlesztette az egyedi ügyviteli rendszert, amit eddig a termelésben használtak, illetve üzemelteti 2 kollégájával a dobozos könyvelő, számlázó szoftvereket, az interfészeket, és egyáltalán, próbálja életben tartani ezt a katyvaszt.
Az ember a lényeg, az ERP csak eszköz
János, a tapasztalt ügyvezető számos más cégvezetővel (és a független, ügyfél oldali tanácsadóval) történt beszélgetések alapján tudja, hogy a következő 12 hónap kritikus pontja az EMBER. Nem, sosem a szoftver az, mindig csak az ember.
Tehát szán időt arra, hogy beszélgessen a fontos kollégákkal, vezetőkkel és informális hangadókkal arról, hogy a cég folyamatai megváltoznak majd, de ezek pozitív változások. Formális és informális keretek között erősíti meg az elkötelezettségét a projekt és a projektvezető személye mellett, kéri a munkatársak teljes körű támogatását, türelmét és bölcs előrelátását, hogy álljanak a változások mellé. Motiválja őket arra, hogy legyenek kreatívak és elfogadóak. Megdicséri őket minden apró feladat elvégzésekor, hogy érezzék, rajta tartja a szemét a projekten, hiszen ez az év legfontosabb projektje a cég életében. Minden dokumentumot elolvas, minden fontosabb találkozón részt vesz. A projektben részt vevő kollégák egy Megbízó levelet kapnak, melyben benne van, mi lesz a dolguk, és mit kapnak akkor, ha a kitűzött projekt cél teljesül. Nem mindig pénzről beszélünk, extra szabadnapok, egy külföldi fizetett nyelvtanfolyam, egy céges autó csere gyakran épp elég ahhoz, hogy a kollégák hozzáállását felturbózzuk.
A projektszervezet kibővítése
Már a kiválasztási szakaszban is bevontak mintegy 30 dolgozót. A bevezetési időszak első fázisában azonban már minden leendő kulcsfelhasználót is érdemes további munkatársakat aktivizálni.
De ki is a kulcsfelhasználó?
Az ERP rendszer ideális kulcsfelhasználója olyan munkavállaló, aki a cég üzleti folyamataiban jelentős szerepet játszik, jó eséllyel legalább 1-2 éve a cégnél dolgozik, átlátja legalább a saját üzleti területének működését, ismeri a cég stratégiai céljait, és képes minden fontosabb szoftvert legalább felhasználói szinten működtetni.
A projektben egy kiemelten fontos szerep jut nekik: a szoftvercég modultanácsadóival közösen kell meghatározni a Követelményjegyzékben már szereplő igények HOGYAN-ját, vagyis hogy pontosan hogyan fognak felépülni a vállalat üzleti funkciói az új rendszerben. Meg kell ismernie tehát az ERP szoftver hozzá tartozó moduljainak funkcionalitását és azt, hogy mik a korlátai, mik azok a funkciók, amiket ő is tud változtatni egyszerű beállításokkal, és mik azok, amihez már a szoftverszállító szakértőinek segítsége szüksége. A kulcsfelhasználó szerepe azonban itt nem áll meg, hiszen a legtöbb ERP rendszer bevezetésnél a szoftverszállító jellemzően csak a kulcsfelhasználók oktatását vállalja el, így a végfelhasználói oktatás általában már az ő feladatuk. Persze, ha okosan kötötték meg a szerződéseket, akkor legalább az oktatási segédanyagok elkészítése a szállító feladata. Ha nem, hát akkor elképesztően sok munkát rakunk a kulcsfelhasználóink nyakába.
A projekt szkópolás, vagyis mi van a csomagban és mi nem?
Józsi és a munka (team) területvezetők (ideális esetben a független ügyfél oldali tanácsadóval közösen) 2 hónap alatt egy részletes, 30-50 oldalas, strukturált dokumentumot állítottak össze, a cég folyamatainak, igényeinek és problémáinak részletes bemutatásával. Ez a dokumentum a szerződések szakmai melléklete is. A projekt sikerének egyik kulcsa, hogy tartsuk magunkat az abban foglaltakhoz, vagyis ne bővítsük, ne változtassuk meg azt, viszont minden abban foglalt, fontos területet fedjük le a projekt végére.
Részletes projektterv
Egy átlagos ERP bevezetés 7-14 hónapig is eltart. Ez sok időnek tűnhet, pedig nem az. Ahogy a focimeccseket sem úgy játsszák, hogy tart, amíg tart, hanem pontos időtervvel: pont így érdemes az ERP rendszer bevezetését is elkezdeni. Részletesen, legalább egy Ms. Excel táblában (Ms. Project még jobb, ha van) meg kell tervezni, hogy mikor mi fog történni, kinek pontosan milyen határidővel mit kell megtennie, milyen dokumentumok születnek, és azt mikorra kell kommentelve visszaküldeni a szoftverszállítónak. A projektterv persze változik, érdemes a változásokat jól dokumentálni. Fontos pl. a munkatársak szabadság és üzleti útjait is figyelemmel kísérni a kis belső naptárunkban, legalább 2-3 hónapra előre. Érdemes már az adatmigrációs feladatok, a migrálandó adatok körét, a migráció módjának megtervezését, előkészítését a projekt elején elkezdeni, hiszen az adatvagyon bővítés és a profi kontrolling alapja a törzsadatok (vevők, szállítók, cikkek) és annak jól átgondolt struktúrája.
Az oktatási feladatokra elég időt kell hagyni, a tesztelésre úgyszintén. A tesztelési folyamat egészen elképesztően fontos: elég, ha csak egy-két kisebb fejlesztéssel járó, de üzletileg kritikus folyamatot, interfészt nem teszteltünk ki, és akár valódi üzleti veszteséget is okozhatunk a vállalatnak.
Projektszoba és infrastruktúra
Mire elkezdjük a projektet, legalább egy, de inkább 2 dedikált szobát, tárgyalót rendezzünk be, melyre a projektterv alapján legalább heti 2-3 napot foglaljunk is be előre. Itt persze legyen erős wifi elérés, projektor, flipchart. A szállító munkatársainak előre adjunk elérést a wifi-hez, alakítsunk ki a belső hálózaton egy könyvtárstruktúrát, ahol a teljes projekt dokumentáció elérhető. Gondoljuk át, kinek adunk ehhez hozzáférést írásra vagy csupán betekintésre.
Projektkommunikáció
Józsi, a projektvezető kialakítja a levelező csoportot a projektben dolgozóknak. Lesz külön csoport a projekt vezetőknek (a független tanácsadóval együtt), a team-vezetőknek, a kulcsfelhasználóknak, és egy "mindenkinek".
A dokumentumokat nem érdemes a bevezetés során e-maileken köröztetni, mert nagyon nehezen lehet egy idő után a napi 30-40 e-mailt kezelni. A legtöbb ERP szállítónak van saját dokumentumkezelő rendszere, még a szerződéses időszakban érdemes ezt tisztázni, és kérni hozzáférést a munkatársaknak a projekt idejére. A legjobb, ha ez magán az ERP rendszer projekt modulján belül történik, így rögtön már a rendszer használatának alapjait is észrevétlenül elsajátítják a munkatársak.
Az egykapus kapcsolattartás nagyon hasznos: vagyis, lehetőleg minden információ a két projektvezetőn keresztül áramoljon, ezzel is biztosítva a lehetőséget, hogy kontrollálni tudják a történéseket.
A szerzőről:
Kulcsár Alexandra a Norex ERP technológia- és szállító-független informatikai tanácsadó oldal tulajdonosa, a Computerworld online ERP blogját vezető szakértője, a Magyar Startup Kézikönyv társszerzője. 20 év alatt mintegy 100+ ERP projektben szerzett tapasztalatait magyar és nemzetközi tulajdonú termelő és szolgáltató cégeknél hasznosítja. Kérdése van? Írjon az info@norexerp.hu e-mail címre.
