Minden jel arra mutat, hogy a piaci szereplők a felhőben – de legalábbis hibridkörnyezetben – látják az ERP-jövőjét, noha éppen ez az a terület, amelyen a szolgáltatásként adott szoftver mind a mai napig a legkevésbé terjedt el. Felmerül a kérdés, hogy a felhasználóknak miért lenne érdemes éppen most mérlegelniük a felhőalapú vállalatirányítás lehetőségét?
Egy integrált vállalatirányítási (ERP) rendszernél aligha találnánk hatékonyabb megoldást az adatok vállalaton belüli kezelésére. Az üzlet azonban a cég falain kívül, vállalatok, partnerek és ügyfelek között zajlik, és a külső információk, kapcsolatok kezelése nem tartozik a hagyományos ERP-rendszerek erősségei közé. E hiányosság pótlása érdekében világszerte mind több szervezet fordul a nyílt, hosztolt platformok, SaaS (software-as-a-service)-szolgáltatások irányába, amelyek megkönnyítik az információk elérését és megosztását – mutatott rá testvérlapunk, a Network World hasábjain Tim Minahan, a felhőszolgáltatásokat kínáló és tavaly óta az SAP-hoz tartozó Ariba szakértője What's next for ERP? című cikkében, amelyben a vállalatirányítási rendszerek jövőjét latolgatta.
Az ERP-rendszert használó vállalatok többsége már hallott a felhőkapcsolatról. A piaci szereplők felhőalapú ERP-rendszerek mellett különböző kiegészítőket, modulokat és folyamatokat is kínálnak szolgáltatásként, amelyek mindegyike arra hivatott, hogy megkönnyítse a felhasználóknál meglévő struktúrák felhőbe vitelét – és egyre több érv szól a migráció mellett. A Constellation Research szerint az ERP-rendszer külső szolgáltatóhoz történő kihelyezésével a vállalat pénzeszközöket szabadíthat fel informatikai költségvetésében, amelyeket további, a hagyományos rendszerbe új életet lehelő SaaS-termékek bevezetésére fordíthat.
Omoljanak le a falak
De miként lépjen a vállalat a felhőbe vezető útra és milyen lépésekben haladjon azon? Több olyan terület is kínálkozik, amelyen a felhőalapú megoldás hálózatközpontú modelljének köszönhetően az ERP-rendszer kitörhet elszigeteltségéből.
Ezek egyike a beszerzés. A hagyományos ERP-rendszerekben a vállalat a beszerzési igény rögzítésétől kezdve a jóváhagyásokon át a megrendelésig kezelheti a folyamatot. A zöld fényt kapott megrendelést azonban ezt követően különböző csatornákon – faxon, emailben, költséges EDI hálózaton vagy webes portálokon – keresztül kénytelen eljuttatni a beszállítóhoz, amelyek nem átjárhatók, így a folyamatnak ez a szakasza gyakran nem, vagy csak részben automatizálható.
A felhőben a szolgáltatásokat és a funkciókat az interneten keresztül, valós időben érheti el valamennyi érintett fél. A vállalat a felhőbe küldi az adatokat, amelyeket meg kíván osztani, és azokhoz partnerei azonnal hozzáférnek. Egy felhőalapú SCM (supply chain management)-megoldás és a házon belül működő ERP-rendszer integrálása ezért mind a vállalatnak, mind a beszállítóknak előnyös lehet. A felhő robusztus hálózati környezete növeli a kereskedelmi kapcsolatok hatékonyságát, a beszerzési folyamat résztvevőinek együttműködését, függetlenül attól, hogy a közösségbe tartozó cégek milyen háttérrendszereket használnak.
Hasonlóan jól példázza a pénzügy területe is azt a többletet, amit a felhőalapú megoldások adhatnak. Az ERP-rendszerek kitűnnek a pénzügyi tranzakciók vállalaton belüli kezelésében. A számlák feldolgozásához azonban a megrendelő és a beszállító együttműködése is szükséges, amit a felhőalapú pénzügyi megoldások nagyban megkönnyíthetnek. A felhőben például sokkal jobban menedzselhető a beérkező számlák elektronikus úton, átutalással történő kiegyenlítése – a papíralapú megrendelések és számlák elektronikussá alakításától kezdve az átutalást kísérő, részletes információ mellékelésén át a dinamikus, illetve a határidő előtti fizetés esetén érvényesíthető, lépcsőzetes kedvezmények bevezetéséig.
A megrendelők, a szállítók és a bankok közötti együttműködés felhőalapú támogatása a fizetési határidők, a késedelmes teljesítések és a kinnlevőségek kezelését is megkönnyíti, ezzel javítva az érintett felek közötti pénzáramlást, a szervezetek likviditását, ami napjaink gyengélkedő és kiszámíthatatlan gazdasági környezetében különösen fontos szempont. Nem utolsósorban a felhőben a vásárlók és a szállítók könnyebben egymásra találnak, az ajánlatok egyszerűbben begyűjthetők és összevethetők – ez nem csupán termékek, hanem szolgáltatások, például munkaerő-kölcsönzés esetében is érvényes.
Húsz éven keresztül a vállalatok azzal a céllal vezettek be ERP-megoldásokat és más üzleti alkalmazásokat, hogy gördülékenyebbé tegyék folyamataikat és ezáltal javítsák az információáramlást – házon belül. Ahhoz azonban, hogy a hatékonyság magasabb szintjére léphessenek, beruházásaikat a négy falon kívülre is ki kell terjeszteniük – állapította meg az Ariba szakértője. A felhőalapú vállalatirányítási megoldások a vásárlókat és a szállítókat digitálisan összekapcsolt közösségbe vonják, amelyben a cégeken átívelő folyamatautomatizálás által megvalósulhat ez az új hatékonyság.
Kiszállni a mókuskerékből
A felhőbe vezető utat azonban szállító és felhasználó egyaránt rögösnek találhatja – mutatott rá Christine Dover, az International Data Corporation (IDC) elemzője anyalapunk, az amerikai Computerworld cikkében (Buried in Software Licensing). – Nem véletlen, hogy a hagyományos ERP-rendszerek birtoklási összköltsége mind nagyobb. A piac érettségének következtében az eladások ugyanis egyre lassuló ütemben nőnek ezen a területen. Az alaprendszerek esetében 2016-ig mindössze 5,8 százalékos bővülésre számítunk, de ennek jelentős részét is a felhőalapú megoldások fogják adni, amelyek forgalma két-három számjegyű növekedést mutat.
Hagyományosan egy nagyvállalati ERP-rendszer bevezetése dollármilliókban mérhető szoftverlicenc- és tanácsadói bevételt, majd további évi 20 százalék körüli karbantartási díjból származó árbevételt hoz a szállítónak. A felhőalapú ERP-megoldásokat viszont az ügyfelek induló beruházás nélkül is használatba vehetik, így elmarad a kezdeti nagy bevétel, a pénz a felhasználónként havi 100 dollár körüli előfizetési díj formájában csordogál a szállítóhoz. A váltás, pontosabban a két szolgáltatási-értékesítési modell együttes kezelése, egyensúlyban tartása még a legnagyobb piaci szereplők számára sem egyszerű feladat – a szállítók ezért megpróbálják meglévő ügyfeleiktől származó bevételeiket növelni.
Erre többek között a szoftverkarbantartás, illetve a terméktámogatás feltételeinek szigorítása adhat alkalmat, ami azonban érthető módon nem talál kedvező visszhangra a felhasználók körében.
– Az üzleti alkalmazások jelenlegi licencelési gyakorlatával egyre több vállalat elégedetlen – állapította meg Patricia Adams, a Gartner elemzője. – A szervezeteknek kezd elegük lenni a folytonos szoftverlicenc-vásárlásból és karbantartásidíj-fizetésből, belefáradtak abba, hogy a szoftverfrissítések mókuskerekét hajtsák, amelyből nem szállhatnak ki, mert azzal megszegnék a szerződési feltételeket és elveszítenék jogosultságukat a szoftver karbantartására. Ráadásul nemcsak a szoftver naprakészen tartásával küszködnek, hanem a szerződés megújításakor azt is nehezen tudják felmérni, hogy a szállító miként teljesítette a vállaltakat a lezárult időszakban.
Ezek a vállalatok a szerződés megújítása helyett költséghatékonyabb alternatívák után nézhetnek. Azonban minél többet költöttek ERP-rendszerük testre szabására, annál nehezebben szánhatják rá magukat a váltásra. A felhőalapú megoldások ugyanis nagymértékben szabványosítottak, a felhasználó szervezeteknek a szoftverhez kell illeszteniük folyamataikat, ami nemcsak költséges technológiai projektet, hanem szervezeti oldalon is nehezen kezelhető változtatásokat jelent.
Éppen ezért a felhőstratégia kidolgozásában és megvalósításában számos vállalat a fokozatosság elvét követi. Ennek egyik módja, hogy az ERP-rendszer üzemeltetését kihelyezi harmadik félhez, és az így felszabaduló erőforrásokat a leendő, fejlettebb technológiára épülő, költséghatékonyabb megoldás felkutatására fordítja. A másik megközelítés, amellyel különösen a nagyvállalatok körében találkozhatunk, hogy az alaprendszert – a pénzügyi területet támogató funkciókat – házon belül tartja a cég, míg a csatlakozó – CRM, SRM, HR stb. – területekre jövőbe mutató fejlesztéseket felvonultató szállítók palettájáról választ alkalmazásokat, szolgáltatásokat.
Ugyanakkor azt sem szabad szem elől téveszteni, hogy a felhőalapú ERP-megoldások bevezetése is tartogat lehetséges buktatókat, a SaaS modellnek is lehet árnyoldala. A felhasználónkénti havidíj megfizetése például első pillantásra egyszerű konstrukciónak tűnik, amely megkönnyíti a kiadások tervezését. A havidíj összege azonban a szolgáltatásként adott alkalmazás használati joga mellett többek között annak üzemeltetési és karbantartási költségét is tartalmazza. Egyáltalán nem biztos, hogy egy felhőalapú megoldás hosszabb távon is költséghatékonyabb alternatívát jelent a vállalat számára, és arra sincs garancia, hogy a felhőszolgáltatások piacát vezető szereplők – fölényüket kihasználva – a későbbiekben nem kényszerítik kevésbé előnyös szerződési feltételek elfogadására ügyfeleiket.
Felhőalapú ERP-megoldás választásakor ezért nem csupán a szolgáltatásként adott alkalmazás érettségét, megbízhatóságát és méretezhetőségét kell tüzetesen megvizsgálni. A vállalat helyesen teszi, ha afelől is egyértelműen tájékozódik, hogy szükség esetén milyen feltételek mellett tud szolgáltatót váltani vagy visszaköltözni saját adatközpontjába – és ez mennyibe fog kerülni.
