A több mint 260 nagyvállalati IT vezető válaszait összegző tanulmány (The Cloud: Reinventing Enterprise Collaboration) szerint az infomunkások 86 százaléka nagyon fontosnak tartja a vállalaton belüli és azon kívüli – kollégákkal és más érintettekkel, partnerekkel, ügyfelekkel folytatott – együttműködést, miként azt is, hogy mindenkor a lehető legfrissebb adatokhoz és információkhoz férhessen hozzá.
A megfelelő eszközökkel támogatott együttműködés a válaszadók 87 százaléka szerint javítja a munkavégzés hatékonyságát, elősegíti a döntések megalapozását (83 százalék), jobban összehangolja az egyének, a csoportok és a vezetőség tevékenységét (82 százalék), növeli a végfelhasználók elégedettségét (80 százalék), továbbá hozzájárul a költségek csökkentéséhez (75 százalék), a szervezet újító- és versenyképességének erősítéséhez.
Elméleti tudás
A felmérés résztvevői 1-től 5-ig terjedő skálán értékelték azon szempontok fontosságát is, amelyek alapján új eszközöket választanak az együttműködés támogatására. A válaszadók 89 százaléka fontosnak, illetve nagyon fontosnak (4-5-ös érték) tartja a kollaborációs megoldások könnyű kezelhetőségét, mivel ez felgyorsítja bevezetésüket, és a felhasználók oktatását is egyszerűbbé, olcsóbbá teszi.
Az elvárások rangsorában a beépített biztonsági funkciók végeztek a második helyen (87 százalék), míg a meglévő eszközökkel való integrálhatóságot a megkérdezettek 78 százaléka emelte ki. Az alacsony és tervezhető költségeket, valamint a menedzselhetőséget a felmérés résztvevőinek 70, illetve 66 százaléka szintén fontos vagy nagyon fontos szempontnak nevezte. A különböző mobil platformok támogatása és a méretezhetőség ugyancsak a fontos elvárások között szerepelt.
A válaszadók 55 százaléka mondta azt, hogy a legfrissebb, felhőalapú mobil és közösségi megoldások használatát fontosnak tartja a vállalaton belüli és azon kívüli együttműködés támogatása, az említett elvárások teljesülése szempontjából.
A szervezetek többsége eszerint már felismerte, hogy a felhőalapú szolgáltatásmodellek megjelenése alapvető változást hozott az együttműködés támogatása terén. A számítási felhő az információk tárolásához és megosztásához, az egyéni és a csapatmunkához, a projektek menedzseléséhez eddig nem látott méretezhetőséget és hatékonyságot ad. Minél kisebbek az integrációs igények, az előfizetéses konstrukcióban elérhető felhőalapú megoldások annál egyszerűbben és gyorsabban használatba vehetők és könnyen kezelhetők: a feltöltést követően a felhasználók a weben bárhonnét, bármilyen eszközről elérhetik dokumentumaikat, és az együttműködést segítő – szerkesztő, feladatokat és hozzászólásokat, linkeket kezelő – funkciókat is.
Akadozó gyakorlat
A nyilvánvaló előnyök, a felhőalapú kollaborációs megoldások növekvő választéka és megbízhatósága, biztonságossága ellenére azonban számos vállalat továbbra is nehézségekkel küzd az együttműködés támogatása terén.
A válaszadók 64 százaléka például arról számolt be, hogy szervezeténél különálló megoldásokat használnak a fájlok megosztására és az együttműködés támogatására. A vállalatok csaknem felénél például még mindig FTP szerverek működnek, amelyek aligha felelnek meg az információk megosztásával és védelmével kapcsolatos, korszerű elvárásoknak. Nem véletlen, hogy a felhasználói élményt értékelve a felmérés résztvevőinek 60 százaléka mindössze jó vagy elfogadható minősítést adott a szervezeténél jelenleg használt kollaborációs eszközöknek.
Az IDG Research elemzői szerint két fő oka van annak, hogy az együttműködés támogatásának elmélete előbbre tart a gyakorlatnál, és sok szervezet nem tud élni a felhőalapú megoldások lehetőségeivel. Ezek a vállalatok nem egy átgondolt stratégia mentén, hanem egymástól függetlenül vezetik be a kollaborációs eszközöket, másrészt zártabb, munkacsoport-alapú megközelítést alkalmaznak a tudásmegosztás terén, amely eleve megakadályozza az információk szabadabb áramlását a különböző egységek, osztályok és közösségek között.
