Az iroda második otthonunk?

Változik a munkastílusunk, terjed a távmunka, és folyamatosan fejlődik az irodakultúra. A cél egyértelműen a hatékonyabb munkakörnyezet kialakítása. Mit tehetünk azért, hogy alkalmazottaink ne frusztráltan indítsák napjukat? Hogyan változtathatjuk át a munkakörnyezetünket kreatív műhellyé?

A mindennap felvetődő kérdésekre sajnos nincs általános recept, mivel sokfélék vagyunk általában egyedi módon kell irodánk kreatív légkörét megteremtenünk. Vannak azonban hatékony eszközök, amelyek nagy valószínűség szerint javíthatják a munkatársak lojalitását, hatékonyságát, illetve munkakedvét.

A környezet
Az egyik legfontosabb helyszín a cég életében, az iroda, hiszen itt zajlanak a munkafolyamatok, a tervezés, az előkészítés, illetve ahol van ilyen a partnerek, ügyfelek fogadása. Az iroda kialakítása, rendezettsége, sokat elárul a cégről, s a gyakorlott szem azonnal képes akár messzemenő következtetéseket is levonni egy irodai látogatásból.

A szervezettség egyik mutatója, hogy mennyire jól vannak elosztva a cég tevékenységei az irodai térben, mennyire valósítható meg a kooperáció ez egyes csoportok, egységek között. Mennyi tere van az egyes dolgozóknak, nyitott vagy zárt az egyes munkahelyek elhelyezkedése. Mennyire ember-centrikus az iroda, illetve azon belül az egyes munkahelyek kialakítása? Mekkora tereket hagynak a vállalatnál a közösségi terekre, a csoportmunkára, illetve mennyire támogatja az infrastruktúra a kreativitást, a teljes munkaközösséget.

Színek, burkolatok
Az irodabútor, a burkolatok és a cégnél használt színek szintén fontos üzenetet hordoznak. Az elegancia és a pasztellszínek a legtöbbször megnyugtató hatással vannak a dolgozókra és a partnerekre egyaránt. Egyfajta magabiztosságot, állandóságot és nyugalmat sugároznak a nem zsúfolt terek, tágas közösségi helyiségek, jól tervezett és felszerelt tárgyalók. Ezzel szemben erős ellenérzést válthat ki a zsúfolt, hangos munkakörnyezet, a folyamatosan csengő telefonok és a rozzant irodabútorok.

Felemás képet adhat, a hivalkodó főnöki irodák és csillogó tárgyalók kontrasztja egy rendezetlen közös iroda dolgozója számára, hiszen azt érezheti, hogy a cég minden figyelmét a külsőségek és a partnerek kiszolgálása köti le, míg a saját háza táján a sokkal rendezetlenebb viszonyokat is megtűri.

Kifejezetten rossz hatású lehet az a nyitott közös iroda, ahol a dolgozóknak szinte semmilyen személyes tere sincs, illetve hasonló rossz érzetet kelt a szűk paravánok közé szorított munkatársak látványa. A két véglet között természetesen vannak sokkal hatékonyabb megoldások is.

Munkaeszközök, kommunikáció
Alkalmazottaink munkakedvét jelentősen javíthatja, ha munkájuknak megfelelő számítástechnikai, illetve irodai eszközök állnak rendelkezésre a feladataik elvégzéséhez. A személyes munkaeszközeiket nem kell másokkal megosztaniuk, nincs váltótársuk, s például a számítógépeik és az arra installált szoftverek a saját feladataik elvégzésére vannak optimalizálva. Az alkalmazottaknak nem kell minden nap felesleges időt pazarolni a saját szoftverkörnyezet folyamatos átállításával, minden program a desktop a megszokott helyén található, illetve az egyéni gyorsbillentyűk és gombkombinációk segítségével minden azonnal elérhető. Legvégül, pedig egy közös gép felelőssége is megoszlik a felhasználók között, amely akár komoly biztonsági problémákat is felvethet.   

A belső kommunikáció eszközei és megoldásai szintén elárulják a vállalati kultúra szintjét. Az IP telefonok és az azonnali üzenetküldők világában, sok irodában ma még hagyományos telefonokon folyik a kommunikáció. Az online elérhető csoportmunka támogató megoldások helyett sok helyütt kinyomtatott Exel fájlok tartalmazzák a napi feladatokat. A céges intranet és belső blogok webkettes megoldásaival szemben számos vállalkozás még a saját weboldalát sem hozta létre.

A megoldások széles választéka, a céges arculatok sokrétűsége mellett sok tanulnivalónk van a cégkultúra fejlesztésben, irodai együttélés fejlesztésben. A fejlett cégkultúra pedig általában javítja az alkalmazottak lojalitását, így közvetve a cég hatékonyságát is.