Automatizált elektronikus számlakezelés

Az elektronikus számlázás terjedése mellett a papíron kibocsátott számlák továbbra is többségben vannak, számos esetben a vevő kérésére. Ezen számlák kezelése az evidensnek tűnő papír és nyomtatási költségek mellett több egyéb szervezési feladatot is magában rejt. Ezek a nehézségek azonban ritkán kerülnek felszínre, hiszen a már megszokott, bevált működés részei. Míg az elektronikus számlák esetében a kiállítást követően azok automatikusan jutnak el a vevőhöz az előre meghatározott kézbesítési csatornán keresztül - legyen szó akár e-mailben történő kiküldésről, akár weboldalon keresztüli publikálásról - addig ugyanez a papír számlák esetében bonyolultabb lehet. A papír számlák esetében külön feladatot jelent gondoskodni az archiválásról, akár elektronikus, akár hagyományos módon történik. Emellett számos cég optimalizálja nyomtatási és postázási költségeit nagytömegű számla kibocsátás esetén e feladatok kiszervezésével, amely mellett azonban ugyanúgy megjelennek az eseti, naponta azonnal kiküldendő számlák is. Hasonló a helyzet a Prímagáz Zrt.-nél is, ahol a központi számlázó rendszerben előállított elektronikus és papír számlák kézbesítésére, archiválására kerestek megoldást. A papír számlák esetében külön igény merült fel a helyben nyomtatott-azonnal postázandó, illetve a nyomdában készülő számlák egységes módon történő kezelésére. A Prímagáz felismerte, hogy komplex számlázási folyamatainak támogatásához nem egyszerűen elektronikus számla állomány előállításra, illetve archiválásra van szüksége, hanem olyan megoldásra, amely képes a teljes számla előállítási folyamat automatizálását biztosítani. Ennek eredményeképp született döntés a FusionR EDM megoldás mellett. Az R&R Software által fejlesztett FusionR EDM olyan, széleskörű szolgáltatásokat nyújtó dokumentum menedzsment megoldás, amely a számlakép elkészültét követően képes a folyamat automatizált elvégzésére. A Prímagáz esetében az elektronikus dokumentumkezelő rendszer átveszi a számlaképet és a számla adatokat a számlázó rendszerből, majd a számla adatai alapján gondoskodik annak törvényi előírásoknak megfelelő, fokozott biztonságú tanúsítvánnyal és elektronikus időbélyeggel történő archiválásáról, szükség esetén nyomda felé történő továbbításáról, leképezve és végrehajtva a teljes számla előállítás utáni folyamatot. A FusionR EDM által nyújtott funkciók természetesen nem korlátozódnak számlák kezelésére, de a tapasztalatok alapján a legnagyobb és leggyorsabban realizálható nyereség ezen a területen érhető el.