Papírhalmozás helyett elektronikus számlák

A papír alapú iktatás felett eljárt az idő, a jövő útja az elektronikus dokumentumkezelés. A csökkenő papírfelhasználás nem csak helyet takarít meg és az iroda-ellátási költségeket csökkenti, hanem a bolygó jövője szempontjából is fontos. Egy átlagos közepes méretű vállalat évente több tonna papírral kevesebbet használhat, ha elektronikus dokumentumkezelő rendszert használ. Napjaink infokommunikációs változásai mind arra mutatnak, hogy egyre inkább valósággá válik az olyan irodai munkavégzés, ahol a papírfelhasználás minimálisra csökken. A környezetvédelem és a társadalmi felelősségvállalás egyre inkább a vállalati működés és kommunikáció szerves és kiemelkedő részét képezi hazánkban is. Az egyre fogyatkozó természeti erőforrásokkal meggondoltan és tervezetten kell bánni, a pazarlás nem megengedhető. Magyarországon 2004-ben, a számviteli törvény módosításával vezették be az elektronikus bizonylat fogalmát, ettől kezdve lehet elektronikus számlát kiállítani. Az ügyintézés során keletkező papírmennyiség csökkenését azonban a jogszabályok már nem csak lehetővé teszik, meg is követelik. A dokumentumok és számlák digitális tárolásával kevesebb papírt használunk fel, hiszen nem kell a szükségesnél több példányban kinyomtatnunk a különböző dokumentumokat – ideális esetben pedig akár teljesen el is tekinthetünk ettől, például ha a fogadó fél is rendelkezik a mienkhez hasonló, elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel. Ha kevesebbet kell nyomtatni, fénymásolni, jelentősen csökken a veszélyes hulladéknak minősülű tonerek felhasználása is. Az átlátható számla és szerződés nyilvántartásnak köszönhetően csökken az az idő, amit az alkalmazottak az iratok előkeresésével töltenek. Az elektronikus számla olyan nem papír alapú számla, amely egy eredeti példányban készül, és egyszerűen fájlmásolás útján sokszorosítható – a visszaélések elkerülése érdekében természetesen kontrollált, digitálisan aláírt módon. Rozenberszki Zsolt, az R&R Software Zrt. értékesítési vezetője elmondta, hogy az elektronikus dokumentumkezelés nem csak gazdasági, fenntarthatósági előnyökkel is jár. Az általuk fejlesztett FusionR EDM rendszer használatához felhasználói oldalról mindösszesen web-böngészőt, illetve a kezelt dokumentumképek megnyitásához szükséges alkalmazást igényel (.pdf-hez például Adobe Reader-t). Ily módon a rendszer bevezetése sem az IT támogató infrastruktúra fejlesztését, sem plusz karbantartási feladatok felvételét nem igényli. „A tavalyi évben a Central - Drinks Kft, a CBA franchise tagja, tízmilliárd forintos nagyságrendű forgalmat bonyolított, melyhez 1 milliónál is több számlát bocsátott ki. Az általunk fejlesztett dokumentumkezelő software segítségével, melyet a már meglévő vállalatirányítási informatikai rendszerbe integráltunk, üzembe helyezése óta 600 000 számla dokumentum másodpéldányának előállítási és tárolási erőforrásigényét spórolták meg. Ügyvitelük gyorsabbá vált, továbbá kímélve a környezetet, több mint 3,5 tonna papírral kevesebbet használtak” – mondta az értékesítési vezető példaként.