A hatékonyság kérdése a fizikai és az informatikai környezet kialakítása és működtetése felől is megközelíthető, amint azt az International Data Communications (IDC) Digitális Iroda 2013 címmel megrendezett budapesti konferenciájának előadásai is tükrözték. Az infómunkások közül sokan az iroda falai között töltik idejük legnagyobb részét, ezért rendkívül fontos, hogy a fizikai környezet a hatékony munkavégzés feltételeinek megteremtésén túl ergonómiai, ökológiai elvárásoknak is megfeleljen.
- A kommunikációs technológiák fejlődése, a mobilitás térhódítása mellett irodaházak továbbra is épülnek, és ez nem véletlen - mondta a rendezvény nyitó előadásában Pintér Tamás építészmérnök, a DPi Design ügyvezető igazgatója. - A fizikai környezet a virtuális irodához képest sokkal jobb körülményeket teremt a kreatív munkához, mivel az egy időben egy helyen tartózkodó munkatársak között gazdagabb, a metakommunikációra is kiterjedő, spontán és inspiráló kommunikáció bontakozik ki, amely az ötletelést és a véleménycserét is serkenti. Nem kell feltétlenül olyan szélsőséges példákra gondolnunk, mint a Google híres irodabelsői, közismert, hogy a kávéfőző vagy a nyomtató mikrokörnyezete informális csatornaként szintén kihat a vállalaton belüli információcserére. A falakkal körülhatárolt iroda megtartását biztonsági szempontok is indokolhatják, számos szervezet ma is igényli, hogy adatait helyben, esetenként az internetről leválasztott gépeken tárolhassa. Nem utolsósorban Magyarországon sok vezető még ma is az irodában töltött idő alapján értékeli elsősorban az alkalmazottak teljesítményét, úgy érzi, hogy a fizikai környezetben nagyobb kontrollt tud gyakorolni.
Mitől zöld egy irodaház?
Miután a virtuális, otthoni és mobil irodák világában a legtöbb szervezet továbbra is irodahelyiségeket bérel vagy építtet, fontos, hogy azok megfeleljenek a korszerű elvárásoknak. A követelményrendszer olyan összetetté vált napjainkra, hogy az újonnan felhúzott, technológiával átszőtt irodaházak kész épületgépek benyomását keltik.
- Egy irodaház persze elsősorban üzlet, a tulajdonos és az üzemeltető a helyiségek bérbeadásából szeretne minél nagyobb bevételre, nyereségre szert tenni, ez nem változott az idők folyamán - folytatta Pintér Tamás. - Nőtt viszont az egészség- és környezetvédelmi követelmények, törvényi előírások száma, melyeknek a létesítménynek szintén eleget kell tennie, és a megfelelés, legalábbis látszólag, szembe mehet az üzleti érdekkel. A bérlők ráadásul ma már a rugalmasságot, a beltér alakíthatóságát is elvárják, miközben az épületnek nemcsak megjelenésével, hanem a közművekre és a közlekedésre gyakorolt hatásával is jól kell illeszkednie szűkebb környezetébe.
Mindezt az általa tervezett GreenHouse irodaház példáján keresztül szemléltette az építészmérnök. A svéd Skanska ingatlanfejlesztő kivitelezésében készült, 17 ezer négyzetméter hasznos alapterületű épület LEED Platinum zöld minősítést kapott, és 8 hónap leforgása alatt 93 százalékos telítettséget ért el.
- A LEED az Egyesült Államokban kidolgozott minősítési rendszer, ami számos szempont szerint értékeli az épületeket - fejtette ki Pintér Tamás. - Ezek egyike az építés helye, több pontot kap az épület, ha kevésbé növeli a gépjárműforgalmat, jól megközelíthető tömegközlekedéssel vagy kerékpáron. A magyar előírások például ennek éppen az ellenkezőjét, új parkolóhelyek létesítését kötik ki, így ebben a tekintetben elavultnak számítanak. Kézenfekvő, hogy magas pontszám jár a megújuló energiaforrásokból nyert villanyáram, az energiatakarékos fényforrások és az árnyékolás használatáért, a hatékony vízgazdálkodásért. A humán környezet minősége kiemelten fontos szempont ebben a rendszerben, amely a burkolóanyagokban lévő oldószerek és a takarítók által használt vegyszerek kipárolgását, valamint azt is figyelembe veszi, az íróasztalok mellől milyen kilátás nyílik, milyen a hőérzet és mekkora az alapzaj, és milyen a dohányzásra kijelölt hely kialakítása.
A Green House irodaház különlegessége a belső kert, amelyet a bérlők az iroda kiterjesztéseként munkavégzésre is használhatnak, valamint a tárolókat és zuhanyozókat is magába foglaló, teljes kerékpáros infrastruktúra.
- Irodaházainkat a kommunikációs hálózatoktól kezdve a világításon és árnyékoláson, fűtésen és hűtésen át a beléptető rendszerekig, a részrendszerek működését monitorozó érzékelőkig átszövi a technológia - mondta az építészmérnök. - Ezzel együtt az épületeket ma még nem nevezhetjük intelligensnek. Az irodaház hardverrendszereinek bonyolultsága azonban túllépi az üzemeltetési szintet, épületmérnöki tudás, sőt mesterségesintelligencia-fejlesztések szükségesek ahhoz, hogy az épületgépek működése valóban optimalizálható legyen, és jobban megfeleljen az összetett elvárásoknak. Nyugat-Európában ezért már megjelentek azok a cégek, amelyek ezt a tudást szolgáltatásként kínálják több épület fejlett, távoli felügyeleteként.
Információs paradoxon
Miközben az irodaházak tervezésében és üzemeltetésében az IT segíti az üzleti, ergonómiai, ökológiai és törvényi követelmények egyidejű teljesítését, az irodán belül is fel kell oldania egy ellentmondást: az infómunkások mind több eszközzel dolgoznak a rohamosan növekvő információmennyiséggel, munkaidejük egyre nagyobb részét mégis az információk keresése köti le - mutatott rá előadásában Tobias Kleu, az IDC CEMA régiójának kutatási igazgatója.
- A világon keletkező információmennyiség 2020-ig a mostani 44-szeresére, 35 zettabájtra fog nőni, miközben a rendelkezésre álló tárkapacitás csupán a 30-szorosára, az alkalmazottak száma pedig az 1,4-szeresére bővül majd - illusztrálta adatokkal a paradoxont Tobias Kleu. - A probléma súlyát azonban a vállalatok már ma is érzik. Erre utal felmérésünk (IDC CEE IT Buyers' Pulse Survey, 2012) eredménye is, mely szerint régiónkban a vállalatok több mint 30 százaléka a döntéshozatal jobb támogatása érdekében tervez IT-beruházásokat. A megkérdezett 502 vállalat számára ez a harmadik legfontosabb prioritás az informatikai fejlesztések terén. Válaszadóink a belső együttműködés javítását az első, a hatékonyság növelését a harmadik legfontosabb üzleti-szervezeti prioritásként nevezték meg.
Hasonlóan nyilatkoztak az IDC CEMA CIO Summit tavalyi és idei rendezvényének résztvevői is. Az IT-vezetők úgy látják, hogy az információáradat a meglévő eszközökkel már most is nehezen kezelhető, ezért attól tartanak, hogy a nehézségek miatt hiba csúszik az információfelügyeletbe, és az üzleti oldal téves adatok, információk alapján fog döntéseket hozni.
- Az IT-vezetők a nehézségek között említették, hogy az információk rögzítését alacsony működési hatékonyság jellemzi - mondta a kutatási igazgató -, a helpdesk-hívások 50 százaléka a nyomtatók használatával függ össze, amelyek a problémák miatt 30 százalékkal több energiát fogyasztanak a kelleténél. De alacsony a munkavégzés hatékonysága is, az infómunkások munkaidejük akár 40 százalékát is az információk keresésével tölthetik. Egy rosszul iktatott dokumentum előkeresésének költsége például 89 euróra rúghat. Ilyen körülmények között ráadásul az adatbiztonság is sérül: a dokumentumok 5 százaléka elveszik, a kinyomtatott dokumentumok 24 százalékát a szervezetek sohasem iktatják. Eközben az irodai nyomtatók, multifunkciós gépek kihasználtsága sok esetben rendkívül alacsony, esetenként alig éri el a 3-5 százalékot.
Felügyelt nyomtatási szolgáltatások (managed printing services, MPS) és dokumentumkezelő megoldások (document solutions, lényegében DMS-rendszerek) használatával, illetve bevezetésével a szervezetek felülkerekedhetnek az említett problémákon, mutatott rá Tobias Kleu.
- Fontos azonban, hogy az optimalizálás felölelje a dokumentumok teljes életciklusát, létrehozásuktól kezdve az iktatáson és archiváláson át az elektronikus és papíralapú kimenetek kezeléséig - hangsúlyozta a kutatási igazgató. - Azt tanácsoljuk a vállalatoknak, hogy első lépésben egy MPS-szolgáltató bevonásával mérjék fel és optimalizálják a dokumentumok létrehozására, tárolására és kezelésére szolgáló környezetet, alakítsák ki az eszközök proaktív felügyeletét, valamint a felhasználói hozzáférés, a jogosultságok központi kezelését, és szervezzék meg a felhasználók oktatását, támogatását. A tapasztalatok azt mutatják, hogy MPS-szolgáltatással a szervezetek 30-40 százalékos megtakarítást érhetnek el a dokumentumkezelés költségein. Második lépésben a vállalat DMS-rendszert vezethet be, amely átjárást biztosít az elektronikus és a papíralapú dokumentumok között, és alkalmat ad a dokumentumokkal végzett műveletek, folyamatok automatizálására. Ezt követően a szervezet akár a teljes környezet üzemeltetését is kiadhatja külső szolgáltatónak.
Az IDC felmérése szerint (IDC European Document Management Survey, 2013) a vállalatok a DMS-megoldások legfőbb előnyét a központi felügyeletben (65%), a folyamatoptimalizálásban (53%) és a költségek csökkentésében (50%) látják. A válaszadó 150 vállalat a DMS-megoldás hatékonyságnövelő hatását minden üzleti kommunikációs folyamatban (70%), illetve a könyvelés (54%) és az értékesítés, marketing (43%) területén tapasztalta. Nőtt a dokumentumok kezelésére kialakított folyamatok hatékonysága is az archiválás és visszakeresés (49%), a munkafolyamatok (43%) és a küldés-terítés (40%) terén.
- Ezeket a folyamatok különösen fontosak napjainkban, amikor az irodák egyre gyakrabban távoliak, otthoniak, mobilak, egyszóval virtuálisak is - zárta előadását Tobias Kleu. - Adataink szerint az európai, közel-keleti és afrikai térségben 2010-ben 186,2 millió infómunkás dolgozott mobil körülmények között, de számuk évi 5,6 százalékkal nő, így 2015-re el fogja érni a 244,6 milliót, a dolgozók 28,7 százalékát. Az MPS- és DMS-megoldásokkal kialakított, működtetett és felügyelt, szabályozott folyamatok előnye, hogy az irodaház falain túlra, a virtuális irodai környezetre és különböző mobil eszközökre is kiterjeszthetők.
