Komoly kihívást jelenthet mind az informatikai vezetők, mind az alkalmazottak számára a termelékenység fenntartása, az alapvető informatikai szolgáltatások nonstop működtetése a vészhelyzet teljes ideje alatt. John Edwards, a CIO.com portál munkatársa szakértőket kérdezett meg arról, miképpen tartható fenn a működőképesség még a legnehezebb időkben is.
Legyünk jól szervezettek!
Szinte minden informatikai tevékenység végezhető távolról, feltéve, hogy a feladatok nem igényelnek személyes beavatkozást a vállalati infrastruktúrában. - A tervezési értekezleteknél továbbra is a legjobb megoldás a személyes részvétel, de ezeket a megbeszéléseket otthonról is megfelelő módon meg lehet valósítani képernyőmegosztással és online táblás eszközökkel, vélekedik Joe Wilson, a sok távmunkást alkalmazó Volare Systems szoftverfejlesztő cég tulajdonosa.
Minden szigorú normákkal és működési eljárásokkal rendelkező szervezet képes gyorsan létrehozni egy távolról dolgozó IT-csapatot, vagy ilyenné átalakítani a meglévő részleget, állítja Anita Williams Woolley, a Carnegie Mellon Egyetem Tepper Üzleti Iskolájának szervezeti viselkedéssel és elmélettel foglalkozó docense.
Patrick Costa, az orvosi költségmegosztó programot fejlesztő OneShareHealth informatikai igazgatója szerint a sikeres távmunkás IT-csapat megszervezése inkább vezetői, mint technológiai feladat. Az alkalmazottaival jó kapcsolatot kialakító CIO villámgyorsan össze tudja állítani a távolról dolgozó csapatot.
Válasszunk erős vezetőt!
- Az informatikai részleg felépítésétől, a működési egységek számától függően a távoli alkalmazottaknak egy vagy több vezetője lehet, akik a CIO-nak tartoznak beszámolással. A csoportvezetőt, függetlenül csapata feladatkörétől és méretétől, soha nem szabad kizárólag a műszaki képzettsége alapján kiválasztani, figyelmeztet Allison St. John, a Remote Leader Project társalapítója és vezérigazgatója. - A legfontosabb, hogy a csapatvezető rendelkezzen irányítási képességekkel, hogy a kiválóan képzett szakemberek a lehető leghatékonyabban végezhessék a munkájukat. Minden csapatvezetővel szemben elvárás a magas szintű szociális intelligencia és együttműködési képesség, amelyek fontossága megkétszereződik, ha a csapat tagjai, de legalábbis a többségük távolról dolgozik, jegyzi meg Woolley.
Készítsünk működési stratégiát!
Woolley az egzisztenciális fenyegetéssel szembesülő informatikai szervezeteket a kórházi riasztásra reagáló egészségügyi személyzethez hasonlítja. - Amikor a [kórházi] csapat belép a helyiségbe, egy már létező szabályrendszer írja elő nekik, ki lesz a vezető, milyen egyéb szerepeket kell betölteni, és milyen kritikus lépéseket kell végrehajtani, magyarázza. Hasonlóképpen az informatikai vezetőknek szükségük van valakire, aki koordinálja és segíti a távolról dolgozók munkáját.
Meetesh Karia, a biztosítási ajánlatokat összehasonlító The Zebra weboldal üzemeltetője rámutat arra, hogy a távoli csapatnak teljes feladatkörrel, autonómiával és felhatalmazással kell rendelkeznie a feladatok gyors és hatékony végrehajtásához. - Felelőssé kell tenni őket, ahogyan a csapat többi részét. Egy jól felépített távoli csapatnak képesnek kell lennie gyakorlatilag bármilyen feladat elvégzésére. - A siker titka annak a megfelelő meghatározása, milyen típusú munkákat kell szinkronban elvégezni magas szintű együttműködés mellett, illetve melyeket lehet felosztani, majd függetlenül és aszinkron módon elvégezni, jegyzi meg Woolley.
Mindkét esetben fontos, hogy minden fél egyesítse erejét ugyanazon célok elérése érdekében. Ha a célok nem egyértelműek, avagy egymásnak ellentmondóak, nehezen valósítható meg a produktív együttműködés. - Távoli munkavégzés esetén nehezebb felismerni és orvosolni a homályos célokat, figyelmeztet Woolley.
Építsünk ki szoros koordinációt!
A csapat összeállításakor a zavaró körülmények a cégeknél megszokott hierarchikus struktúra létrehozásával minimalizálhatók. - Gondoskodjunk róla, hogy megfelelő szakértelemmel rendelkező, alkalmas személyek alkossák a csapatot, és ügyeljünk arra, hogy a csapat tudja, ki milyen szakértelemmel bír, hogy szükség esetén bevethető legyen, tanácsolja Woolley.
Egyértelmű célokat kell kitűzni a csapat számára, olyan célokat, amelyeket minden fél megérthet és támogathat. - Ha a tagok a célok és a prioritások eltérő értelmezése alapján működnek, esetleg egymásnak ellentmondó céljaik vannak, az komoly problémákat fog okozni.
Össze kell hangolniuk a tevékenységüket, meg kell határozniuk, min dolgoznak közösen, mit osztanak fel, mit csinálnak külön, miképpen kezelik a váratlanul felmerülő problémákat. Woolley szerint tanulmányok kimutatták, hogy a legtermékenyebb csapatokra a "kitörés" jellemző, olyan időszak, amelynek során a résztvevők önállóan dolgoznak, és ezt a közös munka periódusai szakítják meg. Az ilyen csapatok gyakran mutatnak magasabb szintű reakciókészséget. - Amikor valaki üzenetet küld, a többiek azonnal válaszolnak. Ezzel szemben a kevésbé produktív csapatok ugyanannyi üzenetet cserélnek, de nagyobb késések vannak köztük, teszi hozzá Wooley.
Használjunk együttműködési platformot!
Az IT-alkalmazottak többsége számára az áttérés távoli munkavégzésre csupán annyit jelent, hogy az otthoni asztali számítógépet vagy laptopot megbízható internetkapcsolaton, azaz VPN-en keresztül csatlakoztatják a céges hálózathoz. Nagyobb kihívást csak az jelent, hogy olyan együttműködési platformot válasszunk, amely kielégíti a csapat tagjainak igényeit, ösztönzi az erőteljes interakciókat. - Népszerű együttműködési eszköznek nevezhető a Zoom és a Slack. Számos online munkacsoportos és projektmenedzsment-eszköz közül választhatunk. A fejlesztők számára a kódot általában a GitHub, a GitLab vagy a Bitbucket tárolja, jegyzi meg Wilson. A jó hír, hogy a legtöbb informatikai részleg több együttműködési eszközt is használ már rendszeresen az irodában. Ezek többsége ugyancsak jól alkalmazható a távoli munkavégzés során.
Ne hanyagoljuk el a biztonságot!
Amikor távmunkára térünk át, gondoskodnunk kell arról, hogy minden egyes személy megbízhatóan és biztonságosan hozzáférhessen a szükséges vállalati rendszerekhez és erőforrásokhoz. Fontos első lépés a távoli hozzáférés biztonságát garantáló óvintézkedések foganatosítása, például a kritikus rendszerek és adatok VPN mögé pozícionálása, tanácsolja Kevin Ruthen, a Support.com technológiai vezetője, majd hozzáteszi: használjunk többfaktoros azonosítást az illetéktelen hozzáférések megakadályozására. Fontos annak megkövetelése is, hogy a vállalati hálózathoz csatlakozó minden eszközön naprakész antivírusszoftver fusson.
Optimalizáljuk a kommunikációt!
Amikor egy csapat tagjai elszigetelten tevékenykednek, mindig fennáll a veszélye annak, hogy téves feltételezésekből és félreértésekből eredően romlik a teljesítmény, hiszen az otthonról dolgozók kimaradnak a megszokott ebédlői és folyosói beszélgetésekből. Jóllehet az élő konferenciahívások korántsem érnek föl a szokásos irodai kommunikációval, mégis alkalmat adhatnak a pletykák kibeszélésére és segíthetik a csapattagokat abban, hogy képbe kerüljenek a projektek és fejlesztések állapotáról.
Wilson szerint hiba, ha a csapattagok nem használnak webkamerát, nem látják egymást, Wooley viszont nem tulajdonít nagy jelentőséget a videós kommunikációnak. Szerinte a videókonferenciák kevésbé fontosak, mint azt sokan gondolják. - Kollégáimmal végeztünk egy kutatást, amely megállapította, hogy a csak hanggal kommunikáló csapatok ugyanolyan kollektív intelligenciával rendelkeznek, mint a videókonferenciát használók, sőt a videó bizonyos esetekben még rontja is az együttműködés hatékonyságát.
