“Must-have”globális pénzügyi menedzsment gyakorlatok

A sikeresség érdekében fel kell ismerniük azokat az üzleti kihívásokat és különbségeket, amelyek egy külföldi üzleti környezetben előfordulhatnak: a nemzetközi számviteli előírásoktól kezdve a nyelvi környezeten át a lokális és multinacionális számviteli problémákig. Napjainkban a globalizáció nem csupán az óriás vállalatokra van hatással, hanem a közepes méretű, sőt, a kisvállalatokra is, ugyanis ők is felismerték a többnyelvű, egyszerre több valutát kezelni képes pénzügyi rendszerek jelentőségét. A HATÁRON TÚLI ÉRTÉKESÍTÉSI FOLYAMATOK MENEDZSELÉSE A határon túli értékesítési folyamatok hatékony menedzseléséhez és a növekedés fellendítéséhez elengedhetetlen, hogy egyelten rendszeren belül tudjuk kezelni egyszerre több ország és vállalat folyamatait, többféle valutanem, adószabályozás figyelembe vételével, többféle nyelven, emellett képesek legyünk a fizetési mérlegek, költségvetések, előrejelzések menedzselésére, a szállítói- és ügyfél-aktivitások, illetve egyéb üzleti statisztikák monitorozására is. A vállalatoknak olyan rálátással kell rendelkezniük a pénzügyi folyamatokra, amely egyrészt elég mélyreható ahhoz, hogy részletekbe menő tájékoztatást biztosítson, másrészt elég széleskörű is az üzleti tranzakciók globális nyomon követéséhez. Ennek megvalósulásához pedig egy multidimenzionális modellstruktúrára van szükség. Ez különféle számviteli kódolási sémákat biztosít egyetlen vállalaton belül, ami a számlatükörnek olyan rugalmasságot kölcsönöz, amelynek révén a profitabilitás többféle szempont szerint is mérhető. Az egyes üzletágak így pontosan úgy mérhetik eredményességüket, ahogy azt kell, ugyanakkor az egyszerűsített főkönyvnek köszönhetően a pénzügyi adatok mindig egyenlegben vannak. Az üzleti szükségletek folyamatos változásokon mennek keresztül és egy multidimenzionális modell ehhez remekül tud alkalmazkodni. Például akkor, ha egy vállalatnak GAAP és IFRS szerint is könyvelnie kell, vagy az üzleti eredményességről különböző szempontok szerint kell beszámolót készítenie, különböző üzleti egységekre vetítve. Amennyiben egy vállalat nemrégiben esett át egy felvásárláson vagy egyesülésen, az új üzleti folyamatokat át kell vezetnie a számlatükörbe is. Ezen kívül, ahogy egyre kifinomultabbá válnak a menedzsment- és iparági gyakorlatok, a vállalatnak módosítania kell a profitra és teljesítményre vonatkozó KPI-okat (Key Performance Indicators – Kulcsfontosságú teljesítménymutatók) is. EGYSÉGESÍTETT FŐKÖNYVVEL EGY EGYSÉGES GLOBÁLIS PÉNZÜGYI RENDSZERÉRT Egy olyan pénzügyi rendszer, amely világszerte egységes verzióban érhető el, képes lesz biztosítani azt a kontrollt, amely az egész vállalaton átívelő konzisztencia megteremtéséhez szükséges. Emellett biztosítja azokat a képességeket és rugalmasságot is, amely kielégíti a specifikus helyi igények széles körét és világszerte megfelel a helyi számviteli eljárásoknak is. Ha egyetlen főkönyvben szerepelnek a Követelések, a Kötelezettségek és az Általános Főkönyv, nincs szükség egyszerre több nyilvántartási rendszerre, az alrendszerek közötti adategyeztetésekre és integrációra, és mindenki ugyanazokhoz a pontos, valós idejű adatokhoz férhet hozzá. Ha egy nemzetközi vállalat világszerte ugyanazt a rugalmas, a helyi számviteli előírásoknak és irányzatoknak megfelelni képes rendszert vezeti be, végre megvalósítható a megfelelő kontroll és konzisztencia a vállalati folyamatok kapcsán. Egy nemrégiben elkészült FSN tanulmány szerzője szerint: „Egy egységes főkönyvre épülő számviteli rendszer eredendően sokoldalú. Először is csökkenti a komplexitást és szükségtelenné teszi a folytonos integrációs feladatokat, mivel minden egyes tranzakciót fizikailag ugyanabban a környezetben kell rögzíteni. Ez pedig csökkenti az interfész költségeket is… Másodszor, lehetővé teszi a felhasználó által definiált tranzakciók könnyebb feldolgozását és riportolását… Harmadszor, azáltal, hogy minden módosítás egyetlen rendszeren belül történik, ez az egységesített főkönyvbe kerülő minden féle tranzakció számára egy közös felhasználói interfészt biztosít. Ez az architektúra egy olyan adaptálható és megbízható alapot jelent, amely mindenhol képes érvényesíteni a vállalati szabványokat és kontroll folyamatokat (az adatok konzisztens megbízhatósága révén), a végtelenségig bővíthető és minden felhasználó számára könnyen megtanulható.” ZÖKKENŐMENTES INTEGRÁCIÓ A VÁLLALAT TÖBBI RENDSZERÉVEL EGY KONSZOLIDÁLT, GLOBÁLIS RIPORTINGÉRT Az agilis jelentéskészítési funkciók létfontosságúak a lekérdezési, riporting és üzleti intelligencia eszközök széles spektrumában. Ezek lehetnek többek között beépített riporting- és böngészési funkciók, vagy akár kiterjedt, multidimenzionális analitikai megoldások is. Az egyszerű és zökkenőmentes integráció kulcsfontosságú. Ha egy vállalat integrálja meglévő ERP vagy egy üzleti rendszerét egy számviteli rendszerrel, akkor létrehozhat egy egységes, konszolidált rendszert a törvényi előírások szerinti- és a menedzsment riporting számára. Ha nem valósul meg egy ilyen szintű integráció, az alfőkönyvek a központi pénzügyi rendszeren kívül működnek, ami adategyeztetési kihívások (tranzakció egyeztetés és naplóbejegyzések) elé állítják a pénzügyi részleget, főként a nagy adatforgalommal dolgozó környezetekben. Az integrációnak sokféle fokozata van és épp ez az, amely megkülönbözteti egymástól a rendszereket. Mivel egy vállalat számos integráció-típus közül választhat, lehetővé válik a globális rendszerek hatékony együttműködése. Nagyon fontos, hogy minden adatátvitel átlátható és validálható legyen az adatáramlás teljességének és pontosságának, illetve az interfészek folyamatos készenlétének biztosítása érdekében, függetlenül attól, ki végzi el az integrációt. A webszolgáltatások kulcsfontosságúak a sikeres integráció kiépítésében és az egyéni igények kielégítésében, legyenek bárhol is az alkalmazások fizikai értelemben és legyenek bármilyenek is az alapul szolgáló technikai platformok. A sikeres integráció a best-of-class rendszerek legfelsőbb szintű funkcionalitását biztosítja, egy konzisztens felhasználói interfésszel egyetemben, amely a teljes vállalatcsoportban maximalizálja rugalmasságot és az eredményességet. AZ IKEA MULTINACIONÁLIS TERJESZKEDÉSE MÖGÖTT ÁLLÓ PÉNZÜGYI SZOFTVER STRATÉGIA Az IKEA mára a világ egyik legismertebb kiskereskedelmi márkájává vált. A cég egyúttal viszonyítási alapot is jelent azon vállalatok számára, amelyek a globális piactéren kívánnak érvényesülni és az országhatáron túl szeretnének terjeszkedni. Azáltal, hogy új országokban és piacokon jelent meg, a vállalat néhány komplex kihívással szembesült – a különböző országok különböző pénzügyi rendszereket alkalmaztak, ami azt jelentette, hogy az adatokat különféle szisztémákban tárolták, így komoly nehézségekbe ütközött az IKEA számára, hogy valós képet kapjon a globális teljesítményről. A fejlesztések ezen szakaszában az IKEA tudta, hogy globálisan kell gondolkodnia és meg kell alkotnia egy olyan, biztos alapokat jelentő rendszer-stratégiát, amely képes a vállalattal együtt fejlődni és növekedni. Alapvető jelentőségű volt a vállalat számára, hogy képes legyen leegyszerűsíteni és standardizálni a számviteli folyamatokat minden országban, áruházban és pénzügyi részlegben. Az IKEA ezért úgy döntött, hogy világszerte egy egységes best-of-class pénzügyi rendszert vezet be a pénzügyi műveletek támogatására. Egyetlen, közös pénzügyi rendszerbe akarta konszolidálni az összes számviteli rendszerét, gyorsabbá, egyszerűbbé és pontosabbá téve ezáltal a számviteli folyamatokat. Az egységes Coda Financials rendszer bevezetésével – amely bárhonnan elérhető – a pénzügyi részlegek könnyedén megvalósították a shared service modellre való végleges áttérést. És ami még fontosabb, az IKEA kifejlesztett egy egységes, standard számlatükör formátumot is. Amint a vállalat kiterjesztette tevékenységét egy újabb országra, a pénzügyi részleg az interneten keresztül könnyedén hozzáfért a rendszerhez, letöltötte a számlatükör template-et és már el is kezdhette a munkát. Globálisan ez azt jelentette, hogy minden ország ugyanúgy rögzítette az adatokat, ugyanabban a rendszerben, ami nagyban megkönnyítette a számok összehasonlíthatóságát és a teljesítmény-elemzést. Az IKEA meglévő rendszerével való integráció révén a vállalat minden egyes áruházról valós idejű teljesítményadatokat kapott on-demand jelleggel. A Coda Financials által kínált robosztus architektúra zökkenőmentes integrációt biztosít más rendszerekkel, beleértve az értékesítési és bérszámfejtési rendszereket is, és pontos, valós idejű jelentéskészítést tesz lehetővé – a gyors növekedést megkönnyítő üzleti intelligenciát alkotva az IKEA számára.