Cikksorozatunkban már olvashattak arról, hogy a vállalati informatika területét is meghatározó, új trendek hatására – a mobilitás és a felhőalapú szolgáltatások, az alkalmazottak saját tulajdonában levő digitális eszközök, okostelefonok és tabletek megjelenése a munkahelyen, valamint a közösségi hálók népszerűsége – az infómunkások minden eddiginél könnyebben, az IT-osztályt megkerülve, önállóan is választhatnak, vásárolhatnak és használhatnak szolgáltatásokat feladataik elvégzéséhez. Mindez mára oda vezetett, hogy az infómunkások igen hatékonyan és sikeresen bontják le a vállalati és személyes technológiák között húzódó határvonalat.
A nyilvános felhőben elérhető közösségi kommunikációs és kollaborációs eszközök (angol gyűjtőnevükön social tools) egyre nagyobb felhasználói táborra lelnek a nagyvállalati szektorban dolgozó alkalmazottak körében is. A közösségi eszközöket használó munkavállalók ugyanis a vállalati menedzsmentet és az IT-vezetést egyaránt megelőzve ébredtek rá arra, hogy a felhőben futó, könnyedén birtokba vehető szolgáltatások, közösségi eszközök használata nemcsak számukra jelent hatékonyságnövelő újítást, innovációt a munkavégzés terén, hanem az őket foglalkoztató szervezet versenyképességét is erősítheti.
Infómunkás, a közösségi lény
Napjainkban az email mellett már megjelentek és egyre inkább hódítanak azok a kommunikációs szolgáltatások, amelyekkel a levelezéshez képest gyorsabban, közvetlenebb és hatékonyabb módon tarthatunk kapcsolatot, nemcsak ismerőseinkkel, hanem munkatársainkkal, vállalatunk ügyfeleivel is, egyszerűbben oszthatunk meg információkat, és eredményesebben hangolhatjuk össze a projektcsapat tagjainak munkáját, menedzselhetjük a projekteket, mint a korábban megszokott lánclevelezéssel.
A teljesség igénye nélkül a Box, a Dropbox, a Google Apps és Drive, a Huddle, a Jive, a Kaltura, a LinkedIn, a MangoApps, a Salesforce Chatter, a Socialcast, a Tibbr és a Yammer (a listát még hosszan folytathatnánk) kifejezetten népszerűek az információkkal dolgozó, fiatal infómunkások körében. A Microsoft egyik tavalyi felmérése során a felhasználók 46 százaléka nyilatkozott úgy, hogy a közösségi eszközök használata növeli a termelékenységet, segítségükkel hatékonyabban tudja munkáját végezni. Ennek ellenére a megkérdezettek 34 százaléka azt tapasztalta, hogy vállalatának vezetői nem értékelik a közösségi eszközök előnyeit.
Pontosan mire is használják az infómunkások ezeket az új eszközöket? A vállalati email-kliensek megjelenése óta ugyanis az alapvető igények nem sokat változtak, a legfontosabb továbbra is a munkavállalók közötti hatékony kommunikáció. Napjainkban azonban az infómunkások új nemzedéke már nem kizárólag a levelezést és a telefonálást használja erre a célra, sok helyzetben más csatornákat és eszközöket részesít előnyben. Hasonlóan fontos a dokumentumok, esetenként nagyméretű fájlok, például videók megosztása, illetve azok csoportos használata, verziókövetése, amelyek levélhez csatolva aligha lennének továbbíthatók, erre a felhőalapú tárhelyszolgáltatások adnak megoldást. És akkor nem említettük még az ügyfelekkel és beszállítókkal történő kapcsolattartást, ami legalább ennyire fontos a vállalat eredményes működése szempontjából, és bizonyos területeken szintén a közösségi csatornákra terelődik.
Kár, hogy egy nemrégi McAffe-tanulmány (The Hidden Truth Behind Shadow IT: Six Trends Impacting Your Security Posture, Stratecast Frost & Sullivan, November 2013) szerint az esetek 80 százalékában az említett eszközöket az alkalmazottak a vállalat hivatalos IT-infrastruktúrájának keretein kívül, SaaS-szolgáltatás formájában használják, ezzel erősítve az árnyékinformatika jelenlétét, és az azt kísérő biztonsági kockázatokat a vállalati környezetben. Ezzel összecseng a Microsoft hivatkozott kutatása is, mely szerint a megkérdezettek 28 százaléka ismer olyan kollégát, aki a vállalati IT-szabályzat tiltása ellenére használ céges számítógépén vagy telefonján közösségi eszközöket.
A CIO dilemmája
Korábbi cikkünkben foglalkoztunk azokkal a kihívásokkal is, amelyekkel az árnyékinformatika térhódítása a jövő CIO-ját szembesíti. Nézzük most, hogy milyen körülmények vezethettek a mostani helyzethez.
A tipikus vállalati infómunkásról, aki tudja, hogy mi a különbség a cappuccino és a cafe latte között (szerintem semmi, de az egyik állítólag sok tejhabbal, kevés tejjel készül, míg a másik éppen fordítva), nem állíthatjuk, hogy szándékosan keresi az alkalmat a vállalati szabályok megszegésére. Sokkal inkább arról van szó, hogy a közösségi eszközök egyszerűen nagyon hatékonyak – letisztult kezelőfelületükön rendkívül könnyen elsajátítható a funkciók használata, és ténylegesen termelékenységnövekedést eredményeznek, így nehéz nekik ellenállni.
Napjaink infómunkásai – átlagéletkorukat tekintve – már valamennyien az internetes technológiákon nőttek fel, használatukat kézenfekvőnek tekintik. A vállalati menedzsment, az IT-vezetés ilyen körülmények között gyakran nehezen találja meg a hangot, amelyen hitelesen és eredményesen kommunikálhatná a közösségi eszközök használatát kísérő biztonsági kockázatokat, ezért a tiltáshoz folyamodik. Néhány nagy kockázatfaktorú iparágtól, például a bankszektortól eltekintve a közösségi eszközök munkahelyi használatának sima tiltása azonban nem a várt eredményt hozza. A vaskalapos szigor a munkavállalók körében olyan benyomást kelt, mintha a vezetőség amellett kötelezné el magát, hogy a vállalatnál a kockát gurítsák, és a gömböt emeljék.
A McAffee-jelentés készítői arra is kíváncsiak voltak, hogy az üzleti felhasználók, vagy az IT-üzemeltetés területén dolgozó informatikusok szegik-e meg gyakrabban a vállalati szabályzat közösségi eszközök használatára vonatkozó rendelkezéseit. Arra a figyelemre méltó eredményre jutottak, hogy az IT-osztály nagyobb arányban használ nem hivatalos SaaS-szolgáltatásokat, szabályzatban tiltott közösségi eszközöket, mint az üzleti oldal.
Mindez meglehetősen nagy dilemma elé állítja a jövő CIO-át, akinek egyszerre kell harcolnia az informatikai funkció szerepének és saját pozíciójának megőrzéséért, a vállalati adatvagyon biztonságos megőrzéséért, és a munkavállalók által igényelt, engedéllyel vagy anélkül használt kollaborációs eszközök ellenőrizhető keretek közé szorításáért.
A közösségi eszközök szervezetlen és felügyelet nélküli használata nagyvállalati környezetben óriási kockázatot jelent az adatbiztonság szempontjából. A spektrum az egyszerű adatszivárgástól a vállalat megítélését rontó, public relations katasztrófáig rendkívül széles. A jövő CIO-ja ezzel tisztában van természetesen, minthogy azzal is, hogy az IT-tájkép állandóan változik. A ma még nem elfogadott közösségi eszközök holnap már nélkülözhetetlenek lesznek a vállalati működés támogatásában.
Éppen ezért a jövő CIO-jának kötelessége, hogy e trend élére álljon, és megfelelően felügyelt folyamaton keresztül biztosítsa integrálását a vállalati IT-infrastruktúrába anélkül, hogy a vállalat adatbiztonsági szintje változna. Többféleképpen is elérhető ez - egy gondosan kialakított SaaS-használati szabályzat például jó kiindulópont lehet. Olyan eszközök és szolgáltatások felé kell terelni az alkalmazottakat, amelyek megfelelő jogi garanciákkal és szerződésbe foglalt szolgáltatási szintekkel (SLA-kal) erősítik a használat biztonságát.
Nagyon fontos a törekvések kommunikálása. Mindenképpen meg kell értetni a felhasználókkal és menedzsereikkel, hogy a közösségi eszközök használatára vonatkozó tiltások, megkötések és engedélyezések között kialakított egyensúly, és annak fenntartása miért fontos. A jövő CIO-ja nem a saját szerverszoba-birodalmát építi, hanem proaktívan, az üzleti igényeket és stratégiát megértve segíti a vállalatot a célok elérésében. A közösségi eszközök használatának megfelelő mederbe terelésével egyszerre növeli a szervezeti hatékonyságot és termelékenységet, és védi a vállalat legfontosabb vagyoni eszközét – az üzleti adatokat.
