A felhő informatika (cloud computing) fogalmával lassan érdemes lesz megbarátkoznunk. Főként hogy több elemzőcég szerint is hatalmas növekedés elé néz a számítástechnika ezer szektora, s idővel szinte bizonyosan megkerülhetetlen tényezővé válik majd. Napjainkban már számos megoldás közül választhatunk. Bérelhetünk infrastruktúrát (IaaS) például az Amazontól, platformot (PaaS) a Windows Azure keretén belül, illetve szolgáltatást (SaaS) mikor egy „kulcsrakész” megoldást kapunk, amely üzemeltetésért, karbantartásáért és telepítésért a webalkalmazás készítője felel.
Utóbbira rengeteg példa van, s nem is gondolnánk, hogy már ma is rengeteg felhő informatikai megoldást használunk. Az ingyenes levelezőrendszerek, mint a Hotmail, a Freemail és a Citromail, vagy éppen a képmegosztó szolgáltatások (Flickr, Picasa és Live Skydrive) bizony mind ide tartoznak. Ismerjük őket, használjuk őket minden probléma és idegenkedés nélkül.
Az elmúlt egy évben a felhő informatika azonban nem az ingyenes, felhasználói piacon erősödött meg leginkább, hanem az üzleti szektorban, ahol gombamód elszaporodtak a havidíjért igénybe vehető céges megoldások. Miért is? Ezen esetben a szervezeteknek nem kell megvásárolniuk a szoftver használatához a licenceket és a hardvereszközöket, nem kell bajlódniuk az üzletviteli megoldások karbantartásával és üzemeltetésével, és úgy általánosságban a bérleti konstrukciónak köszönhetően a kis- és középvállalatok is nagy vállalati megoldásokhoz juthatnak, amely sok szervezet számára igen csábító.
A szoftver, mint szolgáltatás típusú ajánlatok ugyanis alaposan lecsökkentik a belépési szintet: nem kell szervert és szoftvert vásárolni, nincs szükség olyan szakemberre, aki képes kezelni és konfigurálni azokat és így tovább. Nem kell mást tenni, mint havonta utalni a használat arányos díjat, amelyen kívül csak dolgozni kell a rendszeren belül. Ez hazánkra is igaz, ahol már számos kereskedő kínál havidíjas irodai csomagokat. Ilyen például a CEOD, a T-Systems (Virtualoso), az Invitel (NetWork) és a Microsoft (BPOS, azaz Business Productivity Online Suite) is.
Az Office 2010 érkezésével ráadásul érdemes jobban megvizsgálnunk ezen online szolgáltatásokat. Az új irodai programcsomagot bemutató cikkeinkben ugyanis korábban már utaltunk rá, hogy az Office 2010 képességeit leginkább Exchange, SharePoint és Office Communications Server megléte esetén képes kidomborítani. Ezen szerveroldali szoftverek híján azonban például a párhuzamos szerkesztést, a jelenléti információkra épülő csoportmunkát, valamint más időt és pénzt spóroló megoldásokat nem tudunk használni.
Szerencsére azonban nincs szükségünk arra, hogy megvásároljuk az érintett szerveroldali szoftvereket, mivel bérelhetjük is azokat. A BPOS esetén például felhasználóként 8,52 eurós (jelenlegi árfolyamon körülbelül 2300 forintos) havidíjért cserébe bevezethetjük szervezetünknél a levél és üzenetkezelő Exchange Online, a csoportmunkát biztosító SharePoint Online, az egységes kommunikációt biztosító Office Communications Online, és a webes konferenciák rendezését biztosító Live Meeting szolgáltatásokat. Nézzük, hogy az említett webalkalmazások miként képesek kihasználni az Office 2010 rejtett képességeit!
Pokolba a csatolmányokkal!
Kezdjük az elején a SharePoint Online szolgáltatással, amellyel egy biztonságos, központi helyet teremthetünk céges dokumentumaink számára. A megoldással elkerülhetjük az állományok csatolmányként való továbbításának őrült és meglehetősen nehézkes módszerét, mivel a fájlok egy központi webhelyen tárolódnak, ahonnan a munkatársak lekérhetik azokat, illetve egyúttal azt is megtekinthetik, hogy legutóbb ki, milyen változtatást hajtott végre rajtuk. Valamint az árnyékmásolatokkal a fájl egy korábbi verziójához is hozzájuthatnak. Lássuk be, hogy mindez nagy segítség, míg az e-mail útján való folyamatos küldözgetésnél nehéz például a verziókat nyomon követni.
Így összességében a szervezet tagjai hatékonyan együttműködhetnek egymással a csoportok és projektek köré szerveződő intranet helyeken, és ezáltal jobb és gyorsabb döntéseket hozhatnak. Sőt a munkaterületek és dokumentumtárak mellett akár webnaplót is indíthatnak, illetve céges wiki-oldalt is szerkeszthetnek, így megalkotva a szervezet tudásbázisát. Minderre alapesetben a BPOS 5 gigabájt tárhelyet ad, amely egy kisebb cég működéséhez bőségesen elegendő lehet.
Office 2010 mellett a felhasználóknak lehetőségük van párhuzamos szerkesztésre is, amennyiben a dokumentumot a céges SharePoint Online szolgáltatáson (vagy a Live Skydrive tárhelyen) keresztül érik el. Ezen esetben a fájl szerkesztésekor láthatják, hogy rajtunk kívül ki szerkeszti még a dokumentumot, és hogy az illető éppen milyen módosításokat hajt végre benne. Utóbbi meglehetősen hasznos lehet a határidős projekteknél, hiszen így több felhasználó is transzparensen dolgozhat egyazon állományon. Sőt az Office Communications Online megléte mellett a szerkesztők láthatják társaik állapotát (azaz, hogy éppen elfoglaltak-e vagy nem), és kapcsolatba is léphetnek velük, kiválasztva a leghatékonyabb kommunikációs csatornát: e-mail, azonnali üzenet vagy telefonhívás között válogatva.
Senki sincs elveszve
Az Office Communications Online ugyanis a szerveroldali nagy testvéréhez hasonlóan biztosítja az egységes kommunikációt, a fejlett jelenlét-érzékelésnek és a többfajta integrált kommunikációs eszköznek a segítségével. Mindezt a gyakorlatban egy felturbózott Live Messenger kliensként kell elképzelnünk, azzal a különbséggel, hogy a megoldás státusz-frissítései figyelembe veszik például a naptári bejegyzéseket (azaz tárgyalás alatt automatikusan elfoglalt jelzésre vált, és a miértet is közli kollégáinkkal), biztonságos hitelesítést használ, valamint mélyen integrálódik az Office irodai programcsomagba.
Ennek egyik jele például a fentebb tárgyalt párhuzamos szerkesztés során nyújtott közreműködése, miközben a mindennapi munka során az Office kliensek megnyitása nélkül is a szervezet segítségére lehet. A Communicator konzol segítségével ugyanis a cégek munkatársai láthatják, hogy a szervezeten belül éppen ki érhető el, és a jelenlét-információhoz igazodva megválaszthatják a legmegfelelőbb kommunikációs eszközt. Az irodai programcsomag szoftverein belül annyi a különbség, hogy a konzol helyett az alkalmazások is képesek kiszolgálni az Office Communications Online szolgáltatását. Így a Word, az Excel és a PowerPoint Backstage menüjében, míg az Outlook 2010 esetén a címzetteknél aknázhatjuk ki az egységes kommunikációt biztosító megoldás képességeit. Akár már levélírás közben, amely esetben így már előre tudhatjuk, hogy egy egész napos konferencián tartózkodó munkatársunktól nem remélhetünk gyors választ.
A BPOS csomagon belül azonban elképzelhető, hogy munkatársunk mégis hozzájuthat a gyors reagálást megkövetelő üzenethez, akkor is, ha éppen távol van a számítógépétől. Az Exchange Online szolgáltatás ugyanis biztosítja a három képernyős elérést, azaz a kliensen (Outlook 2010) a böngészőben (OWA, azaz Outlook Web Access) és a mobiltelefonon keresztül is.
Az online szolgáltatás több készüléken is elérhető, így például a Windows Mobile 6.0-s és újabb verzióit futtató, az Exchange ActiveSync képes Nokia és BlackBerry készülékeken, így ezen eszközöket használó munkatársaink mindig hozzáférhetnek az üzletileg fontos üzeneteikhez. Akár a korábban beérkezőkhöz is, mivel ezen esetben a leveleik online, a Microsoft felhőjében tárolódnak, így a névjegyek, a levelek és a naptárbejegyzések mindig „kéznél” lehetnek egy biztonságos adatátvitelen keresztül. A normál licenchez ráadásul 25 gigabájtos fiók jár, amelynek bőven elegendőnek kell lennie egy átlagos levélforgalmat bonyolító felhasználók számára.
Nem érdemes ingázni
A BPOS csomag negyedik tagja - a Live Meeting - nehezen hozható kapcsolatba az Office 2010-zel, mivel a munkáját teljesen elkülönülten végzi. Ám mivel az irodai szolgáltatáscsomagon belül megtalálható webalkalmazásról van szó, ezért mindenképpen meg kell emlékeznünk róla, főként hogy a válságos gazdasági helyzet mellett sok telephellyel rendelkező cégnek vált fontossá a webkonferencia. Az ingázás ugyanis nem csak a benzint falja, de az időt is, amit a cég munkatársa nem tud hasznosan eltölteni. A Live Meetinggel megvalósított webkonferenciával azonban alaposan leredukálódnak a költséget és pontosan annyi időt igényel a részvétel, mint ameddig tart a megbeszélés. A letölthető kliens segítségével ráadásul közös munka is végezhető egy dokumentumon, úgy hogy közben a szerkesztők VoIP- vagy video-kapcsolatban vannak egymással. Mindez a megbeszélések, a céges oktatások és előadások során nagy segítségére lehet a BPOS előfizetői számára.
