Az üzleti típusú változások miatt akár használhatatlanná is válhat egy hagyományos ERP rendszer

A cloud computing és a vállalati technológiák növekvő konzumerizációja két olyan tényező, amelyek jelentős változásokat idéztek elő az ERP rendszerekben, és új lehetőségeket nyitottak meg a vállalatok előtt a munkatársaikkal, ügyfeleikkel, szállítóikkal és egyéb üzleti partnereikkel történő interakciók terén. E fejlődések ellenére a vállalati ERP rendszerek sok helyen elöregedtek és ahelyett, hogy hozzáadott értéket biztosítanának, inkább hátráltatják az üzleti növekedést. Ez gyakorta azért fordul elő, mert a vállalatok az ERP vásárlási döntések során nem mérlegelik előre azt, hogy vajon a választott megoldás képes lesz-e követni a folyamatos változások vállalati működésre gyakorolt hatásait. A Mint Jutras elemző cég által nemrégiben készített kutatás az ERP rendszerek módosításainak és karbantartásának költségeit vizsgálva azt a következtetést vonta le, hogy „A változáskövető achitekturális agilitás mindenki számára fontos, de a gyakori és nagyléptékű változásokkal szembesülő ERP használók számára alapvető jelentőségű.” A 240 üzleti és IT döntéshozó megkérdezésével zajlott felmérés szerint „ha egy üzleti jellegű változás csak közepes mértékű beavatkozást igényel egy ERP rendszerben, az általa okozott zavar az üzletmenetben akkor is romboló hatású: akár 15,6%-os árbevétel kiesést okozhat egy elhalasztott termékbevezetés miatt, 15,8% csökkenést a piaci értékelésben és akár 15,2%-os csökkentést az ügyfél elégedettségben.” „Komoly kockázatokat rejt magában egy, a változásokhoz nehezen adaptálható ERP rendszer. Gyakori tapasztalat, hogy az ügyfelek nem számolnak a folyamatos változások által okozott működési zavarokkal és azok járulékos költségeivel egy-egy ERP rendszer kiválasztása előtt. Csak a modern, szolgáltatás-centrikus ERP-k képesek biztosítani a szükséges rugalmasságot, és bevezetésük után radikálisan csökkenthető a későbbi adaptációs folyamatok költsége” - mondta Wehring Tamás, a UNIT4 CODA Hungary Kft. ügyvezetője. [b]Intő jelek[/b] [b]1. A vállalati folyamatok alkalmazkodnak a rendszer működéséhez, ami az eredményesség csökkenéséhez vezet [/b] A vállalatok túl sok időt töltenek azzal, hogy folyamatosan újratervezik üzleti folyamataikat annak érdekében, hogy azok illeszkedjenek meglévő ERP rendszerükhöz. Egy friss IDC tanulmány 167 döntéshozó válaszait összegzi a vállalati ERP rendszerek használatával és karbantartásával kapcsolatosan. Michael Fauscette, az IDC munkatársa elmondta: „Az ERP rendszerek módosításai zavarokat okoznak a vállalati működésben, és e működési zavaroknak költségvonzata van.” Az ERP rendszerek kiigazításához szükséges erőforrások kapcsán hozzátette: „az erőforrásigény jelentős lehet, ami hátrányosan érinti az operatív, profitteremtő üzleti tevékenységek előmenetelét.” [b]2. Gombamód szaporodnak az áthidaló megoldások[/b] Amikor a munkatársak egyre gyakrabban támaszkodnak különféle manuális rendszerekre a napi munkavégzés során - ami egyébként a meglévő rendszer folyamattámogatásának részét kellene, hogy képezze, itt az ideje a váltásnak. Egy átfogó, integrált, feladat-központú ERP megoldás alkalmazásával, amely képes bármilyen jellegű üzleti változás egyszerű, gyors és költséghatékony támogatására – legyen az tervezett, vagy váratlan -, a vállalatok manuális áthidaló megoldások nélkül biztosíthatják a pontos és valós idejű adatokat. [b]3. A nehezen módosítható ERP veszélyes mértékben követhetetlenné teszi az üzleti folyamatokat[/b] Minél több változásnak van kitéve vállalata – növekedés, terjeszkedés, felvásárlás, új termékek bevezetése, stb. -, Ön annál kevésbé lesz képben. A szükséges üzleti információk hiánya egyre nagyobb problémává válik, függetlenül attól, mennyi táblázatos kimutatással és manuális megoldással próbálja ezt áthidalni. [b]4. Túl erős a függés az ERP rendszer szállítójától[/b] A legtöbb ERP rendszer nem képes automatikusan támogatni az üzleti változásokat, és a változáskövetés miatt szükséges bármiféle változtatás a rendszerben csak jelentős, bonyolult és költséges programozási szintű munkával érhető el. Ezért van az, hogy a „nagy ERP szállítók” ügyfelei egyszer csak arra ébrednek rá, hogy teljes mértékben függővé váltak szoftverszállítójuktól és nem képesek hatékonyan versenyezni a piacon. [b]5. Az innováció hiánya[/b] Napjaink üzleti világában a szoftverszállítóknak innovatív termék- és szoftverelérési stratégiákat kell kidolgozniuk. Fejlesztenek vajon olyan mobil és közösségi applikációkat, amelyek előnyösek lehetnek az Ön számára a jövőben? Leegyszerűsítik vajon jövőbeli upgrade-folyamataikat, amelynek keretében több hozzáadott értéket képesek biztosítani rövidebb idő alatt, költséghatékonyabban a felhasználók számára? És ami a legfontosabb: vajon az Ön ERP szállítója vajon képest olyan rugalmas szoftverelérési opciókat biztosítani, mint például a cloud infrastruktúrára történő gyors és költséghatékony átállás? [b]A legjobb ERP rendszerekkel kezükbe vehetik az irányítást a felhasználók[/b] A már hivatkozott IDC tanulmány legfontosabb megállapításai: • „Az üzleti típusú változások miatt a válaszadók 15% arra kényszerült, hogy újratelepítse ERP rendszerét. Ezek 60%-a több mint 2,5 millió dollárt költött ilyen típusú beruházásokra.“ • „A rendszermódosítások költsége nem csak direkt módon jelentkezik, hanem olyan indirekt költségelemeket is tartalmaz, mint például a termelékenység-csökkenés.” • „Az ERP rendszerek karbantartásának és az üzleti változásokhoz történő adaptálásának költsége átlagosan 1,2 millió dollár, ám extrém esetben ez évente 4,1 millió dolláros kiadás is lehet.” Az ERP beszerzéshez kapcsolódó hagyományos kritériumrendszer túl nagy jelentőséget tulajdonít a teljes birtoklási költségnek (Total Cost of Ownership – TCO), miközben gyakran figyelmen kívül hagy egy alapvető mérőszámot, a változások teljes költségét (Total Cost of Change – TCC). A TCC az ERP rendszerben szükséges módosítások költségének mérőszáma. Milyen gyorsan végezhetők el a kiigazítások a rendszerben és milyen nehézségeket okoz egy-egy ilyen változás a vállalaton belül? Az üzleti változások akár már az implementáció folyamán is működési zavarokat és költségvetés-túllépést okozhatnak. Szinte abban a pillanatban, hogy a project team elhagyta a helyszínt, a folyamatos változások máris idejétmúlttá és hasznavehetetlenné tehetik a vadonatúj ERP rendszert. Ha a kiigazítások túl sok időbe és pénzbe kerülnek, ez az üzletmenetre nézve nagyon kedvezőtlen következménnyel járhat.